Trabajo en equipo: factores clave (incluye videopíldora)

El trabajo en equipo es un mantra que parece solucionar la mayoría de los problemas de las organizaciones con solo pronunciarlo. Desafortunadamente, la realidad impone su crudeza y pese a las bondades del trabajo en equipo, es un modelo que no siempre funciona.

Es un hecho que el trabajo en equipo goza de la mejor reputación, hasta el punto de que intentamos presentarlo como seña de nuestra identidad profesional. No tienes más que repasar algunos perfiles publicados en LinkedIn para comprobar que el trabajo en equipo aparece mencionado en casi todos ellos. Una posible explicación es que buscamos la aprobación de los demás, y por tanto, afirmar que nos encanta el trabajo en equipo podría ayudarnos a ser percibidos como personas más colaboradoras, comunicativas y sociales de lo que en realidad somos. Pero tras este abuso del lenguaje lo cierto es que habitualmente encontraremos un bajo desempeño en el contexto de equipo  siendo el conjunto menor que la suma de sus partes.

A continuación intentaré desgranar los motivos que se esconden tras esta ineficacia y compartiré contigo los factores clave que suelen darse en los equipos con un alto rendimiento.

Cuestiones generales del trabajo en equipo

Creo que debemos partir de un axioma fundamental: el trabajo en equipo es necesario para encarar los retos complejos que nos impone la sociedad actual y además somos cada vez más dependientes de las capacidades de otras personas. Ahora bien, siendo conscientes de esta circunstancia también conviene tener muy presentes las siguientes reglas del juego a la hora de trabajar en equipo:

• El trabajo en equipo requiere más tiempo y a menudo más recursos que el trabajo individual.
• Trabajar en equipo exige un buen manejo de la comunicación.
• Se multiplican el número de reuniones necesarias y se incrementan los conflictos a gestionar.
• Requiere que los integrantes del equipo compartan información y pasen de una actitud competitiva a otra cooperativa.
• Exige al equipo tener una perspectiva global de la organización y ser conscientes de la codependencia con otros equipos.

Por si fuera poco, la propia complejidad del ser humano y de nuestra individualidad hace que las dinámicas relacionales de un equipo sean muy diversas. Ni todos nos comportamos de la misma forma, ni nuestro comportamiento individual es consistente en todas las situaciones. Te lo explico de otra forma. Una misma persona puede reaccionar de una manera en un contexto determinado, y adoptar un comportamiento distinto bajo otras circunstancias. En definitiva, lo que debes tener claro es que existen pocos principios universales que nos permitan predecir el comportamiento de las personas.

Ahora bien, tras haber desmitificado someramente el trabajo en equipo, y reconociendo sus muchas ventajas, sí que podemos identificar una serie de factores que suelen darse en los equipos que funcionan bien. En el siguiente vídeo te los explico brevemente pero, dada la complejidad del tema y sus muchos matices, más abajo encontrarás desarrolladas las ideas de esta nanopíldora.

1. Visión compartida del equipo

Una de las fases más importantes a la hora de resolver un problema o plantear cualquier innovación consiste en identificar claramente cual es el desafío al que qué nos enfrentamos o cual es el problema que deseamos solucionar. De hecho, la fase de conceptualización es de crucial importancia ya que reduce la posibilidad de desorientación y nos permite sentar las bases del trabajo a realizar.

Así pues, los equipos eficaces comienzan por analizar la misión del equipo, desarrollan metas para lograr esa misión y crean estrategias para alcanzar las metas. Dicho de otro modo, los equipos con mejor desempeño han establecido un claro sentido de lo que se necesita hacer y cómo.

2. Clima de respecto y confianza mutua

Desde el ámbito de la psicología se han realizado muchos estudios para determinar cómo nos afectan las dinámicas grupales. Todos concluyen que un aspecto esencial para que fluyan las ideas es que el ambiente de trabajo aporte a los integrantes del equipo seguridad psicológica. Dicho de otro modo, la posibilidad de expresar las ideas sin temor a ser sancionado, criticado o ridiculizado, y por tanto, perder el miedo a ser uno mismo y compartir nuestra particular percepción de la realidad.

Los miembros del equipo son más propensos a tomar riesgos y exprimir su creatividad cuando creen que pueden confiar en otros miembros de su equipo.

Ahora bien, conviene aclarar que en los equipos que funcionan bien se respeta a las personas pero suelen ser críticos o mejor dicho analíticos con las ideas. No existe otro camino. Trabajar en equipo significa tomar decisiones y eso conlleva adoptar unas ideas y desterrar otras. Este espíritu crítico es necesario para combatir un hecho fácil de entender: muchas ideas son pegajosas. Esto es así porque, como afirma Daniel Ariely, tratamos las ideas como propiedades, y por tanto, una vez que alumbramos una idea nos cuesta mucho deshacernos de ella.

3. Equipos pequeños problemas pequeños; equipos grandes problemas grandes

Lo primero que debes tener en cuenta es que los miembros del equipo deben combinar momentos de reflexión individual con otros de trabajo en equipo. Existen momentos y tareas diferenciados que requieren de una combinación de ambos tipos de trabajo.

Por su parte, mantener equipos pequeños es una clave para mejorar la eficacia de los grupos. Ten presente que los problemas de coordinación aumentan exponencialmente a medida que se agregan los miembros del equipo.

Cuando los equipos tienen demasiados miembros, disminuye la cohesión y la responsabilidad mutua, aumenta la holgazanería y las personas se comunican menos.

Probablemente, en tu vida cotidiana habrás podido encontrarte en situaciones en la que la confluencia de más personas de las necesarias para realizar una tarea no facilita sino entorpece el proceso. Por ejemplo, ahora que están de moda los escape rooms plantéate lo siguiente ¿consideras que existe relación directa entre el número de participantes y el tiempo de resolución del reto? Desde mi cuestionable punto de vista, creo existe un número óptimo de personas por encima del cual los participantes dejan de comunicarse eficazmente. En el lado contrario, por debajo de ese número óptimo, la falta o escasez de ideas creativas puede impedir la resolución del desafío.

Por otro lado, los equipos eficaces muestran un alto grado de adaptabilidad lo que significa que reflexionan y ajustan su plan maestro cuando es necesario. Un equipo debe tener un buen plan, pero también debe estar dispuesto y ser capaz de adaptarse cuando las condiciones lo requieran. En ese rasgo particular, el tamaño del equipo puede aportar o restar esa agilidad.

4. Liderazgo y estructura

Los equipos no pueden funcionar si no pueden ponerse de acuerdo sobre quién hace qué y todos los miembros comparten la carga de trabajo. Acordar los aspectos específicos del trabajo y la forma en que encajan entre sí para integrar las habilidades individuales requiere liderazgo y estructura, ya sea de la dirección o de los propios miembros del equipo si son capaces de tener un modelo de autogestión (al final termina emergiendo la figura de un líder). En este sentido, resulta de vital importancia que los miembros tengan claro de qué son individualmente responsables y de qué son corresponsables a nivel de equipo.

En el siguiente video de ejemplo podrás ver un equipo que funciona como una máquina bien engrasada en la que cada uno está donde debe estar y hace lo que debe hacer, pero con el apoyo de un líder que guía y marca ciertas pautas durante la ejecución del trabajo. No obstante, antes de que lo veas, quiero hacer la aclaración de que se trata de una situación muy particular que no aplica a todas las tareas o contextos profesionales.

En relación a la figura del líder podríamos hablar largo y tendido. Aquí simplemente quiero destacar un hecho significativo: muchas personas se autodefinen como líderes pero pocas asumen las responsabilidades que conlleva. Lo que quiero compartir contigo a través de esta afirmación son dos hechos significativos:

1. Cuando las cosas van bien, muchas personas exhiben una facilidad natural para colgarse la medalla y disfrutar de las mieles del éxito. En cambio, el buen líder no se atribuye los méritos de su equipo, sino que otorga ese honor y ese protagonismo a sus colaboradores.
2. Cuando las cosas van mal, una reacción demasiado frecuente es intentar responsabilizar a otros como estrategia para expiar nuestras culpas (reacción también conocida por la expresión coloquial de “encender el ventilador de la mierda”). Seguro que tienes en tu cabeza más de una anécdota… Pues bien, el buen líder da un paso al frente y asume el peso de sus decisiones.

Antes de culpar a los demás, deberías mirarte al espejo con la misma actitud crítica.

5. Habilidades de los miembros

Trabajar en equipo no es juntar a mucha gente para que hagan algo. Trabajar en equipo exige hacer un diseño previo de lo qué se debe realizar e identificar qué personas pueden aportar valor en el desarrollo del proyecto. En este sentido, el desempeño de un equipo depende de los conocimientos, habilidades y actitudes de sus integrantes.

Normalmente, los equipos que funcionan bien mantienen unas creencias firmes sobre el éxito futuro, lo que, a su vez, les motiva a trabajar más duro. Parece obvio que cuanto mayores sean las habilidades de los miembros del equipo, mayor será la probabilidad de que el equipo desarrolle la confianza necesaria.

Conclusión

El uso y abuso del concepto de trabajo en equipo se debe a que es uno de esos conceptos que enganchan e inspiran. Ahora bien, no podemos quedarnos en el simple mercadeo de las palabras y de los términos trending topic que aportan una la visión descafeinada del trabajo en equipo más propia de la realidad que nos vende Walt Disney.

Trabajar en equipo requiere esfuerzo y sacrificio porque supone hacer concesiones en ciertos momentos, mostrar disconformidad en otros, negociar y comunicar continuamente,  gestionar y aceptar las diferencias individuales, y sobre todo ser generosos y humildes a la hora de compartir conocimientos y habilidades.