Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo I – Aptitud para ser Grupo.

» Trabajo en Equipo II – Distribución de la Información.

» Trabajo en Equipo III – El hoy del Trabajo Colaborativo.

Se denomina Proyecto en GTD al resultado que requiere más de una acción para ser completado.

Cuando el resultado necesita más de una persona, ya le podemos llamar Equipo de Trabajo.

En servidores con sistema operativo Windows, las ideas iniciales de Grupos de Trabajo de Red evolucionaron para crear Dominios de Trabajo y Unidades Organizativas.

Un Dominio Windows es un conjunto de recursos organizados para el acceso en una red informática.

La explicación breve de Unidad organizativa es que se tratan de conjuntos que incluyen los dominios. Esta unidad organizativa está definida por estructuras jerárquicas y lógicas dentro del dominio que pueden comprender grupos de trabajo, equipos de impresión u otras unidades organizativas. Luego existe la definición de Directiva de grupo que son los permisos que existen entre los pertenecientes a ese grupo y lo que pueden hacer en otras unidades organizativas distintas a la suya (la confianza).

Un rollo técnico, vale, pero funciona también al pasar este modelo a personas en la vida real.

 ¿Desde hace cuanto tiempo tenemos las oficinas segmentadas en parcelas llamadas departamentos, jefaturas, plantas, áreas,…..?

¿Cuales de las siguientes estructuras son equipos de Trabajo en una empresa?

* Toda la empresa en sí enfocada en un objetivo común.

* El Equipo del departamento de Arquitectura de red,

* El equipo de Desarrollo de Pruebas del departamento de Arquitectura de red.

 ¡Todos son equipos de trabajo!

Esto es, puede haber tantos equipos como estructuras jerárquicas o lógicas se requieran. Semejante a como trabajan ordenadores en una red informática.

 Pero en la empresa (y en lo personal) ¿es lo mismo Equipo de Trabajo que Grupo de Trabajo?

¤ Grupo de trabajo

Es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar.

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  • Suelen estar próximos físicamente.
  • Suelen tener el mismo jefe.
  • Realizan el mismo tipo de trabajo pues tienen una formación y cualificación semejante.
  • Cada participante del grupo es responsable individual de su trabajo.
  • Cada participante realiza su trabajo individualmente sin necesidad de requerir información de otro participante.

¤ Equipo de Trabajo

Es un Grupo de Trabajo en un Entorno Colaborativo. Esto es, un conjunto de personas que utilizan todas sus características para ponerlas en común por un mismo objetivo. Cada equipo no fabrica el mejor coche sino la mejor pieza que debe tener un coche para que se pueda nombrar como “mejor coche”.

•  
  • El trabajo conseguido es el resultado de todos sus miembros.
  • Cada miembro del grupo de trabajo realiza una función. Y cada miembtro complementa el trabajo de otros miembros del equipo.
  • Hay colaboración entre los miembros del equipo.
  • La jerarquía es secundaria. Hay un Cabeza de Equipo con una serie de Responsables y Coordinadores. Cada miembro tiene una serie de responsabilidades y todos se necesitan entre ellos para finalizar el trabajo.

    Veamos cómo se distribuyen lógicamente los miembros del equipo según el trabajo a realizar. La distribución de recursos (personas) está condicionado por el tipo de información que tienen que compartir entre sus miembros.

Cada miembro del equipo puede estar formado por una única persona o por un grupo de trabajo.

1.- Bus o Lineal.

El equipo de trabajo más básico. Todas las personas sentadas ante la misma mesa haciendo un trabajo individual que cuando requiere de nueva información que obra en poder de otro miembro se levanta y le pregunta. Fácilmente pueden delegarse entre ellos o sustituir a un miembro del equipo. Cada miembro del equipo realiza su trabajo de forma independiente sin depender de otros.

Ejemplo de Lineal: Cinco personas con el mismo objetivo común de encontrar una persona por el mundo hablando cada una de ellas un idioma. Si falta uno de los miembros del equipo, el trabajo se continuará haciendo y cuando se incorpore el miembro que faltaba (o un sustituto) continuará por donde lo había dejado.

2.- Estrella.

Seis miembros del equipo preguntando a la misma figura central que es la que tiene el

conocimiento (nodo raíz). El trabajo se sacará adelante siempre que esté operativo el miembro de la figura central (nodo raíz). Por el contrario, si el nodo central no está operativo (problemas médicos, sobrecarga de trabajo, persona poco colaborativa que no difunde su conocimiento por temor, a veces, que no sepan más que él), el trabajo no resulta en éxito.

Cuando eres ajeno al equipo y realizas una consulta al equipo y te responden “El que está no sabe y el sabe no está” ya te están avisando que están en formación de estrella sin la presencia del nodo raíz en el equipo.

3.-  Anillo o Circular.

La información fluye en un sentido del anillo de forma que cuando uno termina su trabajo, el proyecto pasa inmediatamente al siguiente miembro de su lado.

Ej: Confeccionar un Documento de Instalación de Equipamiento donde cada miembro completa el trabajo realizado por él mismo. Es el trabajo típico que se hace en una cadena de montaje.

4.- Doble Anillo.

La información no espera a que termine cada miembro del equipo sino que puede r

equerir
información que tenga otro miembro del equipo. El trabajo va pasando varias veces por cada miembro del equipo hasta que todos sus miembros dan el visto bueno al trabajo realizado ya que no hay nada nuevo que incorporar. La información va en anillo en ambos sentidos.

5.- Árbol o Jerárquico.

Es el trabajo que requiere pasar por distintos departamentos para llegar a éxito. Se puede hacer trabajo en paralelo hasta conseguir finalizarlo. Por ejemplo, la confección de un nuevo programa informático que requiere unos pasos previos de Diseño y Arquitectura antes de pasarlo a Ingeniería.

El trabajo se detiene cuando falla uno de los miembros del equipo (y no hay sustituto para él).

6.- Malla.

La información necesaria para finalizar el trabajo está repartida entre los miembros de

l equipo de manera que ante una consulta es posible que sean varias personas del equipo las que dispongan de la misma información que el compañero. Únicamente hay colaboración entre algunos miembros del equipo de forma que la información que se requiera no esté almacenada entre todos los miembros del equipo. La Productividad Personal está delegada al bien común. Es el Entorno Colaborativo por excelencia donde prima no sólo el conocimiento técnico de cada miembro del equipo sino las Habilidades Personales de cada miembro al tener que hacer uso de autoridad, tacto, poder de negociación y capacidad de convicción.

En este entorno, hay miembros que no pueden darte la información que precisas pero te indican correctamente quien te puede dar esa información: te redirigen al que sabe.

7.- Malla Conectada.

La información del proyecto está en todos y cada uno de sus miembros. Si alguno de los miembros falla o se ausenta, el trabajo se sigue haciendo sin interrupciones. Todos se preguntan todo y la información entre miembros se trata “entre iguales”: miembros con la misma formación a los que se pueden mantener un diálogo con el mismo lenguaje que empleas ya que todos los miembros disponen de la misma cualificación y formación. Es un entorno típico de Especialización.

En resumen, dos o más personas seguro que forman un grupo de trabajo pero formar un equipo, eso, es más difícil. Para ello hay que dejar en segundo plano el bien personal, adaptarse a los tiempos de otros, relacionarse e interactuar convenientemente con el resto de miembros. Que el resultado llegue a éxito te reportará haber conseguido algo que tú, como miembro de un equipo, también deseabas. Conocer cómo vas a compartir la información con tu equipo  también te ayuda a ser Productivo.

Trabajo en Equipo es Colaborativo.