El pasado 7 mes de mayo, la Cámara de Comercio, Industrias y Agricultura de Panamá (CCIAP), eligió, por primera vez en sus 105 años de fundación, a su Junta Directiva de manera virtual. El aislamiento preventivo por causa de la emergencia de salud pública global llevó a la entidad, conformada por más de 1.600 empresas de 15 sectores de la economía, a elegir a sus representantes en un ejercicio remoto sin precedentes. Vía Teams, una herramienta de comunicación y trabajo colaborativo de Microsoft, el presidente electo, Jean-Pierre Leignadier, explicó cómo se realizó la jornada y comunicó los resultados, acompañado en remoto por los demás miembros del gremio.
Este hecho trascendental se suma a los avances de una transformación digital que inició hace dos años. La CCIAP apostó por digitalizar gran parte de sus procesos, logrando así un importante cambio cultural y un impulso de sus actividades apalancado por una mayor eficiencia operativa.
El punto de partida de este proceso transformador se basó de optar por herramientas costo efectivas en la nube que les brindaran una mejor comunicación con sus audiencias, tanto internas como externas, para elevar la productividad. Como todo cambio, tuvo sus retos y más para un gremio con tradición de procesos presenciales y uso de documentación física. La meta trazada fue convertirse en un gremio más ágil, soportado en comunicación en línea a todo nivel.
Ese camino recorrido previo a la llegada del Covid-19 le permitió a la Cámara adaptarse en cuestión de días al trabajo remoto y afrontar esta coyuntura atípica de una mejor forma.
“En términos de personal operativo de la Cámara, la transición hacia lo digital fue bastante sencilla. El hecho de que hubiéramos hecho la transición antes de la pandemia hizo que pasar a trabajo en casa requiriera únicamente de tener un equipo y conexión a Internet.Adoptamos de una forma más intensa las herramientas de Microsoft 365 y Microsoft Teams para poder mantener el flujo de trabajo y seguir siendo eficientes con nuestros miembros. La elección de la nueva Junta Directiva de forma 100% online no la hubiéramos imaginado nunca”, dijo Adolfo Fábrega, director del Grupo de Tecnología de Información y Comunicaciones de la Cámara de Comercio de Panamá.
Con la implementación de estas herramientas, la eficiencia en distintos procesos ha sido notable. Uno de los puntos principales es el uso de la nube para archivos compartidos, lo que les ha permitido reducir en gran volumen la documentación física en papel. Otro beneficio ha sido la migración hacia una comunicación en línea versus la comunicación basada en correos electrónicos, que alargaban tiempos de respuesta y de ejecución de tareas. A esto se suma la adopción de reuniones virtuales, que han facilitado un espacio permanente de encuentros e intercambios entre los directores de la Cámara y las diferentes comisiones, cada semana.
“En esta situación en la que vivimos, a través de Microsoft Teams hemos logrado mantener una comunicación interna de más de 85 colaboradores, que ha ganado en eficiencia, principalmente en términos de la edición conjunta de archivos y de conversaciones en línea. En nuestras reuniones tenemos la posibilidad de cubrir más temas y reducir la extensión tiempo: antes tenía dos reuniones presenciales al día, de 3 horas, tomando en cuenta el tiempo de traslado. Ahora tengo al menos cinco reuniones de 30 minutos” agregó Fabrega.
La virtualidad nos acerca
La comunicación permanente con sus agremiados es una premisa de la Cámara. Entre sus pilares fundamentales está el establecer espacios de relacionamiento para lograr vínculos de negocio entre sus miembros y así mismo identificar nuevas oportunidades. Además, brinda capacitación y entrenamiento a sus agremiados, con el fin de generar en ellos nuevas habilidades y conocimientos. Así mismo, acompaña a sus miembros en la defensa de sus intereses ante cambios regulatorios.
De ahí la necesidad de contar con una herramienta segura, estable y de fácil manejo para conectarse con los agremiados. A través de Teams Live Events la Cámara ha mantenido activo el pilar capacitación y generación de nuevos conocimientos para que sus miembros sigan en línea con las necesidades del mercado.
“El aumento de virtualidad, a raíz del distanciamiento social, ha elevado la participación de nuestros miembros en los eventos que hacemos. Hemos logrado tener un 300% más de participación sobre lo que se había estimado en comparación con eventos de la misma índole en el pasado. Es decir, hemos tenido algunos eventos donde esperábamos 100 personas y logramos atraer a más de 400. Los miembros, al no tener que trasladarse, han podido estar más atentos y participativos debido a que lo pueden hacer online”, añadió Fábrega.
Para Microsoft, el soporte y el acompañamiento a entidades, organizaciones y gobiernos en estos meses complejos ha sido el propósito principal. “Nuestra misión y cultura en Microsoft es empoderar a todas las personas a lograr más, nos llena de orgullo poder acompañar a la CCIAP a transformarse, adaptarse a la nueva realidad y ayudarle a cumplir con su misión e impulsar la recuperación económica de Panamá” señaló Milenne Martín, Gerente País de Microsoft Panamá.
Mirando hacia el futuro
El éxito de la transformación digital de la CCIAP abre sin duda nuevos procesos y posibilidades no solo para la entidad sino para sus agremiados. El camino recorrido, la fácil y rápida adaptación a los cambios acelerados que ha dejado la virtualidad actual, le permitirán potenciar aún más sus plataformas digitales.
“Creemos que vamos a tener un redireccionamiento hacia esta nueva realidad, de continuar implementando estas modalidades digitales en nuestro día a día. Queremos seguir teniendo una comunicación efectiva y un acercamiento muy productivo con nuestros miembros” reiteró Fábrega.
Los buenos resultados de la operación virtual dejan abierta la posibilidad de mantener mucho de este modelo, una vez se supere la emergencia de salud. “La Cámara, al igual que muchas de las empresas miembros, tendrán gran parte de su personal trabajando en casa. Tengo la fe de que, si las reuniones online antes eran el 10% y ahora el 100%, no pensaría que vayan a bajar del 70% después del Covid”, concluyó Fábrega.
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