Trucos poco conocidos de Google Drive (parte 2)

Aquí la segunda entrega de funciones que integra Google Drive que pueden ser útiles para nuestro trabajo. En la primera lista de trucos vimos cómo aprovechar esta herramienta de maneras poco conocidas (para algunos). Pero no termina allí, porque podemos encontrar algunas sorpresas como las que te cuento aquí:

Buscar fuera del documento sin salir del documento

En muchos casos cuando se está creando un documento se necesitará investigar algo y para esto hay que abrir otra pestaña y buscar en Google. Pero, ¿no sería genial poder hacerlo dentro del documento de Google Docs? Pues resulta que sí se puede. Yendo a Herramientas y luego a Buscar, se abrirá una nueva columna a la derecha donde puedes buscar todo tipo de cosas: imágenes, citas, diccionarios, etc. Además podrás mirar la vista previa, insertar un enlace, arrastrar imágenes para el documento, y varias cosas más.
Es recomendable esta herramienta para acceder directamente al Google Académico por la mejor calidad de información y de textos disponibles

Elaboración de un diccionario personalizado

Si necesitas usar ciertas palabras que no se encuentran en el diccionario en español que ofrece Google Docs, puedes hacerlo yendo a las Herramientas y luego al Diccionario personal. Ahí se pueden agregar nuevas palabras para que no aparezcan subrayadas en rojo como si fueran erróneas. También puedes añadirlas directamente cuando estés escribiendo haciendo clic derecho sobre una palabra subrayada en rojo. Y si agregaste algo por equivocación, también se puede borrar con un simple clic.

Complementos o Add-Ons

Google provee un conjunto de Complementos . Estas extensiones específicas Google Doc han permitido potenciar la variedad de objetos que se pueden manejar de Google Docs y Hojas. Para buscar y aplicar los complementos, basta con abrir un documento y seleccione "Add-ons" en el menú. A continuación, puede navegar por el conjunto de herramientas disponibles y aplicar las que quieres. En principio no hay ninguna lo que requerirá la paciencia de ir sumando los complementos que nos resulten más adecuados. Muchos Add-ons se añaden a diario.

Dejar comentarios de voz

A veces los comentarios escritos no son suficientes. Afortunadamente, Google le permite dejar comentarios de voz con aplicaciones de terceros, por ejemplo con Kaizena . Con esta herramienta gratuita, puede dejar comentarios de voz en todo el documento al igual que se puede con comentarios de texto tradicionales.

Edición de imágenes

Con su última actualización, Google Docs ahora permite editar imágenes dentro de un documento. Si quieres incluir una imagen en tu documento de Google Docs, puede posicionarlo arrastrando y soltando, ajustar el texto, cambiar el tamaño, recortar y cambiar los colores. Es un buen complemento para enriquecer visualmente los documentos

Dar formato de archivo deseado 

Si desea guardar su documento de Google Docs en otro formato (como un documento de Word), debe ir a "Archivo" y selecccionar la opción "Descargar como". Esto le permitirá acceder y editar contenidos en diferentes máquinas o enviar a otros. En especial es útil porque no todo el mundo maneja la herramienta Drive y los alumnos no siempre se hallan con formatos o herramientas desconocidas.

Envío del archivo por Correo electrónico

En ocasiones trabajamos con personas que no tienen cuenta de Google lo que dificulta compartir el archivo de Drive. Por eso existe la opción "correo electrónico como archivo adjunto" dentro del menú "Archivo". Con ello se abre una ventana que le permitirá seleccionar el formato en el que desea enviar el documento (PDF, .DOC, etc.), así como un espacio para que usted escriba un mensaje. Hasta aquí estas sugerencias que he encontrado. Espero que sean útiles