Esta es la tercera cápsula para implantar GTD. Es la primera mixta de toda la serie. Incluye las dinámicas de organización del sistema + la revisión diaria para mantener en orden la perspectiva más inmediata.
Es un escrito extenso en longitud pero con unos conceptos breves y asimilables que dominarás en pocos días. Después de 15 días aplicando los pautas para organizarte y revisar, tu eficacia ganará en consistencia.
#TuGTDenMarcha Clasificar es un pasatiempo, organizar requiere reflexión y profundidad
Clic para tuitear
Organizar no es clasificar
Clasificar es un proceso superficial que lleva a asignar documentos a un separador de carpeta o acciones a una lista de forma irreflexiva y automática. Organizarse no es asignar una acción a una lista por el simple hecho de depositarla.
#TuGTDenMarcha Cada lista del sistema GTD representa el estado de las acciones que contiene
Clic para tuitear
Para decidir el estado de una acción al darle entrada al sistema de listas cuando procesas, o para cambiarla de lista cuando ya está dentro del sistema, hay una mínima reflexión y la necesidad de entender que el hecho de cambiar su estado conlleva unas consecuencias.
No se trata de la misma forma una acción en la lista de Próximas acciones que en la lista En espera o Algún día. Organizar requiere entender las consecuencias del cambio de estado.
Un apunte a pie de página, cuando organizamos no sólo hablamos de la actividad, también del material que acompaña la actividad. Del archivo y el material de referencia de los proyectos, aquel que al ser procesado es etiquetado como algo que no requiere acción pero que vale la pena guardar.
Las listas del sistema
Desglosemos las listas de acciones del sistema y otros contenedores que permiten administrar actividad e información presente en las bandejas de entrada, con las condiciones a cumplir para dar entrada a las acciones.
Listas de acciones. Contienen actividad a realizar por el usuario
- Bandeja de entrada. Es la única lista abierta del sistema. Podemos ir depositando cosas cuando queramos. Acumula todo lo que está pendiente de ser transformado.
- Próximas acciones. Contiene la actividad activa a realizar hasta la próxima revisión semanal. Si al procesar tienes una acción a realizar antes de la revisión envíala aquí.
- En espera. Para acciones que necesitamos del concurso de otra persona para ser realizadas. Acciones delegadas o que requieren de material o información pendiente de envío.
- Proyectos. Para las acciones de todos los proyectos activos. Resultados que queremos lograr compuestos por más de una acción física. Lo podemos gestionar como una única lista o como un contenedor con varias sublistas (una por proyecto).
- Algún día/Tal vez. Acciones que no harás esta semana. Se mezcla actividad a realizar durante las próximas semanas, proyectos a largo plazo, ideas, sueños…
Es bueno crear la sublista Esta semana no para la actividad que debes tener presente en cada revisión semanal para activarla o no. Te ahorra revisar la lista entera durante la revisión semanal.
Actividad que depende de una fecha para ser realizada o para ser activada
- Agenda. La actividad agendada debe ser realizada en una fecha objetiva (fijada por terceros) no por ti ni tus buenas intenciones (actividad subjetiva). Fechas de vencimiento y citas.
- Archivo de seguimiento. Eventos a tener en cuenta a partir de una fecha, hasta entonces puedes hacerlos desaparecer de la tu horizonte más inmediato.
Las vacaciones de verano de 2018. Crea una anotación en tu archivo de seguimiento el día 1 de abril para empezar a prepararlas.
Material no accionable (no requiere de una acción)
- Material de apoyo para los proyectos. Material de consulta para tus proyectos, referencias, documentos … Tener una carpeta física y / o virtual al alcance de la mano facilita mucho las cosas. Cuando el encierres revísalo como si el procesado para separar lo que tienes que guardar y tirar.
- Material de referencia. Tu archivo. Todo lo que vale la pena guardar porque crees que te será útil para tu actividad futura.
Cuando reorganizar tu actividad
De la misma forma que no revisamos la lista de próximas acciones al completo cada vez que elegimos la siguiente acción a realizar, no podemos replantearos la organización de las listas cada vez que accedemos a ellas.
Hay momentos idóneos para cambiar el estado de las acciones desplazándolas a otra lista y eliminar las ya realizadas:
- Al procesar. Al vaciar las bandejas de entrada estamos organizando los elementos asignándoles una lista/estado.
- En las revisiones. La revisión semanal creando un escenario de trabajo que incluirá acciones y proyectos a realizar durante la semana, donde repasamos todas las listas del sistema. Y durante la revisión diaria restringiendo la revisión a agenda y próximas acciones.
Dedicar la atención necesaria a organizar una sola vez al día evita dispersarse.
Una revisión diaria
En este punto de la implantación ya puedes empezar a introducir un elemento básico de revisión. Al final de cada jornada realiza una revisión diaria que te permita refrescar la memoria y tener presente que tienes que hacer mañana.
#TuGTDenMarcha La revisión al final de la jornada es tu dosis de organización diaria
Clic para tuitear
Revisa tu lista de próximas acciones y tu agenda. Si encuentras que queda algo pendiente captúralo y transfórmalo definiendo las acciones a realizar. No te llevará más de 10 minutos y permite mantener la perspectiva.
En la próxima capsula nos adentraremos de lleno en las revisiones. Explicaremos que aportan, como nos cambian la perspectiva y la forma de funcionar.