La primera cápsula para implementar el sistema estará dedicada a crear los hábitos de recopilar y procesar. Durante las dos primeras semanas nos dedicaremos a capturarlo todo.
Lo complementaremos con el procesado de las bandejas de entrada. Será un primer procesado que nos permitirá implantar el hábito en paralelo al de recopilar, obteniendo así un cierto orden en nuestros asuntos desde el primer momento.
Sacar los asuntos de la mente, definir los límites y decidir qué hacer nos alejará del estrés…
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Nos encontramos ante el primer paso real para implantar la metodología GTD. Se acabaron los preparativos, ahora va en serio!
Mantener una mente de principiante. Da igual lo que ya sepas, sigue sólo las pautas que te doy a continuación.
Aplicaremos los diferentes pasos de forma gradual, obteniendo beneficios desde un primer momento y ganando profundidad a medida que vamos puliendo detalles al aplicar posteriores cápsulas de conocimiento de la serie #TuGTDenMarcha.
Empezamos !!!
Recopilar
Deja de utilizar tu memoria como un bloc de notas. Cargar tu memoria inmediata de detalles a recordar en lugar de anotarlos te satura. Es un ruido de fondo que te desgasta. Cuando te venga algo a la cabeza anótalo y olvídate.
Anota todo, no utilices el sentido crítico, no decidas en este momento. Se trata de no juzgar, de no decirte a ti mismo que no importa y dejarlo pasar. Buscamos crear una sensación de seguridad y confianza en tu sistema. Que sepas que lo que hay en tus bandejas de entrada es todo lo que tienes que tener en cuenta.
Hazlo fácil, hazlo sencillo. Dejemos de recopilar cuando nos cuesta demasiado. Una herramienta para capturar sin dificultad siempre al alcance de la mano evita el problema. Hazlo fácil con estas medidas:
- Nada de teclear, la escritura manuscrita es el más directo y rápido.
- Reduce a la mínima expresión tus bandejas de entrada: Una física y una digital.
- No se trata de redactar sino de taquigrafiar. Tres o cuatro palabras para recordar el asunto. Sin verbo.
- Para trabajar sólo con dos bandejas de entrada envía elementos de las bandejas secundarias (email, correo físico …) a las principales.
Procesar
Márcate puntos para procesar durante el día. Fijarse uno o varios momentos durante el día para procesar ayuda a crear el hábito. Durante las primeras semanas sírvete de una alarma para no olvidarlo.
Si crees que tienes demasiado material para procesar puedes programar varios momentos durante el día. Al final de la mañana y de la jornada por ejemplo.
Procesa siempre de la misma manera. Procesa todas tus bandejas digitales y físicas hasta dejarlas a cero, no desatiendas ninguna ni dejes que se acumule material en exceso.
Lo tienes que procesar todo, por lo tanto no importa el orden. Procesa un elemento después de otro. Toma una decisión para cada uno de los elementos. Envíales a una lista, archívalos o elimínalos.
No-No. Activa el sentido crítico y no dejes entrar en tu sistema de listas nada que no valga la pena. Contesta a las preguntas “Es una acción?” “Lo tengo que guardar?” La respuesta por defecto debe ser NO-NO. Si finalmente es ésta elimínalo sin compasión.
Ampliar: Cómo procesar tu bandeja de entrada
Recuerda: Cada lista representa un estado de la acción
- Próximas acciones. Las acciones que debes realizar durante esta semana.
- En espera. Las delegadas o que necesitan de algo de una tercera persona para ser completadas.
- Esta semana no. Las que tienes que hacer en plazo determinado pero no dentro de la próxima semana o hasta la próxima revisión semanal.
- Algún día / quizás. Acciones sin prioridad ni fecha de vencimiento.
- Actividades compuestas por más de una sola acción física.
¿Porque me cuesta tanto aplicarlo?
El post presenta unas pautas que debes aplicar prácticamente sin pensar. Es sencillo ¿verdad? Pues, dónde está el problema?¿Porque cuesta tanto llevarlo a la práctica?
Una cosa es la comprensión intelectual de la metodología, al alcance de cualquiera. Otro asunto es el aspecto vivencial. Al capturar una y otra vez se genera una sensación de extrañeza, percibiendo como algo artificial la captura y también el paso de procesar.
Es una nueva rutina adicional y ajena. Nos preguntamos si es realmente necesario y aparece la tentación de demorarlo. “Hay pocas cosas en mi bandeja de entrada, si lo hago mañana no pasará nada” o “No hay que anotarlo, es una frivolidad”.
No. Por una parte se debe generar el automatismo que dará lugar al hábito. La repetición para crear una rutina es importante.
Dejar de procesar o recopilar una sola vez es una invitación para romper el hábito #TuGTDenMarcha
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