Para implementar GTD no hay como la tenacidad y la repetición de cada paso de su flujo . De todas formas hay una serie de facilitadores que nos allanarán el camino. Herramientas y recursos proporcionados por el mismo método para automatizar, o aumentar la calidad de lo que hacemos, sin variar ni una coma de las pautas que nos marca Get Things Done
Listas de control
Disponer de listas de control para actividades sistematizadas siempre es clave para implantar un hábito. En el caso de GTD lo recomiendo para la revisión semanal, y la revisión mensual para tus responsabilidades y proyectos . Te ayudará a seguir siempre los mismos pasos , generando repetición, asentando el hábito y evitando que te saltes algún paso.
Mapas mentales
Los mapas mentales son una herramienta esencial para dejar volar tu creatividad, explotando al máximo tu mente cuando quieres generar esa lluvia de ideas para recopilar todo lo que tiene que ver con el proyecto . Empecé con freemind , pero según el proyecto lo he acabado haciendo a mano . Me resulta mucho más rápido para procesar todo lo que se generó y estructurarlo en el árbol .
En la misma línea me permite repasar mentalmente y con garantías toda mi actividad incumplida durante la semana . Complementándolo con las listas de disparadores no queda nada en memoria .
Disparadores
Si tienes el libro de David Allen ‘ Haz que funcion ‘ puedes acceder a sus apéndices , te facilitarán mucho la vida al implementar GTD. Entre ellos están las listas de disparadores , o recordatorios de actividad . Son unas listas de actividades y conceptos pensados para sugerirte asuntos pendientes, proyectos a completar o a realizar próximamente .
Una vez utilizadas durante varias semanas, podrás personalizarlos para tu actividad pero primero debes aplicarlos para saber qué tal te funcionan y con la práctica te darás de que falta y que sobra para que se ajusten a ti.
Lista de proyectos
Una lista de proyectos es algo sugerido por el mismo David Allen . Tenerla a mano supone un punto a tu favor al realizar la revisión semanal y administrar tus proyectos . Te permite hacer un punteo de cada uno, a la vez que obtienes una perspectiva más ajustada a la realidad . Muchas aplicaciones ya generan y actualizan esta lista de forma dinámica al crear un nuevo proyecto.
IFTTT para automatizar la recopilación
Tienes que trabajar con un Inbox virtual evitando dispersar tus asuntos entre todos los servicios dónde estás dado de alta y que utilizas. No se trata de volverte loco creando normas para enviarlo todo a tu inbox , más bien de enfocarlo a los que utilizas con mayor frecuencia para concentrarlo en un mismo lugar y facilitar el procesado de cada uno de los items. El resto de servicios o inbox virtuales se pueden revisar durante la revisión semanal .
Pequeñas tareas
Tu aplicación te permitirá filtrar por tiempo y adicionalmente puedes plantearte añadir un nuevo contexto para este tipo de acciones . A menudo utilizo un postit para ir escribiendo las tareas pendientes – llamadas, mails , preguntas- en la oficina para solventarlas durante el mismo día , es algo funcional que te permite resolver problemas on motion. Siguiendo de forma ortodoxa GTD tengo el contexto ‘encargos ‘ para acomodar todo lo relativo a compras , visitas de cortesía y otros cuestiones similares .
Sigo recomendando la lectura del libro antes de nada, ya sea ‘ Haz que funcione ‘ u ‘Organízate con eficacia ‘ para obtener una visión global y a partir de ahí empieza a implementarlo usando los facilitadores mencionados. Incorpóralos i asimílalos poco a poco para no saturarte . Puedes crear los tuyos pero recuerda la única norma , no puedes modificar el método , nada de saltarse pasos , variar la estructura de listas , o clasificación de acciones .
Imagen bajo licencia creative commons por Thomas Hawk