Una idea, un asunto pendiente, una solicitud a responder que vuelve una y otra vez a tu mente. Hay que conseguir sacarlo fuera de la mente depositándolo en una memoria externa. De lo contrario te sorprenderá una y otra vez mermando tu atención sin que puedas hacer nada al respecto.
Un pensamiento atascado dentro de tu mente se acaba convirtiendo en una preocupación
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Quizás no te preocupa pero te toma tiempo y energía, por no hablar de cómo te priva de enfocarte plenamente en lo que haces. Multiplica esta situación por 20 pensamientos al día… sobrecarga y estrés.
Recopilar y enviarlo todo a tu bandeja de entrada (Inbox) te ayudará pero hay una perspectiva más completa de la mecánica que actúa para conseguir llegar a un estado de mente como el agua.
Confianza
En su libro ‘Aprende a liberarte del estrés con GTD‘ José Miguel Bolívar se refiere a la recopilación con los verbos mover y copiar. Cuando consigo mover una idea de la mente a mi memoria externa éste no me vuelve, en cambio cuando el copio lo tengo en mi memoria exterior y sigo pensando en él de forma reiterada. ¿Porque?
La confianza en tu sistema juega un papel determinante. Este intangible es el valor clave para conseguir mover todas las ‘cosas’ que se enraízan en tu mente.
Hace falta tiempo y tenacidad para alcanzar un nivel de confianza suficiente para convertir el ruido en claridad. Tiempo y esfuerzo dedicados a implantar los hábitos de recopilar y procesar cada día las Inbox de tu sistema, trabajando la capacidad de definir los límites de cada asunto abierto para tener la certeza de que sabes lo que tienes que hacer.
No recopilar, procesar o revisar como marca GTD abre agujeros en tu perspectiva. Te estás saboteando dando la oportunidad a que los asuntos sin definir o las listas sin mantenimiento generen problemas fácilmente evitables.
Método
A diferencia de lo que mucha gente piensa no sólo hay que anotarlo y recuperarlo a posteriori. Se trata de capturar para no olvidarlo y de definir los límites de lo que implica. La confianza en el sistema donde lo depósito hace el resto (Sólo introduciendo el asunto en tus listas ya sabes que esta en proceso de resolución).
Generar la confianza necesaria es laborioso. Hace falta persistencia para aplicar hábitos y método pero el proceso en sí es sencillo:
- Anoto un asunto. Lo hago rápido, apuntando 3 o 4 palabras clave sin verbo. Me aseguro que podré recordar de que va el tema pero no decido la acción a realizar.
- Cuando proceso mi bandeja de entrada (Inbox) pienso en qué resultado quiero obtener. Si va más allá de la acción física es trata de un proyecto. Tendré que desplegar toda la actividad que necesite.
- Vuelvo a la acción original y empiezo por decidir la acción (verbo) plasmando un redactado completo donde quede claro el QUE, el CÓMO, por o con QUIÉN y para CUANDO.
- Me pregunto si me sugiere alguna acción más. Una acción previa que se ocupe de temas de intendencia, como conseguir un material para realizar la acción etc … (Ver más en cómo procesar)
He definido una acción, pero durante el proceso puede producirse un link en forma de una nueva acción necesaria para obtener el resultado deseado o relativa a otros asuntos. Pensamiento encadenado.
Memoria extendida
No se trata de ningún gadget en especial. Es un sistema, un conjunto de herramientas para recoger y organizar todo lo que sacas de tu mente. Yo te recomendaría lo siguiente:
- Libreta y bolígrafo. Un pequeño bloc con espiral de alambre que puedas llevar (dentro del bolsillo) junto con el boli para anotar. Facilitas el sacar y anotar.
- Un software que permita digitalizar y almacenar todas tus notas. Utilizo Evernote por ser multiplataforma, para guardar una copia de mi material a la nube y por estar diseñado explícitamente para ello.
El bloc de notas siempre a tu lado, evitando la fricción que causa buscarla en tu cartera y sacarla.…
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Realiza una primera recopilación para inventariar todos tus asuntos y continúa recopilando regularmente para obtener una claridad que quizás no habías tenido nunca, pero para conservarla y convertirla en tu nueva normalidad necesitarás trabajar como defines tus asuntos y afianzar la confianza en tu sistema siguiendo las pautas marcadas.