Es una herramienta ideal para impartir cursos de formación, o generar eventos sin la presencia física de participantes en una misma ubicación. Su facilidad de uso permite un ahorro considerable de costes y una inmediatez inusitada en la transmisión de conocimiento a un número importante de personas.
Un webinar facilita buscar respuestas de expertos aún cuando no se sabe a quién preguntar. Una vez capturados los conocimientos impartidos, se pueden reutilizar. También permite crear un foro donde los equipos pueden compartir información en tiempo real y acelerar la comunicación al compartir la pantalla de forma instantánea con colaboradores para revisar documentos y realizar aclaraciones.
Como herramienta de difusión, ayuda a descubrir conocimientos que están ocultos en la empresa para mantener a las personas informadas y capacitadas sobre noticias y eventos importantes, permitiéndoles trabajar de forma más eficaz y ser más productiva.
Cada uno de los participantes necesita, al menos, un ordenador conectado a Internet, auriculares y micrófono, a la vez que tener instalado un programa de audio o vídeo para conectarlos a todos y una webcam en el caso de imagen. Es decir, conexión a Internet + Navegador Explorer o Firefox + programa mensajería instantánea (MSN messenger / Yahoo messenger / Skype) + programa de acceso + webcam.
Como ejemplo de programas de acceso tenemos SupportSmith v2 IT, IBM Lotus Sametime, Cisco Webex, Netviewer, NetConference, Openmeetings, Oracle Beehive, WebTrain, Yugma, y Zoho, entre otros.