Wi-Fi en reuniones y congresos: análisis de la sede

En el post de la semana pasada hablamos sobre los requisitos de conectividad a internet que vamos a necesitar para celebrar nuestro evento.  Hablábamos sobre unos puntos a tener en cuenta para calcular cuánto ancho de banda vamos a necesitar para el normal funcionamiento de nuestra reunión, congreso o convención.

En este post vamos a hablar de los requisitos que tiene que tener el espacio donde se va a celebrar el evento.

Llevar ancho de banda adicional a una sala de reuniones o palacio de congresos no tiene mayor problema pero requiere una planificación anticipada ya que puede llevarnos semanas o meses.

¿Por dónde empezamos? 

1 . Verifica el ancho de banda

Lo primero de todo es verificar que lo que te está diciendo el comercial del hotel o espacio de reunión es correcto.  Lo que te diga y lo que realmente es útil en un momento dado son dos cosas diferentes.

Por nuestra parte podemos probar el ancho de banda durante la visita de inspección.

Hay una web que te dá una idea apróximada del ancho de banda. Es www.speedtest.net y es muy fácil de usar.

Pero recuerda que, como comentamos en el post anterior, este dato es sólo uno de los puntos a tener en cuenta ya que otras variables como asistentes, números de dispositivos a utilizar etc… es lo que va a determinar la necesidad de un ancho de banda determinado.

Pregunta también durante la prueba quién más está consumiendo internet ya que podría afectar a la lectura.

2 . Pregunta quién administra la red

Para asegurarnos que no va haber problemas durante la celebración del evento, que no se nos va a caer la red o se nos va a colapsar es necesario que haya un especialista durante el evento, debe estar gestionado de forma activa.

Si para tu reunión necesitas 20Mb , tiene que haber un sistema que muestre que realmente estamos teniendo 20Mb.  También tiene que haber un sistema para detectar la interferencia con la señal inalámbrica .

Si se detecta una interferencia, el especialista puede corregirlo. Hay muchas cosas que funcionan a 2,4 GHz , la misma frecuencia de los teléfonos inalámbricos (los microondas, por ejemplo)

¿Cómo evitar estas interferencias? Diseñando una red en el espectro de 5.0GHz. La desventaja de esta opción es que es más caro y los dispositivos de algunos de los asistentes no podrían ser utilizados.

Otra opción es la creación de redes privadas virtuales o VLAN. Esto permite que un cierto segmento de los asistentes puedan compartir contenido sólo entre ellos.

Algunas reuniones pueden incluir contenidos protegidos o confidenciales, por lo que la organización necesita estar seguro de que este contenido está en una red separada de la red general.

3 . ¿Cuántos años tiene la infraestructura de los equipos de Wi-Fi?

Cuando se habla de la infraestructura fija, se calcula un vida útil de los equipos de 3 a 5 años para amortizarlos. Pero en el mundo la conectividad a internet , las cosas cambian cada 18 meses. Pregunta cuantos años tiene la instalación y si es de hace más de 2 años vete pensando en traerte tu propio equipo.

4 . ¿De donde viene el ancho de banda?

Si la conectividad a internet es fundamental para tu reunión, no reserves un hotel que recibe su ancho de banda por cable, ya que el ancho de banda es compartido incluso antes de que llegue al hotel.

Un buen diseño de red en los hoteles es imprescindible para una buena conectividad. Si un hotel tiene de entrada 100Mb, lo ideal sería conducir 70Mb al espacio de reuniones y los 30Mb restantes asignarlos a las habitaciones y espacios comunies, así te aseguras una buena experiencia para todos los usuarios.

5 . Contrata tu propio equipo

Si ves que el hotel no te va a solucionar la papeleta, llévate a tus propios técnicos o contrata una empresa externa que te dé el soporte que necesitas.

Muchos hoteles tienen muchos Mb contratados pero un diseño de red ineficiente, otros no han actualizado sus instalaciones y otros sencillamente no tienen el personal adecuado.

Un equipo externo te puede diseñar una red temporal para nuestro evento y proporcionar el hardware y los conocimientos técnicos necesarios para que te puedas desentender de este asunto.

¡Qué tengas suerte!

www.eventos-sostenibles.es