Wi-Fi en reuniones y congresos: análisis de las necesidades

No se vosotros pero a mi cada vez que me tengo que poner a contratar internet para mis eventos me empieza a entrar sudor frío.

En los hoteles y sedes de reuniones y congresos por norma general el comercial sabe lo mismo que tú sobre conectividad y te manda al informático para que te cuente en lengua Klingon no se qué historias sobre cables, rango de frecuencia disponibles, franja de frecuencias cercana a 2.4 GHz y solapamiento de canales contiguos.

Para que no os líen mucho, aquí tenéis un listado de puntos a tener en cuenta:

1 . Número de asistentes

Aunque te pueda parecer que éste es el punto de referencia más importante para poder calcular el ancho de banda que vas a necesitar, ya te adelanto que es sólo una parte de la ecuación. No hay una línea recta entre el número de personas y el ancho de banda que necesita, es bastante difícil de predecir.

Para una idea aproximada , los profesionales nos podemos apoyar en este Estimador de ancho de banda, una herramienta muy sencilla de usar. No te vale como un cálculo definitivo pero es un buen punto de partida!

2 . Cómo utilizan internet los asistentes

Si sólo van a mirar el correo durante las sesiones con un ancho de banda bajo tienes más que suficiente, pero si van a participar en la reunión con alguna aplicación entonces vas a necesitar algo más potente.

3 . Cómo utilizan internet los ponentes

Hay que tener muy bien planificado qué es lo que quieren hacer tus ponentes: ¿quieren un streaming? ¿votaciones a través de smartphones? Ten en cuenta que una conexión por cable es mucho más estable que una inalámbrica así que… ¿por qué no ofrecerle las dos?

4 . Número de dispositivos

No sé dónde leí que el número medio de dispositivos que los asistentes llevan en estos días es de 2.1: Smartphones, tablets, portátiles…, todos requieren wi-fi, y una vez que están conectados se quedan conectados. Ahora todo el mundo está conectado todo el tiempo y en todas partes.

5 . Cuando necesitan Wi -Fi los asistentes

Hay que tener en cuenta el programa de la reunión: a qué hora son las pausas-café, a qué hora empieza y acaba el almuerzo, los descansos entre sesiones etc… para poder hacer un patrón y poder identificar los picos máximos de utilización de Wi-Fi.

También es importante conocer la ubicación de los puntos de acceso inalámbricos y el número de usuarios simultáneos que cada punto puede soportar

6 . Un ancho de banda para asistentes y otro para operaciones

Hace poco cambié de compañía de internet y me explicaron con lenguaje para el pueblo llano qué significa realmente contratar 50 Mb: la compañía me dá hasta 50 Mb por X euros al mes, pero esta misma promesa se lo están haciendo a 49 personas más . Si estas 49 personas lo está utilizando al mismo tiempo que yo, sólo tendré 1 Mb . Las compañías juegan con las probabilidades….¿qué probabilidad hay de que esas otras 49 personas estén utilizando el internet en el mismo momento y de la misma forma que yo?? Pues eso….

Lo mismo pasa en nuestro evento, podemos tener un ancho de banda muy grande pero tener puntos del programa en el que todo el mundo lo esté utilizando para bajarse algo. Para evitar que esto nos interfiera en momentos críticos (por ejemplo ponencias) hay que tener un ancho de banda especial que nadie pueda tocar.

7 . Nuestras necesidades domésticas no se extrapolan

Un error muy común es pensar que si yo en mi casa necesito como mínimo 6 Mb cada asistente va a necesitar esos mismos 6Mb Si multiplicas 6Mb por cada asistente a tu reunión te sale una cuenta disparatada. Es importante saber que las reglas para el internet doméstico no funcionan para el entorno empresarial.

8 . Interferencias entre equipos wi-fi

El año pasado estuvimos haciendo un evento en el Palacio de Congresos de Málaga y tuvimos serios problemas con este tema.

El Palacio de Congresos tiene su propio Wi-Fi que en esta ocasión no contratamos ya que nuestros técnicos llevaban su propio equipo.

Estuvimos un día entero para solucionar los problemas de interferencia entre los dos equipos. Esto se podría haber evitado si previamente se hubieran puesto de acuerdo sobre las opciones que existen para mitigar el problema (qué canales estaba usando el Palacio y cuáles estaban libres para nosotros)

Hay que tener en cuenta que un servicio de internet inalámbrico es vulnerable a la interferencia de otros dispositivos inalámbricos, como routers Wi-Fi , cámaras inalámbricas, teléfonos inalámbricos y puntos de acceso Wi-Fi personales.

9 . Si hay aplicaciones….¡cuidado!

Si además vamos a utilizar una aplicación para nuestra reunión o congreso, habrá que tener especial cuidado de que tengamos suficiente banda ancha como para que todos los asistentes puedan hacer uso de ésta por completo. Para hacernos una idea de lo que puede requerir un aplicación típica:

• Ancho de banda bajo : una aplicación que proporciona información del evento básica, actualizada regularmente

• Ancho de banda medio: una aplicación que permite y anima a los asistentes a publicar fotos a los medios sociales

• Ancho de banda alto: una aplicación que incluye capacidades de streaming.