Todo estaba previsto para haber disfrutado una vez más del privilegiado enclave que supone el Palacio de los Infantes, en El Escorial (Madrid). La reserva de la sala y las habitaciones estaba hecha, los billetes de avión y de AVE comprados, el plan de cenas preparado y los tableros de Trello al completo. Solo faltaba que llegara el día.
Sin embargo, lo que llegó fue el «bicho» —el tristemente famoso coronavirus— y con él también lo hizo el estado de alarma decretado por el Gobierno de España. ¿Qué hacer ahora? ¿Las cancelamos?
En OPTIMA LAB afirmamos que la efectividad personal es una competencia, es decir, un conjunto de comportamientos observables que permiten alcanzar resultados.
En consecuencia, una persona efectiva lo es al margen del lugar o las circunstancias. Estas Jornadas nos han demostrado una vez más que esto es así.
Además de personas efectivas, los nodos que integramos OPTIMA LAB somos knowmads. El teletrabajo —ahora tan de moda— es nuestra forma habitual de trabajar desde nuestros orígenes, ya que somos una red distribuida con nodos actualmente en Madrid, Tarragona, Asturias y USA (Miami).
Por nuestro estilo de trabajo, en OPTIMA LAB no necesitamos oficinas físicas. En su lugar, contamos con una infraestructura tecnológica top-notch para trabajar virtualmente y también contamos con las competencias digitales necesarias para trabajar en red.
Para mantenernos al día, periódicamente revisamos nuestros estándares internos de hardware, software y servicios, lo que nos asegura disponer en todo momento de la tecnología que nos permite expresar nuestra efectividad de forma óptima.
Gracias a todo esto, la decisión resultó sencilla y su implementación fue rápida: haríamos nuestras primeras Jornadas virtuales.
El primer gran error que se suele cometer al trabajar de forma virtual es intentar replicar en este nuevo formato lo que se hace en el formato presencial. Para evitarlo, lo primero que hicimos fue rediseñar la estructura de las Jornadas para adaptarlas al nuevo contexto.
En nuestra experiencia —y siempre que el grado de interacción sea alto, como lo es en nuestro caso— el formato virtual facilita un grado de enfoque y atención superiores al presencial. Eso tiene su lado positivo y su lado negativo.
En lo positivo, «estar a lo que estás» ayuda a que los temas se trabajen mejor, en menos tiempo y con mejores resultados. En lo negativo, la energía mental se agota antes y hay que reponerla con mayor frecuencia. Nosotros teníamos además un factor limitante: las 6 horas de diferencia horaria con Laura, que reside en Miami.
Así que las primeras decisiones que tomamos fueron hacer las Jornadas solo por las tardes, acortar el número total de horas de duración —en un 25% aproximadamente— y aumentar el número y la duración de las pausas.
Y así comenzamos las Jornadas. Aunque la operativa de trabajo se mantenía intacta —íbamos a aplicar como siempre nuestra metodología OPTIMA LAB para gestión efectiva de reuniones— yo tenía cierto temor de que la reducción de tiempo pudiera afectar negativamente al resultado.
La realidad ha sido todo lo contrario. Han sido unas de las Jornadas mejor aprovechadas que recuerdo, con un nivel de involucración y resultados realmente espectaculares.
Uno de los temas centrales que hemos tratado ha sido la versión virtual de nuestro curso de formación GTD® presencial de Nivel 1.
Durante años nos hemos resistido a ello, dada la complejidad técnica y competencial que requiere convertir un curso presencial de 12 horas de duración —altamente práctico e interactivo— a un formato virtual.
Sin embargo, creemos firmemente que cuando pase esta pesadilla de la COVID-19 nada será igual. Y una de las cosas que con seguridad va a cambiar es el valor de lo virtual frente a lo presencial.
Así que hemos revisado nuestras creencias, acallado nuestros temores y provisto del entusiasmo y valor necesarios, no solo para superar el reto sino para hacerlo —además— a lo grande. Nuestro compromiso es que nuestra versión virtual del curso de formación GTD® oficial de Nivel 1 sea todavía mejor que la versión presencial. Ahí queda eso.
También vamos a aprovechar para revisar el resto de cursos, módulos y programas, para ver cómo podemos hacerlos aún mejores sacándole todo el partido a lo que la virtualidad nos ofrece.
Otro tema que ha jugado un papel central en estas Jornadas ha sido el diseño de un modelo de competencias.
En este sentido, hemos sentado las bases de cuáles son las competencias que necesitamos desarrollar para hacer de OPTIMA LAB un proyecto de éxito, sostenible y satisfactorio —tanto en lo personal como en lo profesional— para todos los nodos.
Para este ejercicio necesitábamos rotafolios y post-it, así que tuvimos que buscar el equivalente virtual de estos. Después de analizar múltiples opciones, nos decantamos por una: miro, una auténtica delicia para hacer actividades colaborativas en formato virtual.
Por supuesto, miro ha llegado para quedarse y forma ya parte de nuestra infraestructura tecnológica.
Además de estas dos grandes iniciativas, que por su importancia estratégica ocuparon buena parte de las Jornadas, abordamos una amplia variedad de temas diversos adicionales, desde lo más operativo a lo más estratégico.
En total, fuimos capaces de abordar cerca de 50 temas, un volumen incluso superior al que solemos alcanzar en las Jornadas presenciales (que tienen un 25% más de duración).
En resumen, unas Jornadas estupendas, en las que solo echamos de menos los buenos ratos y conversaciones que facilitan los descansos, comidas, cenas y paseos que normalmente tienen lugar en las Jornadas presenciales.
Aún así, hemos decidido —algo impensable hace tan solo unos meses— modificar nuestro enfoque de las Jornadas anuales.
En lugar de tres reuniones presenciales al año, de tres días de duración cada una, a partir de ahora vamos a tener una única presencial —eso sí, de cuatro días— y dos virtuales —de tres tardes cada una—.
Las próximas, si la COVID-19 lo permite, serán en septiembre y serán presenciales. Aprovecharemos también para recuperar los buenos ratos y conversaciones perdidos en «La Virgen», nuestra fábrica de cerveza favorita.
Hasta entonces, te invito a leer las crónicas que mis compañer@s de OPTIMA LAB —David, Jordi, Laura, Marta, Paz y Sergio—van a escribir en estos próximos días, y también te invito a reflexionar sobre ellas.
Porque, si algo tenemos claro en OPTIMA LAB, es que esta crisis de la COVID-19 es mucho más que sanitaria y que —como suele ocurrir con las crisis— cuando pase, nada será igual.