Cualquier idiota puede hacer las cosas más grandes, más complejas y más violentas. Pero se necesita un toque de genio (y un montón de coraje) para moverse en la dirección opuesta. Albert Einstein
Ahora nos toca analizar el tercero de los tres aspectos fundamentales a considerar tras la implantación de un Business Intelligence (BI):
La evolución de la solución
La evolución, o mejor aún, la mejora, de una solución de BI, viene marcada por las necesidades del negocio al que el BI sirve como soporte en la toma de decisiones y nunca por la aparición de nuevos productos o funcionalidades de los ya existentes.
Todos los fabricantes de BI evolucionan constantemente sus productos y de un modo más espaciado en el tiempo los renuevan lanzando nuevos productos, esto es, pasamos del BI versión 3.5.1 al BI versión 4.0 y ese paso suele costar mucho dinero a los clientes en un régimen de licencias.
Si una solución ya implantada tiene un funcionamiento realmente satisfactorio para los usuarios (no confundir esto con la resistencia al cambio) entonces hay que ser muy prudente a la hora de realizar cambios que no tengan una justificación técnica o de gestión muy fundamentada.
No obstante todo lo anterior, hay algunas pautas a seguir en los procesos de mejora del BI ya implantado en nuestra organización:
- Volver al proyecto inicial del BI para retomar aquellas partes del mismo que por razones técnicas, de gestión o simplemente presupuestarias se quedaron en el tintero: de este modo se obtienen éxitos rápidos ya que se trata de necesidades que ya existían y que en su momento se explicitaron.
- Tener claro el camino por el que nuestro BI vaya ganando en complejidad: en este camino hay que asumir una realidad que no se suele comentar a menudo, el hecho de que no todas las soluciones de BI pueden resolver todas las necesidades que una organización pueda tener en un momento dado por lo que a la inteligencia de refiere. Así que conforme más complejo es el BI de una empresa más soluciones de BI conviven en ella, otra cosa es que sean de un mismo fabricante o de varios, aquí aparece la cuestión de si conviene estar en manos de un único proveedor (la estrategia de los grandes como Oracle o SAP) o de varios, en este último caso la opción del Open Source toma fuerza.
- Buscar de modo constante nuevas oportunidades para que los "super usuarios" obtengan un mayor provecho del análisis que hagan de la información obtenida del BI, allanar el camino del "insight" suele ser fruto del feedback mutuo entre los responsables del BI y los analistas de la información dentro de la organización.
- Acercarse al "tiempo real": las cargas de datos diarias en el BI deben ser la norma, pero ir más allá no es difícil para dotar al BI de una mayor funcionalidad en la gestión de operaciones.
- Acercase a la planificación a largo plazo: la mayoría de las implantaciones de BI en sus primeros tiempos están tan lejos del día a día táctico de las operaciones como del largo plazo estratégico, hay que sacar al BI de esa tierra de nadie tanto con un mayor número de cargas como involucrándolo con la planificación estratégica y la presupuestación.
- Mejorar la usabilidad de las soluciones implementadas: dotar al BI de un interfaz más potente, proporcionar más formación a los usuarios, escuchar las necesidades de los mismos sobre cómo usan el BI, etc...
- Incorporar nuevos usuarios: es una realidad que muchas veces el BI genera más valor no tanto por la constante evolución de las soluciones sino por la incorporación de un número cada vez mayor de usuarios, en la democratización del BI está el futuro de muchas empresas que siguen presas de la falta de comunicación interna y de la obsesión de sus directivos por preservar "silos de información" exclusivos y excluyentes.
- Los posibles problemas de compatibilidad: tanto entre productos de distintos fabricantes, como entre productos de un mismo fabricante algo que sucede más de lo que debiera con ciertos mega vendors que no vamos a mencionar pero que todos conocemos.
- Tener claro quién se ocupara del proyecto de mejora: ¿será el equipo que llevo a cabo la implantación inicial u otro? , ¿está disponible la documentación necesaria de trabajos anteriores?
- Disponer del apoyo de la alta dirección.
- Tener claros los requisitos antes de proceder con las mejoras: una nueva versión de un producto no tiene por que significar una mejora del valor que el BI proporciona a la organización, a fin de cuentas es algo que se hace en la primera implantación y que no tiene que obviarse en posteriores evoluciones.
- Controlar y minimizar el impacto de la evolución del BI en el día a día de los procesos de la empresa y de los usuarios de la solución: hay que evitar "perder puntos" con la dirección de la empresa y con la comunidad de usuarios con mejoras apresuradas o migraciones insuficientemente trabajadas desde un punto de vista técnico y/o funcional.
- Verificar que todos los usuarios (anteriores o nuevos) están correctamente formados en el uso de la mejorada solución de BI.
- Diferenciar entre los distintos tipos de usuarios del BI: para simplificar, no es lo mismo un analista que un comercial, para unos el self-service BI es indispensable y se debe buscar en todas las evoluciones, para perfiles "más básicos" no es tan necesario.
Tendemos a pensar que las soluciones de BI de una empresa son algo monolítico, nada más lejos de la realidad, no es raro que al poco tiempo de su implantación las soluciones de BI se abandonen por no cumplir con las expectativas o que soluciones que funcionan correctamente sean sustituidas por otras más avanzadas con lo que nos encontramos con proyectos nuevos más que con evoluciones en su sentido más estricto.
Aunque parecería lógico que las organizaciones aprendieran de sus experiencias (buenas y malas) con el BI y que los cambios de solución se hiciesen de un modo más rápido y racional, no siempre es así, aunque esto es algo que tiene más que ver con la cultura organizacional que con la capacidad de los productos de BI en el mercado o de los consultores que los implantan.
Si después de todo lo anterior aún no tienes claro si tu BI necesita mejorar basta con que te hagas 5 sencillas preguntas:
- ¿Están los supuestos usuarios del BI realmente usándolo?
- ¿Dicho uso es el correcto?
- ¿El rendimiento de la solución de BI y de sus distintas herramientas es el esperado?
- ¿Los usuarios perciben al BI como elemento de mejora de los procesos en los que trabajan?
- ¿Quedan en la organización necesidades pendientes de cubrir en lo que al BI se refiere?
Una reflexión para ir terminando, todas las ideas que he intentado expresar en las tres partes de este post sobre el día después del BI son también temas a considerar cuando estamos afrontando el BI por vez primera, deben formar parte de la necesaria planificación del mismo que no debe limitar su alcance al día de la puesta en producción.
Te dejo con una pregunta:
¿Crees que estas estrategias para la post implantación del BI se pueden aplicar a otro tipo de aplicaciones como el ERP o el CRM?
Como siempre, si este post te ha parecido interesante te agradecería que lo compartieses en las redes sociales y lo mismo se aplica si tienes algún comentario.