10 pasos para entablar conversaciones profesionales eficaces.

COMUNICAR NOS ACERCA A NUESTRAS METAS

Son muchas las ocasiones en las que surge en nosotros el deseo de iniciar conversaciones profesionales con otras personas, y que sin embargo dudamos a la hora de hacerlo. Romper el hielo, dar el primer paso, enfrentar la posibilidad de un no, generalmente nos frena a la hora de tomar la iniciativa.

He recogido algunas ideas que me parecen pueden ser útiles, al menos para generar en nosotros mayor confianza y confort a la hora de empezar conversaciones:

1. Respondernos a nosotros mismos a dos preguntas clave: porqué quiero hablar con esta persona y para qué. Esta es la manera de empezar a planificar la comunicación, pues ante de nada debemos saber porqué y para qué voy a exponer un planteamiento a alguien.

2. valorar si el objetivo que quiero alcanzar se  ajusta a las posibilidades que me ofrece el contexto actual, y además comprobar que lo que se pretende alcanzar está dentro de las posibilidades de actuación de mi interlocutor, es decir, que esté en su poder el colaborar conmigo para avanzar en mi objetivo. a veces mi objetivo va más allá de las posibilidades que acción del interlocutor, pero sin embargo, este puede intervenir con otras acciones que me faciliten el camino, como por ejemplo, darme una información más exacta sobre qué hacer, cómo hacer, con quién hacer, etc.

3. hacer un listado de las cuestiones que queremos tratar y los resultados mínimos y máximos que queremos lograr: información, iniciativas, punto de vista, etc.

4. Comunicar a la persona el interés de mantener una conversación con ella y el objetivo de la conversación, así como por ejemplo el tiempo que tendría que dedicar a escucharte y ofrecerte una respuesta. y concretar con ella el momento más idóneo. La mayoría de las personas querrán conversar con nosotros, sobre todo si tiene la posibilidad de elegir el momento y además pueden prepararse para tener la conversación.

5. Exponer de forma ordenada las circunstancias, lo que eso supone para nosotros y por qué. Es preciso poner a la persona en conocimiento de las circunstancias que nos rodean, describiendo las situaciones y los hechos de la forma más objetiva posible, sin que haya valoraciones por nuestra parte (esto es bueno, malo , positivo, negativo, etc.) . Después es importante decir qué sentimos ante ello y por qué. En cuanto a los sentimientos, los hechos, la realidad generalmente nos pone en contacto con 4 emociones básicas, con sus diferentes grados y variaciones. Esas emociones  son la alegría, el miedo, el enfado, y la tristeza, que además tienen sus variaciones e intensidades. podemos sentir entusiasmo, ilusión, potencia, motivación, ganas de hacer,  malestar, preocupación, inseguridad,  inquietud, nostalgia, etc. Es importante explicar porqué los hechos nos causan ese sentimiento, es decir de qué manera nos afecta.

6. una vez dicho esto indicar lo que querríamos que la otra persona nos facilitara, y porqué.

7. A partir de aquí debemos abrir el espacio para la escucha, es muy importante escuchar a nuestro interlocutor de forma activa, haciendo ver que estamos entendiendo lo que nos está diciendo, para después preguntarle nuevamente, o sugerirle aquello que podría hacer.

8. En esta fase es bueno comprobar qué proporción de lo que nos habíamos propuesto antes de iniciar la conversación hemos cubierto y ver si podemos seguir avanzando o no.

9. si queremos seguir avanzando debemos recoger la nueva información, indicar nuevamente aquello que nos produce y por qué , para dar paso a una nueva sugerencia o “¿pregunta de qué podrías hacer tú?”

10. Para cerrar la conversación tendremos en cuenta dos cuestiones:

por una parte hacer un resumen del diálogo mantenido, con indicación de las ideas que han surgido y las iniciativas que se van a tomar , y por otra manifestar  el agradecimiento a nuestro interlocutor por sus manifestaciones, aportaciones, iniciativas, etc.