26 creencias que harán fracasar tu implementación de GTD (II)

En el post anterior veíamos las cinco primeras creencias que harán fracasar tu implementación de GTD, en respuesta a las 26 razones para no usar GTD. En este segundo post de la serie continuamos con otras cinco creencias, haciendo especial hincapié en algunos de los hábitos que causan más problemas a los principiantes de GTD, como capturar, incubar, delegar, diferir y reenviar.

Aprovecho también para explicar la diferencia entre estos hábitos fundamentales con el mal hábito de la procrastinación. Muchos los han confundido en el pasado, y los han utilizado como fundamento para criticar la metodología GTD. Sin duda hay espacio para la crítica a GTD, pero hacerlo desde este punto de vista sólo evidencia desconocimiento de la metodología de David Allen.

Sin más, vamos con las creencias de la sexta a la décima que harán fracasar tu implementación de GTD:

6. Creer que capturar es escribir todo lo que pasa por la cabeza. A menudo me preguntan en los talleres que facilito hasta dónde hay que capturar. ¿Es necesario capturar aboslutamente todo lo que pensamos? La respuesta a esta pregunta resulta evidente cuando se entiende en qué consiste capturar: sacar de la cabeza todo aquello que llama tu atención. Generalmente hay tres tipos de cosas que llaman nuestra atención: 1) ideas nuevas, que pueden convertirse en algo que hacer, ahora o en el futuro; 2) información potencialmente útil para tener como referencia, o para soporte de proyectos, y; 3) cosas que queremos o debemos hacer lo antes posible, o en una fecha determinada. Cualquier otra cosa queda fuera del ámbito de la productividad personal y, por tanto, no es necesario que sea capturada. Dependiendo de la cantidad de estos tres tipos de cosas que tengas, necesitarás capturar más o menos.

Otra pregunta muy frecuente en relación a la captura es si de verdad es necesario capturar todo lo que llama nuestra atención. Bueno, si no capturas las cosas la primera vez que surgen, es posible que tengas otra oportunidad de capturarlas más adelante, si vuelven a llamar tu atención. Pero también es posible que no vuelva a presentarse tal oportunidad, y entonces estarás sufriendo una pérdida de valor potencial de tu creatividad. Normalmente uno nunca sabe el verdadero valor de las ideas hasta que las desarrolla. ¿Cómo saber si esa idea que no hemos capturado nos ha hecho perder la oportunidad de nuestra vida?

7. Creer que incubar es lo mismo que procrastinar. Se entiende por procrastinar el —pésimo— hábito de posponer aquellas cosas que sabemos que deberíamos estar haciendo ahora. El fenómeno de la procrastinación es muy complejo, y merece un tratamiento a parte, pero para esta discusión basta con quedarnos con el pequeño matiz de que se procrastina cuando se pospone “aquello que sabemos que deberíamos estar haciendo”. Es decir, que posponer acciones o proyectos que consideramos que pueden esperar, o sobre las que aún no queremos o podemos tomar una decisión —es decir, incubar—, no es lo mismo que procrastinar. O dicho de otro modo, posponer con un motivo justificado es incubar, y eso es bueno; posponer sin motivo justificado, sabiendo que no debemos hacerlo, es procrastinar, y eso es malo.

8. Creer que delegar es lo mismo que procrastinar. Delegar significa que otra persona se encargará de hacer, que es el último de los cinco pasos del flujo de trabajo de GTD. Es decir, delegar supone subcontratar una parte, no todo lo que nos corresponde hacer a nosotros con respecto al asunto delegado. Cuando delegamos, seguimos siendo responsables de que se haga lo que está delegado, aunque no lo vayamos a hacer físicamente nosotros. Delegar no supone pues posponer nada, sino todo lo contrario. De hecho, delegar también supone hacer, en forma de “dar seguimiento con la frecuencia e intensidad necesarias”, de manera que podamos asegurar que se lleva a cabo la acción o el proyecto delegados en tiempo y forma.

9. Creer que diferir es lo mismo que procrastinar. Diferir o aplazar, en GTD, significa esperar a terminar de procesar las cosas que hay en la bandeja de entrada, antes de ponernos a hacer, lo que en la mayoría de los casos supone tener que esperar menos de 15-20 minutos. Es decir, que diferir o aplazar no es procrastinar. De hecho, diferir supone adquirir el compromiso de hacer —lo antes posible, en cuanto termines de procesar—, que es justo todo lo contrario de procrastinar.

10. Creer que reenviar es lo mismo que delegar. Cuando delegamos seguimos conservando la responsabilidad de que se haga lo delegado, como acabamos de ver en el punto 8. Sin embargo, cuando reenviamos algo es porque consideramos que nosotros no somos los responsables de hacerlo y, por tanto, es responsabilidad de otro. Al reenviar estamos reasignando la responsabilidad, lo que implica que desparece todo vínculo personal con el asunto reenviado. Una vez reenviado, no hay nada más que hacer, por lo que no es necesario darle seguimiento.

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