Archivo de papel, simple

Hay varios factores que podrían considerarse de éxito a la hora de organizarnos mejor y ser más productivos. Entre ellos, uno que para mi ha supuesto una gran diferencia a lo largo de los años es el asunto del archivo adecuado de los documentos de papel. Parece mentira como un detalle tan simple como tener papeles sin organizar puede causar tanto estrés, distracción y “ruido” productivo.

Disponer de un sistema de archivo rápido, y un método claro y bien definido para archivar todo lo que cae en tus manos, es fundamental para empezar a recoger los frutos de un método de organización como GTD. Claro, lo ideal sería no tener que archivar papel. Pero, aunque existen varias maneras de reducir el papel que debes archivar, quien más quien menos, todos tenemos cierto volumen de documentos que debemos organizar de alguna manera. No importa que ya estemos inmersos en la era de la tecnología, el papel seguirá estando con nosotros mucho tiempo, si es que alguna vez llega a desaparecer. Así que más nos vale aprender a manejarlo de manera eficiente.

Cuando intentas establecer un sistema de archivo por primera vez, la tendencia natural es crear un sistema de categorías y subcategorías, con la intención de facilitar las búsquedas del material. Yo he pasado por ahí también, lo reconozco. Si este es tu caso, te quiero ahorrar tiempo: no lo hagas, no funciona. La mayor parte de los documentos pueden clasificarse dentro de distintas categorías, y cuantas más categorías y posibles recipientes tengas, más difícil será decidir dónde guardarlos. El problema se agrava porque los criterios de clasificación que hoy creemos tener claros se van difuminando con el tiempo. Al final, para encontrar algo, tendrás que mirar en 7 categorías distintas. Y eso es frustrante.

Por tanto, la regla más importante de un sistema de archivo simple es tener muy pocas categorías, cuantas menos mejor –y esto es válido también para cualquier otro sistema de archivo, incluido lo que guardas en el ordenador–. Por ejemplo, hace años yo organizaba los recibos y facturas por tipo o empresa de servicios. Así, tenía la categoría “Recibos de luz”, “Recibos del agua”, etc. Con el tiempo me di cuenta de que cada mes tenía sólo entre 8 y 10 recibos de este tipo, así que decidí eliminar 8 categorías y quedarme sólo con una, llamada “Recibos”.

Con este simple gesto pude eliminar la necesidad de pensar qué tipo de recibo me llegaba: si era un recibo, siempre iba al mismo lugar. De hecho, actualmente ni siquiera tengo una categoría “Recibos”, sino una sección del archivo ordenada cronológicamente donde guardo recibos, estados de cuenta y otros documentos que son de emisión periódica.

Igual que es bueno tener pocas categorías, también conviene tener pocos lugares donde guardar. Yo trabajo con dos archivadores. En uno tengo el archivo de trabajo y en el otro el “archivo muerto”, que en realidad no está tan muerto. Veamos cómo funciona.

El archivo de trabajo está formado por un mini archivador portátil, con asa incluida, para guardar carpetas colgantes. Contiene todos los recibos de los últimos doce meses y los documentos clave vigentes, como pólizas de seguro, contratos, garantías, pasaportes, escrituras, etc. Cuando diseñé este archivador mi idea era tener los documentos imprescindibles que me llevaría conmigo en caso de una emergencia. Todos los documentos importantes deben estar ahí, tanto para reclamar al seguro en caso de un incendio, como para que mi mujer pueda hacer cualquier tipo de papeleo si a mi me llegara a pasar algo. Vamos, lo que yo llamo mi kit de contingencia personal.

Para simplificar el sistema de categorías, el archivo de trabajo está dividido en dos secciones, separadas entre sí por una carpeta colgante vacía de color naranja para apreciar la división de un vistazo. La primera sección es un simple archivo cronológico, con 12 carpetas colgantes verdes, etiquetadas desde “Enero” hasta “Diciembre”. Cualquier recibo o estado de cuenta va a parar a una de estas carpetas.

La segunda sección, la que yo llamo archivo alfabético, contiene una carpeta colgante por cada categoría de archivo. En mi caso, tengo alrededor de 15 carpetas. Intento utilizar categorías genéricas. Por ejemplo, en lugar de “Seguro de casa”, y “Seguro del coche”, tengo una sola carpeta llamada “Seguros”. Otras categorías que utilizo son “Contratos”, “Garantías”, “Coche” –decidí reunir todos los documentos del coche en un sólo lugar por si decido venderlo algún día–, “Jero” –para documentos estrictamente personales–, “Currículum” –para certificados y constancias de cursos–, etc.

Al principio utilizaba carpetas manila para guardar los documentos en cada carpeta colgante, pero eso ocupaba espacio innecesario en mi, ya de por sí, reducido archivo de trabajo. Así que ahora agrupo los papeles con un clip que coloco en el lado largo de las hojas –al archivarlo queda en la parte superior–, y si es necesario, les pego un post-it con una descripción de lo que es. Por ejemplo, todos los recibos del mes de noviembre de 2011 están agrupados con un clip y tienen un post-it con el texto “NOV 2011″ pegado en el primer documento del paquete. De esa forma es muy fácil separar el paquete de recibos de otros paquetes de documentos que tenga archivados en la carpeta de noviembre.

Como mi archivo de trabajo es pequeño, cada cierto tiempo hago una revisión de documentos, destruyo documentos obsoletos y muevo documentos antigüos del archivo de trabajo al archivo muerto. Este archivo es un contenedor de plástico preparado para guardar carpetas colgantes, aproximadamente del doble de capacidad que el archivo de trabajo. La estructura es muy similar, con una parte cronológica –esta vez por años–, para recibos y estados de cuenta, y otra alfabética. Todavía no me he quedado sin espacio en el archivo muerto, pero mi intención es destruir los documentos que salgan del archivo muerto cuando llegue el momento.

Por último, decir que cuando muevo documentos al archivo muerto, primero los digitalizo. De ese modo, siempre tengo los documentos clave originales del archivo de trabajo, y al menos una copia digital de los documentos del archivo muerto.

Y tú, ¿cómo organizas tu archivo de papel? Compártelo con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

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