Cómo decidir la siguiente acción a ejecutar en GTD

Foto por TehTruthAbout (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Si ya has empezado a organizarte con el método de David Allen, entonces seguro que ya recopilas tus frentes abiertos sobre la marcha, procesas cada cosa de una en una hasta vaciar tus bandejas de entrada, y organizas tus compromisos y tareas utilizando un calendario y listas contextuales de siguientes acciones.

Sin embargo, recopilar, procesar y organizar es la parte más fácil y bonita de GTD. Tanto es así que a muchos principiantes –y algún que otro veterano–, les cuesta mucho salir de esta primera fase. Pierden mucho tiempo poniendo bonito su sistema, sin sacar adelante el trabajo. Organizar está muy bien y es necesario, pero lo que verdaderamente importa es hacer –y terminar– las cosas. ¿Por qué cuesta tanto trabajo?

El principal problema de los que empiezan con GTD es que intentan organizarse utilizando únicamente prioridades o niveles de urgencia, y eso no funciona. Utilizar sólo prioridades es ignorar los verdaderos aspectos que condicionan la realización de las tareas.

Pensemos en el siguiente ejemplo. ¿Qué hacemos primero, el informe de ventas para nuestro jefe, pagar el recibo de la luz por Internet, comprar un repuesto para la bombilla del salón fundida, o sacar una cita para el dentista? Pues depende. Aunque lo más urgente sea pagar el recibo de la luz por Internet, de nada nos sirve si en este momento nos encontramos en la calle haciendo recados, o estamos en una sala de espera para entrar a una reunión.

Por eso, si tienes que decidir cuál será la siguiente acción a realizar en tu sistema GTD, ten siempre en cuenta los siguientes cuatro criterios, por este orden:

1. Situación. Lo que hemos denominado otras veces como “contexto”, es el lugar o conjunto de recursos que necesitas para hacer una determinada tarea. En el ejemplo anterior, si no tienes un teléfono a mano, olvídate por el momento de las llamadas que tengas que hacer. Ten siempre presente los medios que tienes a tu alcance para filtrar las siguientes acciones candidatas.

2. Tiempo. Algunas tareas requieren de un tiempo que no tienes en este momento. Quizá estés a la espera de recibir una llamada telefónica, o vas a entrar a una reunión en 10 minutos, así que no es buena idea ponerte a preparar el informe de tu jefe, por muy urgente que sea. Mejor aprovecha para liquidar alguna de las llamadas telefónicas que tienes pendientes, o procesar tu bandeja de entrada.

3. Energía. Aunque nos gustaría estar siempre a tope de energía, hay que ser realistas. Después de un día agotador de reuniones no será el mejor momento para atacar tareas que requieran mucha concentración. Aprovecha los momentos de baja energía para realizar trabajos rutinarios, como archivar, enviar correos rápidos o hacer alguna llamada pendiente a un amigo.

4. Prioridad. Por último, si tenemos varias tareas que requieren el mismo contexto y nivel de energía, y tenemos tiempo para llevarlas a cabo, entonces debemos elegir por prioridad. Fijar la prioridad es algo personal que no puede realizarse de forma matemática, sino atendiendo a la intuición. En cualquier caso, a la hora de priorizar es deseable considerar la urgencia de las cosas, así como nuestros objetivos y metas.

Como ves, la prioridad no es, ni mucho menos, el único criterio a tener en cuenta. Saber utilizar estos cuatro criterios con soltura no siempre resulta tan fácil como en este ejemplo, pero te aseguro que es la diferencia entre pasarte la vida organizando, y elegir y terminar tu trabajo de forma rápida y efectiva.

¿Te resulta complicado decidir tus siguientes acciones? ¿Qué otras técnicas utilizas para decidir? Comparte tu experiencia en un comentario.