Cuándo usar la técnica Pomodoro

Hace unos días leía un artículo de Jeroen Sangers en el que descartaba la técnica Pomodoro como una técnica válida de productividad personal –merece la pena leerlo–. Y aunque estoy de acuerdo con algunos de sus argumentos, en general no puedo estar de acuerdo con sus conclusiones.

Ya anteriormente he escrito sobre cómo aplicar la técnica Pomodoro para sacar adelante tareas pesadas, y también sobre los peligros de intentar usarla siempre y para todo, un poco en línea con lo que Jeroen comenta. Con todo, como ejemplo particular del denominado time boxing, creo que la técnica Pomodoro puede resultar muy útil a muchos. Simplemente hay que saber cuándo utilizarla.

Como regla general, la técnica Pomodoro es perfecta para realizar cualquier actividad mecánica. La mayoría de nosotros, aún siendo trabajadores del conocimiento, tenemos que realizar sistemáticamente ciertas tareas administrativas o que requieren poca intensidad mental, y dichas tareas pueden “empaquetarse” sin problemas.

El único requisito para aplicar el time boxing es que las actividades a realizar se puedan descomponer con una granularidad suficiente, digamos de entre 5 y 15 minutos más o menos. Veamos algunos ejemplos:

• Leer documentos. La ventaja de los documentos es que siempre se pueden dividir en capítulos o secciones. Y en el peor de los casos, siempre pueden dividiese en páginas. Analizar, o extractar un documento, especialmente si es largo, puede hacerse en bloques de tiempo.
• Capturar datos. Ya sea una hoja de cálculo, un reporte de actividades, o registrar pedidos en una base de datos. Cualquier actividad del tipo “copiar y pegar” o de “volcado” de información, es candidata ideal para el time boxing.
• Hacer tareas repetitivas. Procesar correo y papeles, archivar, revisar asuntos a la espera, hacer llamadas telefónicas, responder comentarios del blog… son todas ellas actividades que pueden iniciarse e interrumpirse en cualquier momento, sin impactar negativamente en tu productividad.
• Tomar descansos. Sí, has leído bien. No sólo debes permitirte descansar cada cierto tiempo haciendo algo divertido. También debes limitar dichos tiempos y el tipo de actividades que puedes hacer en ellos. Créeme, es crucial para tu productividad. Tanto es así que, de hecho, la técnica Pomodoro lo integra como parte del proceso de trabajo.

Seguro que a ti se te ocurren otras muchas actividades que se pueden empaquetar de la misma forma. Es más, incluso para tareas menos mecánicas y más creativas es todavía posible utilizar algún tipo de time boxing. Por ejemplo, planear las actividades de un nuevo proyecto.

Muchas veces se puede pensar en un proyecto desde distintas perspectivas. A la hora de planearlo es posible utilizar mapas mentales y enfocaremos cada vez en un aspecto particular del problema. ¡Ojo! Eso no quiere decir que tengas que limitarte a capturar un tipo de resultado en particular en cada bloque de tiempo –eso dinamitaría la utilidad de los mapas mentales como herramienta creativa–. Pero sí puedes hacer un esfuerzo consciente para resolver una parte del problema cada vez, aunque luego surjan ideas laterales.

Por ejemplo, primero centrarte en las fases del proyecto, luego en los recursos que serán necesarios, después en las fuentes de información que tendrás que consultar, y así sucesivamente.

En resumen, como ocurre casi siempre, el problema no está en la herramienta, sino en la manera en como nosotros la usamos.

Y tú, ¿cómo utilizas la técnica Pomodoro en tu día a día? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.