El delicado equilibrio del trabajo

Foto por James Jordan (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Si lo pensamos detenidamente, sólo hay 3 cosas que podemos estar haciendo en un momento dado: realizando trabajo predefinido –por ejemplo, escribiendo un reporte–, definiendo dicho trabajo –desglosar las actividades de un proyecto–, o realizando tareas a medida que estas surgen –buscando un papel que nos acaba de pedir un compañero que espera en nuestro escritorio. Por mucho que le demos vueltas, no hay más.

Nos guste o no, todas ellas son actividades que forman parte de nuestro a día a día, y no podemos escapar a ninguna de ellas. Sin embargo, hay una diferencia fundamental entre la persona productiva y la que no lo es: la persona productiva pasa la mayor parte del tiempo haciendo trabajo predefinido.

Recordemos que ser productivo significa hacer más de lo que queremos hacer, y menos de lo que tenemos que hacer. El trabajo predefinido es el trabajo que nosotros decidimos hacer de forma consciente, ya sea porque es importante para nuestro trabajo o porque forma parte de nuestros planes personales. Es decir, es el trabajo que nos permitirá conseguir nuestros objetivos. Por eso, debemos pasar la mayor parte del tiempo haciéndolo.

Pero, ¿y qué hay de los otros dos tipos de trabajo? Como decía, ambos son inevitables. Definir el trabajo es fundamental en un sistema productivo. Sin definir el trabajo es imposible canalizar adecuadamente nuestros recursos en la dirección correcta. Antes de hacer el verdadero trabajo tenemos que saber qué actividades son las que nos harán avanzar en nuestros planes, y organizarlas de la mejor manera posible.

Sin embargo, no hay que perder de vista que definir el trabajo no es hacer el verdadero trabajo. Uno de los errores más comunes que cometen las personas que están aprendiendo GTD, o para el caso cualquier otro sistema de productividad personal, es que pasan demasiado tiempo definiendo el trabajo –creando listas, procesando, organizando, etc.–, y creen que eso es trabajar. Una sobredefinición del trabajo es una pérdida de tiempo y recursos, y debemos evitarlo a toda costa.

El otro tipo de trabajo, hacer las cosas según surgen, es todavía más dañino. Hacer las cosas sobre la marcha es permitir que sean los demás los que nos impongan sus prioridades y objetivos. O peor aún, que sean las circunstancias. Generalmente caemos en este tipo de trabajo cuando no hemos definido correctamente el nuestro.

Por supuesto, hay ciertas ocasiones en las que no tenemos más remedio que hacer las cosas cuando surgen, por ejemplo, si nos llama el jefe a su despacho, o se produce una emergencia que debe ser resuelta inmediatamente. Pero la mayoría de las veces somos nosotros los que caemos solitos en esta trampa, porque resulta más cómodo dejar que las cosas nos controlen que tomar nosotros el control de las cosas.

Es necesario definir el trabajo y hacer algunas cosas cuando surgen, pero sobretodo, es necesario trabajar. Utiliza un método que reduzca al máximo el tiempo que empleas en definir y organizar el trabajo, y si surgen cosas nuevas para hacer, anótalas –captúralas–, pero no te detengas y sigue trabajando en lo importante. De esta forma mantendrás siempre un buen equilibrio productivo.

Y tú, ¿mantienes un buen equilibrio entre los tres tipos de trabajo? Comparte tu experiencia en un comentario.