GTD, el nuevo estándar de productividad personal

Desde hace ya un tiempo vengo percibiendo un aumento constante y significativo del interés por todo lo que tiene que ver con la productividad personal, y GTD en particular. Si comparo la situación actual con respecto a cómo estaba el panorama allá por 2009, cuando empecé a escribir en este blog, no puedo mas que alegrarme. Que cada vez haya más personas escribiendo sobre el tema por un lado, y demandando todo tipo de información y servicios por otro, quiere decir que por fin se le está dando la importancia que se merece al desarrollo de esta competencia tan importante en el trabajo del siglo XXI.

Junto a este aumento de interés, también han empezado a surgir diferentes corrientes sobre lo que debería ser la metodología de productividad personal ideal, cubriendo un rango bastante amplio en cuanto a la «sobrecarga» que debe implicar la metodología en nuestros flujos de trabajo. En este sentido, hay un número importente de usuarios y expertos que se han posicionado del lado de la mínima sobrecarga posible, siguiendo el principio —en mi opinión muy discutible, o al menos matizable— del «menos es más».

Efectivamente, si quieres mejorar tu productividad personal, tienes a tu disposición muchas opciones. A veces, un simple truco o herramienta especifica, puede suponer un gran impacto en la productividad de una persona. Por ejemplo, el uso de listas de TMI —tareas más importantes—, puede ser útil si trabajas en un entorno más o menos predecible. Es decir, si la probabilidad de que cambie la prioridad de tus asuntos de un día para otro es baja, fijar de antemano las dos o tres tareas clave que quieres acometer mañana puede tener sentido. Y es precísamente el hecho de que una parte de los usuarios de metodologías de productividad personal trabajen en entornos relativamente estables, lo que ha convertido a las TMI en uno de los trucos productivos más populares hoy en día.

El problema de usar trucos de productividad y metodologías «ligeras» viene cuando te enfrentas a un entorno verdaderamente VUCA —volátil, incierto, cambiante y ambigüo—, en que las prioridades cambian, no ya de un día para otro, sino incluso de la mañana a la tarde. En estos casos, los trucos productivos y las metodologías «ligeras» sirven para muy poco, y se hace necesario utilizar una metodología robusta, más «compleja», como GTD, que cubra cualquier posible eventualidad propia de lo que Peter Drucker llamó «trabajo del comocimiento».

Y aquí viene el verdadero quid de la cuestión: ¿por qué no dejar que cada uno utilice el acercamiento que prefiera, siempre que le resuelva «su problema» de productividad? Lamentablemente, puede que tengas un entorno estable y predecible hoy, pero dadas como están las cosas en el mundo laboral, es muy probable que eso cambie más pronto que tarde, ya sea en tu empresa actual, o cuando cambies de trabajo. Tendemos a una sociedad de «knowmads», y al final las soluciones «menos es más» se terminarán converitiendo en un «pan para hoy, y hambre para mañana».

Mejorar tu productividad personal supone cambiar tus hábitos de trabajo. Y realizar un cambio de hábitos es costoso, en términos de tiempo y de recursos personales, principalmente fuerza de voluntad que vas a tener que aplicar al principio. Si vas a realizar una inversión tan grande, ¿por qué no hacerla para desarrollar hábitos robustos, que te sirven siempre, independientemente de las circunstancias laborales en que te encuentres, en lugar de hábitos que te resuelven el problema de hoy, pero que quizá te resulten insuficientes el día de mañana?

En este sentido, GTD es una metodología de productividad personal de carácter universal. No importa las necesidades que tengas que cubrir, la metodología de David Allen ofrece un flujo de trabajo fácilmente comprensible y efectivo, como lo demuestra el hecho de que tiene cientos de miles de usuarios por todo el mundo desde hace ya más de quince años. Además, existen evidencias por parte de la ciencia cognitiva que demuestran por qué funciona, algo que no puede decir ninguna otra metodología que conozca.

Así pues, si las técnicas de gestión del tiempo tradicionales fueron el pilar fundamental de la productividad durante la Era Industrial, podemos afirmar sin duda que GTD se ha convertido ya, de facto, en el nuevo estándar de productividad personal en la Era del Conocimiento. Y estoy seguro de que más pronto que tarde terminará convirtiendose en una competencia obligada para cualquier profesional, como en su día lo fueron tener un mínimo nivel de inglés o saber desenvolverse con un ordenador. ¿Por qué conformarse con otra cosa?

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