GTD para dummies: la organización del material

En los últimos tres artículos de la serie GTD para dummies hemos estado hablando del procesamiento de las bandejas de entrada, incluyendo el correo electrónico, y hemos tocado de forma más o menos explícita el tema de la organización del trabajo. Hemos visto cómo determinar el significado de cada cosa que recopilamos, es fundamental para poder tener un inventario completo del trabajo que tenemos por delante.

Hemos aprendido cómo analizar y extraer el significado de las cosas que recopilamos pero, ¿qué debemos hacer exactamente con el resultado de dicho análisis? ¿Debemos deshacernos siempre de la cosa procesada? Si no, ¿cómo y dónde la guardamos? Y si el resultado de la recopilación es la creación de un nuevo proyecto, ¿cómo le damos inicio?

Una vez hemos decidido que la cosa recopilada tiene significado productivo, es decir, que debemos hacer algo al respecto, tenemos tres opciones: archivarlo, añadir una nueva próxima acción o crear un nuevo proyecto. Lo que hagamos después con la cosa procesada dependerá de su naturaleza.

Archivar material

Hay sólo dos cosas que debemos archivar: 1) el material de referencia con el que no tenemos que hacer nada en este momento, pero que sí queremos conservar por si la necesitamos en un futuro; y 2) el material de apoyo necesario para realizar una próxima acción, o ejecutar un proyecto en curso.

En el primer caso –material de referencia–, la cosa procesada debe ser guardada en un archivo permanente, ya sea en carpetas colgantes de nuestra cajonera, archivadores de anillas, directorios de nuestro ordenador, o el correo electrónico. Todo dependerá de su naturaleza y de nuestra forma de trabajo y preferencias.

Si se trata de material de apoyo para realizar una tarea o proyecto –como un correo con una lista de productos para dar de alta–, o la cosa procesada forma parte de la tarea en sí –por ejemplo, una factura que debemos archivar–, entonces deberemos conservarla a la mano, al menos temporalmente, hasta haber terminado la acción o el proyecto.

Para organizar el material de apoyo es buena idea disponer de una bandeja “en curso”. En ella dispondremos de una carpeta manila para cada proyecto, y una carpeta adicional –a ser posible de distinto color–, para todo el material de apoyo de las próximas acciones que no estén asociadas a un proyecto. De esta forma siempre tendremos a mano un lugar donde “archivar” temporalmente cualquier material importante relacionado con los frentes abiertos.

Si trabajamos mucho con correo y documentos electrónicos, es conveniente tener también una versión digital del archivo permanente y de la bandeja “en curso”, exactamente con la misma finalidad que sus contrapartes del mundo real.

Una vez completada una próxima acción o un proyecto, podremos conservar el material de apoyo como material de referencia –moviéndolo al archivo permanente–, o deshacernos de él si es que ya no tiene valor futuro.

Crear proyectos

Crear un proyecto consta de tres pasos: 1) añadir un recordatorio en la lista de proyectos, en forma de frase breve que describa el resultado que queremos obtener; 2) si es necesario, abrir su carpeta manila correspondiente en la bandeja “en curso”, donde poder guardar el material de apoyo; y 3) registrar la primera próxima acción –si se trata de un proyecto más o menos complejo, la primera próxima acción será “definir el proyecto”.

La acción “definir el proyecto” es intencionadamente ambigua. Lo que signifique dependerá enormemente de cada tipo de proyecto. A veces será suficiente con hacer una sencilla lluvia de ideas y enumerar las próximas acciones en un papel. Otras veces tendremos que hacer una definición más formal, utilizando la planificación natural de proyectos de David Allen, o metodologías más complejas como la del PMI. No importa. La idea detrás de añadir esta primera próxima acción es simplemente posponer esta tarea y no tener tener que preocuparnos por los detalles en este momento.

Como vemos, crear un proyecto no significa atar todos los cabos desde un principio, sino dejar nuestro sistema listo para empezar a trabajar en él cuando llegue el momento.

En un próximo artículo veremos cómo definir formalmente un proyecto, cómo mantener los detalles fuera de las listas de próximas acciones, y cómo transferir las acciones a nuestras listas en el momento adecuado, sin saturarlas.

Añadir próximas acciones

Añadir una próxima acción a nuestro sistema es muy parecido a crear un proyecto. Tendremos que añadir un recordatorio en alguna de las listas contextuales –o en el calendario, si es que tiene fecha y/u hora exacta en que debe llevarse a cabo. Si hay material de apoyo, también habrá que guardarlo en una bandeja “en curso” –ya sea física o virtual. Y por supuesto, tendremos que definir exactamente cuál es la acción física que tendremos que llevar a cabo.

Opcionalmente, con objeto de facilitar la decisión de qué hacer en cada momento, podemos “etiquetar” la acción en función del tiempo que necesitaremos para completarla, el nivel de energía mental que requerirá, la persona que se encargará de hacerla –si es que la hemos delegado–, etc.

La idea es facilitar la toma de decisiones cuando llegue el momento de ejecutar las acciones. Así, cuanto más desmenuzado esté el trabajo, más fácil será luego saber qué, cuándo y cómo hacer las cosas, como veremos próximamente.

¿Cómo organizas tu trabajo? ¿Mantienes un archivo de referencia permanente y otro de apoyo temporal? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Mr. T in DC (via Flickr)