GTD para dummies: las revisiones del sistema

Hasta ahora nos hemos esforzado por recopilar todo lo que pasa por delante, procesarlo adecuadamente y organizarlo de manera que sea sencillo tomar la decisión de cuándo y cómo hacerlo. El problema es que, si no hacemos algo para solucionarlo, nuestro bonito sistema pronto dejará de ser bonito, empezará a degradarse y llegará un momento en que ya no funcione como debe.

Es decir, nos enfrentaremos a uno los 7 principios productivos, el que llamamos principio de entropía –o todo orden tiende rápidamente al desorden, a no ser que hagamos algo al respecto. Es por eso que la revisión del sistema es un hábito fundamental para nuestra productividad, y no tenerlo en cuenta lleva a mucha gente a fracasar en su intento de implementar GTD.

Cuando hablamos de revisión GTD todo el mundo piensan en la celebérrima revisión semanal. En realidad, esta revisión hace referencia a solo uno de los 3 tipos de revisión que todo buen practicante de GTD debería llevar a cabo, cado uno con una periodicidad y un propósito diferentes.

La revisión operativa

La revisión operativa es la que nos permite mantener nuestro sistema bien engrasado y listo para que podamos ser productivos en cualquier momento y a cualquier hora. Debemos hacerlo todos los días, preferiblemente al final de la jornada de trabajo, para asegurarnos de que todo está en orden para el día siguiente.

Típicamente, en esta revisión procesamos las bandejas de entrada a cero –es decir, hasta dejarlas vacías–, excepto aquellas que por su naturaleza puedan procesarse en lapsos más largos. El correo electrónico y la bandeja de papel deberían ser el requisito mínimo.

La revisión operativa es un buen momento para tachar aquellas tareas completadas que se nos hayan pasado durante el día, y para seleccionar las 3-5 tareas más importantes (TMI) del días siguiente. También podemos archivar el material de referencia pendiente y revisar los compromisos del calendario, haciendo los ajustes necesarios.

Si hiciéramos un símil con el cuidado de nuestro cabello, la revisión operativa sería algo así como lavarnos la cabeza y peinarnos cada día para que nuestro pelo se vea limpio y aseado, listo para la jornada.

La revisión de control

Esta es la famosa revisión semanal a la que se refiere la mayoría de personas cuando hablan de GTD. Para empezar, no tiene que ser necesariamente semanal, aunque sí es recomendable que se haga cada 7-10 días, o en general, cada vez que sintamos que estamos perdiendo el control del sistema –de ahí el nombre ;-)

La revisión de control es una revisión operativa extendida. Además de hacer limpieza general de nuestras listas, debemos revisar los frentes abiertos –proyectos–, asegurándonos de que todos tienen al menos una próxima acción definida. También es el momento de sacar de la lista “algún día” las acciones y proyectos inactivos que sean necesarios, y poner a “dormir” aquellos que hayan perdido prioridad o urgencia.

Siguiendo con el símil del cuidado del cabello, la revisión de control es como la ida al peluquero –o estilista, como dicen ahora algunos. Cada pocas semanas vamos para que nos hagan un mantenimiento del corte de pelo que tenemos, haciendo los retoques que sean necesarios para conservar el estilo que nos gusta.

La revisión de control o semanal es un proceso complejo y mucho más exhaustivo de lo que he descrito aquí. Por eso, y dada su importancia, dedicaré el próximo artículo a describir paso a paso lo que yo hago durante mi revisión de control. Espero que os inspire y lo podáis tomar de ejemplo.

La revisión estratégica

Por último, la revisión estratégica es lo que mantiene unidas la parte de control y la parte de perspectiva de GTD, donde los engranajes de ambas partes hacen contacto para que la maquinaria funcione perfectamente.

Cada pocos meses tenemos que hacernos básicamente dos preguntas: 1) ¿Están mi propósito, principios, visión y objetivos alineados con los proyectos y acciones de mis listas? Y 2) ¿Han cambiado alguna de mis áreas de enfoque y responsabilidad?

En función de las respuestas debemos hacer todos los cambios que sean necesarios a lo largo y ancho de nuestro sistema. No sólo deberemos añadir, suspender –o incluso eliminar completamente– proyectos, sino que quizá hacer ajustes en los niveles superiores, como nuestra visión o nuestras áreas de responsabilidad.

Mi recomendación es hacer esta revisión de manera independiente a la revisión de control, a ser posible en un día distinto –si haces la revisión semanal los viernes, elige por ejemplo el último domingo de cada trimestre para la revisión estratégica.

La razón es que los mecanismos mentales que usamos a la hora de hacer una revisión de control son muy distintos que los que utilizamos cuando hacemos una planeación estratégica de alto nivel. Hacerlas juntas puede restarle eficacia al proceso.

Para redondear el símil, la revisión estratégica es como considerar si el estilo de corte que usamos nos sigue gustando, o ha llegado el momento de cambiar –las mujeres saben de lo que hablo, pues suelen hacer esta revisión estratégica más a menudo que los hombres ;-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por I Should Be Folding Laundry (via Flickr)
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