GTD y la planeación del trabajo

Hablar de GTD es hablar de no planeación, o casi. La única ocasión en que David Allen menciona la palabra “planeación” es cuando nos habla de la planeación natural de proyectos. Por lo demás, “planear” es una palabra prohibida. No en vano uno de los puntos fuertes de este método es que no tenemos que cumplir un plan predefinido, lo que nos permite una gran flexibilidad a la hora de decidir qué es lo que debemos hacer en cada momento.

El calendario de un practicante de GTD –y de cualquier otra persona, si es que quiere utilizarlo correctamente– debe ser utilizado únicamente para registrar los compromisos que ya tienen una fecha, o una fecha y una hora. Por otro lado, las tareas deben quedar almacenadas en listas contextuales. Así que no se puede estructurar el trabajo por adelantado. ¿Estaremos condenados a no planear?

Como seguramente ya habrás intuido, la respuesta a esta pregunta es: “por supuesto que no estamos condenados a vagar por nuestro universo productivo sin planear”. Enseguida voy a explicarte cómo podemos introducir cierto grado de planeación en nuestro trabajo diario, pero antes es importante ahondar en el principio fundamental por el que la planeación, tal y como se la entiende tradicionalmente, está excluida de GTD.

El problema de planear es que te estás imponiendo de antemano límites a las cosas que puedes hacer. Hemos hablado muchas veces de que esta forma de trabajar es válida, e incluso deseable, en un trabajo típico de la era industrial, en el que los horarios y las funciones de cada trabajador estaban claramente definidas.

Pero para un trabajador del conocimiento –la mayoría de los que trabajamos en una oficina o tenemos un negocio–, del que se espera que se adapte constantemente a nuevas necesidades, definitivamente la planeación “sobre calendario” es un lastre, ya que ellos le obligará a incumplir sus planes casi siempre.

El asunto es que en cada momento es necesario tomar la mejor decisión sobre qué es lo siguiente que debemos hacer, en función del contexto en que nos encontremos, el tiempo que tenemos disponible hasta la siguiente actividad comprometida, el nivel de energía mental y, por supuesto, la prioridad de cada cosa que tengamos sobre la mesa. Y de ellos, al menos el nivel de energía y la prioridad son factores que escapan a nuestro control. Eso por no hablar de las interrupciones –teléfono, correo, compañeros de trabajo, jefes–, y las crisis que pueden surgir en cualquier momento.

Así que planear es poco menos que una tarea estéril. El problema es que ser absolutamente flexibles tampoco es la panacea. No planear en absoluto puede hacer que nos dejemos llevar por las constantes interrupciones, las crisis y la procrastinación –bajo la eterna excusa de que ahora no me encuentro con la energía suficiente–, y dejar de lado las cosas que son realmente importantes.

Pero si no podemos planear, ¿qué podemos hacer? Bueno, podemos micro planear. Es decir, hacer planes cada poco tiempo, que se conviertan en el eje rector de nuestra actividad teniendo en cuenta la mayor cantidad posible de factores que intervienen en nuestras decisiones. Por supuesto, siempre habrá un cierto grado de incertidumbre, pero si planeamos para lapsos lo suficientemente pequeños, la incertidumbre –y la posibilidad de incumplir esos planes–, serán casi nula.

Un ejemplo muy extendido de micro planeación es elegir las tres tareas más importantes –TMIs– cada día, y ceñirnos a ellas durante las primeras horas de la jornada. Ello nos da la oportunidad de avanzar cada día al menos un poco en los proyectos que consideramos clave, dejando espacio para atender asuntos inesperados que puedan surgir.

La planeación tradicional del trabajo –y por la que GTD la excluye sin compasión–, es que nos obliga a tomar decisiones con demasiado tiempo de antelación, cuando aún pueden surgir todo tipo de obstáculos en nuestro camino. Sin embargo, hacer un micro plan es casi como decidir en tiempo real, lo que aumenta considerablemente las probabilidades de cumplir lo que nos proponemos.

Hay muchas formas de micro planear. Yo utilizo una variante de las TMIs, eligiendo cada noche 3-5 tareas, teniendo en cuenta también las asuntos urgentes que tengo entre manos. En realidad no importa cómo lo hagas, pero micro planea. Aunque David Allen no dice nada al respecto, la micro planeación es un hábito muy saludable, y definitivamente debería ser incluido en GTD.

Y tú, ¿acostumbras a hacer micro planeación de tu trabajo? ¿Cómo lo haces? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Marc Falardeau