V Jornadas OPTIMA LAB: un nuevo paradigma en gestión efectiva de reuniones

Aunque me perdí las I y II Jornadas de Innovación OPTIMA LAB por estar aún viviendo en México, es como si siempre hubiera estado aquí. Desde que aterricé en España a finales de abril —han transcurrido poco más de ocho meses—, ya he tenido ocasión de asistir presencialmente a tres Jornadas. Todavía no termino de acostumbrarme al ritmo en que un grupo de personas con solapamientos fértiles de intereses son capaces de innovar, utilizando las técnicas adecuadas.

Como muchos de vosotros ya sabéis, OPTIMA LAB es una red productiva que nace con la intención de innovar en el ámbito de la efectividad centrada en las personas. Quienes formamos parte de esta red —José Miguel Bolívar, Paz Garde, Antonio José Masiá, David Sánchez, Jesús Serrano, Cruz Guijarro y yo mismo—, somos todos consultores artesanos, con formación en PNL y coaching —entre otras áreas—, cuyo interés común es facilitar nuestro conocimiento y experiencia a las organizaciones que buscan generar resultados de manera más eficiente y eficaz, siempre considerando a las personas como motor del proceso de mejora. Bajo esta premisa, trabajamos en red para «producir» nuevas maneras más efectivas de ayudar a nuestros clientes.

Como parte del trabajo en red, nos reunimos varias veces al año para fomentar la convivencia y tratar temas que se pueden cerrar de manera más eficiente estando físicamente juntos. En este sentido, los pasados días 17, 18 y 19 de diciembre tuvieron lugar las V Jornadas OPTIMA LAB, esta vez en el fabuloso marco del Palacio de los Infantes de Euroforum, en el El Escorial (Madrid). Y como siempre, fueron días en que quedó patente el espíritu artesano de todos los nodos de la red, disfrutando del «trabajo» intenso y bien hecho, por el simple hecho de que nos encanta lo que hacemos.

Al margen del trabajo realizado, del que se empezarán a ver los frutos a lo largo de las próximas semanas, en esta ocasión me siento muy satisfecho por haber constatado algo que ya venía observando desde hace tiempo, especialmente en el trabajo que realizamos regularmente en nuestros «hangouts» online, y es que urge la aplicación de un nuevo paradigma para la gestión efectiva de reuniones, más allá del uso de agendas que se hace en la mayoría de las organizaciones actuales. En cierto modo, el surgimiento de este nuevo paradigma responde exactamente a la misma necesidad que hizo surgir GTD a principios del siglo XXI como nuevo estándar en productividad personal: trabajamos en entornos líquidos, donde las necesidades y las circunstancias de trabajo cambian constantemente, por lo que resulta imposible saber de antemano qué es lo que tendrá más sentido hacer cuando llegado el momento de hacer.

Las V Jornadas fueron todo un ejemplo de aplicación de este nuevo paradigma. Con la ayuda de algunas herramientas de trabajo colaborativo y destilando nuestra experiencia de los meses pasados, afrontamos las diferentes sesiones de trabajo con una lista abierta de temas organizados y bien definidos. En cada sesión íbamos seleccionando los temas dadas las circunstancias del momento, manteníamos nuestro enfoque sobre él durante el tiempo necesario, y no seleccionábamos otro tema hasta haber cerrado completamente el anterior.

Al final de los tres días los resultados saltaban a la vista. Además de unos cuántos asuntos menores pero necesarios, cerramos un buen número de temas importantes para la red. Y lo mejor de todo, la sensación de todos los que estábamos ahí fue que, a pesar de que quedaron temas importantes pendientes, fueron unas de las Jornadas más productivas hasta la fecha. Creo que la razón es que habíamos utilizado nuestros recursos personales y de red de la manera más eficiente posible, gracias sobre todo a la aplicación de esta nueva metodología de gestión de reuniones.

¿Qué hicimos con los temas que aún era necesario cerrar? Pues como sucede cuando se practica bien GTD, si decides qué hacer y qué no hacer de acuerdo a criterios objetivos, no hay espacio para el estrés ni el sentimiento de culpa: lo que queda sin hacer queda sin hacer porque objetivamente no fue posible hacerlo, y por tanto, queda pendiente hasta que surja de nuevo el «contexto» adecuado para hacerlo.

Y precisamente eso es lo que sucedió en nuestro caso. Dada la importancia de algunos de los temas que quedaron pendientes tras las Jornadas, posteriormente buscamos de manera proactiva que se dieran las circunstancias necesarias para tratarlos y cerrarlos. Ello ha supuesto, en el momento de escribir esto, que ya hayamos tenido cuatro «hangouts» de trabajo, en los que hemos seguido avanzando.

Tengo que reconocer que el calibre de los proyectos que se avecinan para este año me itimidan un poco. Pero estoy absolutamente convencido de que, gracias a estas y otras innovaciones que estamos haciendo en OPTIMA LAB, lejos de ser un problema, los retos que vienen serán la demostración definitiva de que las personas pueden trabajar en red de manera altamente efectiva, incluso en entornos líquidos y exigentes como los actuales.

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