6 consejos para dar una videoconferencia online con éxito

El repentino auge del teletrabajo ha hecho que las reuniones laborales, conferencias e incluso entrevistas en línea formen parte de la nueva rutina tanto si nos gusta o si estamos preparados como si no. Ahora, incluso se hacen encuentros virtuales para mantener la motivación y dinámica del equipo de trabajo.

Otro factor que ha influido en el repunte de esta forma de comunicación es su uso para la impartición de conocimientos en cualquier área imaginable. Lucrarse mediante videocursos en línea también es una excelente manera de emprender. Pero saber cómo transmitir tus conocimientos a través de la pantalla puede ser el mayor desafío de tu nuevo negocio.Para muchos, hacer uso de esta estrategia no ha sido fácil: la cámara puede desatar el miedo escénico, algunos sienten que es más difícil que su mensaje traspase la pantalla. Pero toca aprender y hacer de esto parte de la nueva normalidad para que el trabajo remoto de tan buenos frutos como el trabajo presencial.  Para hoy hemos compilado una serie de consejos que ayudarán a lograr una mayor preparación antes de sentarse frente a la cámara:

1.   Organizar el contenido

En una videoconferencia no se debe de improvisar. Por eso, el contenido se debe preparar minuciosamente procurando cubrir todos los aspectos deseados. Se recomienda estructurar puntos cortos y específicos según el alcance del tema, explicados de manera clara y sencilla. Estima los tiempos que te lleva cumplir cada uno y verifica que cumplan con la duración estipulada para el evento.Además de tu discurso, debes preparar presentaciones o documentos que ayuden a esclarecer y visualizar lo que quieres decir. Usa tu ingenio para buscar herramientas que te permitan cruzar la frontera virtual: optar por más imágenes y gráficos antes que texto sirve de estímulo sensorial para captar y retener la atención de los participantes, y a su vez, mejora la comprensión del mensaje.

2.   Conexión con la audiencia

Según señala el portal El Observador, para lograr que el mensaje traspase la pantalla y ganar la atención de los asistentes durante toda la charla debes esforzarte en crear una conexión emocional.Para esto, es necesario aportar un toque de espontaneidad: un trato amigable, sin lenguaje rebuscado, y fomentar la participación de los asistentes mediante preguntas fuera de guion para que se sientan involucrados. Esto, siempre y cuando no se pierda el orden ni se afecte el timing.La estrategia del storytelling también es de gran ayuda para generar empatía. Consiste en narrar una vivencia personal que haga que los oyentes se sientan identificados con el tema. Esto no se hace de manera improvisada, sino que forma parte de la estructura de la videoconferencia.

3.   Control de tiempo

Es importante planificar el contenido de la reunión en base al propósito de la misma y la cantidad de asistentes. Ser directo, ir al grano y hacerlo de forma amigable y amena puede ser todo un desafío para quienes acostumbran a darle muchas vueltas al asunto. Pero insistimos, todo es cuestión de organización. En cuanto a los tiempos podemos sugerir las siguientes duraciones:

• 15 a 30 minutos en discusiones entre dos personas.
• 30 a 45 minutos en reuniones de equipo.
• 60 a 90 minutos para conferencias.

cuando hay varios exponentes, un tiempo de 45 minutos de charla y máximo 15 para preguntas y respuestas es lo común. Por cierto, se aconseja que si es posible, las preguntas sean enviadas antes del evento para que se pueda preparar una respuesta adecuada que eduque a todo el grupo.Además, se deben coordinar descansos entre un conferencista y otro. Al igual que en un evento presencial, los asistentes necesitarán comer algo, ir al baño o estirarse un poco antes de seguir. No es recomendable organizar eventos de más de 2 horas, así que es mejor hacer agendas semanales, por ejemplo, que saturar todo un día con presentaciones en línea.Fomenta la participación de la audiencia cada cierto tiempo, ya sea de manera espontánea o a través de preguntas según el tipo de reunión para mantenerla despierta y atenta.

4.   Elige un buen fondo

Por tonto que pueda parecer, el fondo es un elemento de gran importancia. Y es que, si usas uno cargado de elementos acabará por robarse la atención. Sabemos que algunos oradores gustan de presumir la decoración de su hogar, pero en los casos en los que se quiere que los asistentes realmente se concentren en el discurso, lo más aconsejable es usar de fondo una pared de color claro o blanco, con la menor cantidad de objetos posible. De esta manera, el foco serás tú.

5.   Calidad del internet

Este es otro factor delicado a la hora de elegir la habitación del hogar en la que se llevará a cabo la reunión en línea. Asegúrate de estar dentro del alcance y lo más cerca posible del dispositivo Wi-Fi o repetidor para evitar fallas de conexión. De igual manera, revisa que tu internet funcione correctamente unos minutos antes de iniciar el evento. Si la comunicación con el router no es buena ,podría no haber suficiente ancho de banda para transmitir una buena señal de vídeo o audio.

6.   Vestimenta apropiada

No porque el formato de presentación sea virtual y desde el hogar significa que sea buena idea usar tu ropa cómoda de casa.  Vístete para la ocasión, y no solo de la cintura para arriba. Puede surgir algún inconveniente técnico o domestico que requiera que te levantes para atenderlo. Al igual que el fondo, la ropa que elijas no debe distraer a la audiencia. Es un evento laboral, así que puedes elegir entre algunos de los atuendos que sueles usar en la oficina.

7.   Haz una revisión técnica:

Con antelación, revisa que todos los elementos técnicos para que llegado el momento funcionen de maravilla. Te sugerimos hacer lo siguiente:

• Descarga en tu ordenador el software que se utilizará para la conferencia. Si ya lo tenías, revisa que no requiera actualizaciones. Comúnmente, estos te permiten realizar pruebas de imagen y sonido e incluso, grabar un pequeño video para que puedas visualizar cómo serás visto por los demás. Dicha prueba de sonido te ayudará a darte cuenta de que, a diferencia de las conferencias presenciales, no es necesario subir el tono de voz. Tu volumen natural funciona perfectamente.
• Chequear la cámara con anterioridad te ayudará a seleccionar la mejor zona de tu hogar para montar tu videoconferencia. Además, te permitirá notar si hace falta agregar iluminación adicional para una imagen mas clara y nítida.
• Lo más adecuado es utilizar auriculares con micrófono (como los audífonos manos libres que traen los móviles). La amplitud del micrófono del portátil podría captar algún ruido de fondo de la casa, mientras que el de los manos libres se concentrará en tu voz.
• Sabemos lo cómodo que puede ser una videollamada desde el móvil, pero cuando de videoconferencias laborales se trata, se recomienda utilizar el ordenador o la portátil, ya que es muy probable que se compartan pantallas y debes poder verlas tal y como se transmiten y a buen tamaño.
• Lo más probable es que compartas tu pantalla y muestres material que apoye tu presentación, así que tomate tu tiempo para revisar todos los documentos que planees utilizar, que no tengan errores ortográficos, que se reproduzcan sin problema y que sigan la secuencia planeada.

Personalmente, creo que por mucho que ayuden todas estas soluciones virtuales a mantener la comunicación del equipo, para quien está acostumbrado al trato en persona nunca será lo mismo. Pero es innegable que han llegado para quedarse. Así que lo mejor que se puede hacer es aprender a usarlas de la mejor manera posible para aprovechar su potencial y sacarles el máximo provecho.
Alejandro Betancourt