Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Uno de los grandes secretos de la productividad es no tratar de retener en la cabeza todos nuestros compromisos e ideas, sino utilizar algún sistema fuera de nuestra mente donde poder organizarlos. Si el sistema es confiable, trabajaremos mucho más relaja y creativamente, pues tendremos la seguridad de que todo está ahí, disponible siempre que lo necesitemos –esa es precisamene la piedra angular de GTD.
Ahora bien, el primer paso antes de organizar nuestros compromisos e ideas –lo que David Allen denomina los frentes abiertos–, es recopilarlos justo en el momento y en el lugar en que surjan. Difícilmente podemos organizar algo que no somos capaces de retener, y creedme que confiarlo a la memoria no es una buena forma de hacerlo. Por eso, es fundamental contar con un buen conjunto de herramientas de recopilación que nos permitan capturar las ideas, no importa cuando ni donde estemos.
Por eso, en este artículo comparto con vosotros 7 herramientas que yo utilizo regularmente para recopilar ideas, y que han demostrado ser muy efectivas a lo largo del tiempo.
1. Bandeja de entrada física. La más obvia de todas, consiste en una bandeja o cajón donde depositar cualquier papel u objeto físico que me recuerde algún compromiso o tarea. Por ejemplo, facturas para pagar, documentos para archivar, discos de música que quieres pasar a tu ordenador, un tornillo de muestra para comprar, etc.
Lo recomendable es tener una bandeja física en todos aquellos lugares donde trabajes habitualmente. Generalmente ello significa en al menos dos lugares: la oficina y la casa. Especialmente en este último caso, evita que toda tu casa se convierta en una gran bandeja de entrada. El correo postal debe ir directamente a tu bandeja de entrada tan pronto entre por la puerta –bueno, está bien: después de pasar al baño ;-)
2. Libreta de notas. Ningún buen practicante de GTD se atrevería a poner un pie en la calle sin una libreta de notas en el bolsillo, incluso si utiliza otras herramientas de alta tecnología. Nuestro cerebro se pone creativo cuando menos lo esperamos, y no siempre nos vienen a la cabeza ideas bien estructuradas. Así que, si no quieres perder estas joyas creativas, es necesario tomar nota inmediatamente, ya sea en forma de dibujo o pequeño mapa mental.
Cualquier libreta es buena. Actualmente, Moleskine es sinónimo de libreta de notas y productividad. Yo prefiero ahorrarme el dinero que cuesta y los árboles cortados utilizando libretas ecológicas caseras, hechas con papel reciclado y un clip.
3. Correo electrónico. El correo electrónico como bandeja de entrada ya no es opcional en la mayoría de los casos. Para bien o para mal, una gran cantidad de nuestros compromisos y obligaciones nos llegan por este medio, así que es fundamental manejarlo correctamente.
Muchos tenemos más de una cuenta de correo que antender. En mi caso tengo cuatro: la de mi trabajo, una cuenta personal, una cuenta para el blog, y la de un pequeño negocio de mi mujer que yo administro. Para facilitar la gestión, tengo configurados todas mis cuentas –excepto la del trabajo– en un mismo programa de correo. De esa forma, cuando me siento al ordenador puedo procesar todo al mismo tiempo.
4. Carpeta “Descargas” en el ordenador. Muchos correos electrónicos son sólo el medio para hacernos llegar archivos adjuntos que hay que procesar. Otras veces sencillamente los descargamos directamente de Internet. En cualquier caso, es necesario centralizar todo ese material en algún lugar para facilitar su procesamiento.
En mi caso, utilizo una carpeta llamada “Descargas” –durante un tiempo la llamé “Inbox”, pero finalmente me incliné por un nombre un poco más descriptivo. Todos los días visito esta carpeta y proceso el contenido: borro, transfiero al archivo de referencia o muevo a alguna carpeta de proyecto en el que estoy trabajando.
5. Grabadora de voz. Cuando estás en la calle no siempre es posible escribir en la libreta, o simplemente no resulta práctico. En estos casos, grabar una nota de voz es mejor, y a veces más rápido.
Yo paso una hora diaria conduciendo, en promedio. Curiosamente, durante estos trayectos se me ocurren una gran cantidad de ideas. Así que adquirí un teléfono móvil con la capacidad de grabar notas de voz, y lo llevo siempre conmigo. Una vez al día –generalmente por la mañana– proceso las notas grabadas.
Por cierto, que aunque no suelo tener muchos mensajes de voz en el teléfono, merece la pena decir que los trato exactamente de la misma forma que las notas grabadas.
6. Cámara fotográfica. A veces una imagen vale más que mil palabras. Otras, una sesion fotográfica –como el cumpleaños de tu hijo– constituye en sí mismo el objeto a procesar. Por tanto, conviene que consideres seriamente una cámara fotográfica como herramienta de recopilación, especialmente hoy en día en que casi cualquier dispositivo de mano tiene capacidades fotográficas.
De nuevo, yo utilizo mi teléfono móvil para tomar fotos, lo que simplifica mucho mi vida productiva.
7. Bandeja de entrada portátil. Por último, no hay que perder de vista que muchos papeles llegan a nuestra mano cuando no estamos en la oficina o en casa: recibos de compras, folletos, tarjetas de presentación, etc. En estos casos conviene tener siempre a mano un medio de recopilación física portátil.
El secreto es que todo vaya siempre a un mismo lugar. Aunque la cartera puede servir para guardar algunas cosas, como los recibos y las tarjetas, no siempre resulta útil para otro tipo de documentos. Así que yo siempre llevo un sobre de plástico trasparente con cierre tipo “zip” en la mochila del ordenador, donde deposito todo lo que cae en mis manos. Cuando llego a casa o la oficina, vacío el contenido en la bandeja de entrada física y me olvido.
Y tú, ¿utilizas algunas de estas herremientas de recopilación? ¿Se te ocurren otras que no están en la lista? Comparte con nosotros tu experiencia en un comentario.
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