Vaya por delante lo principal: empezar a usar GTD poniendo todo tu foco en disponer de un software “galáctico” es empezar la casa por el tejado. La clave para hacerte con el sistema es que introduzcas en tus circuitos neuronales algunos hábitos productivos que al día de hoy no están, y para ello necesitas un plan y quizás alguna fórmula… lo que te va a dar el software es un empujoncito en la adquisición de algunos hábitos (como, por ejemplo, el de capturar todo en el momento) y mucha eficiencia en el acceso a tu “memoria extendida” (tus listas) y en su manejo.
No obstante, cada vez me encuentro con más personas que cuando descubren que los beneficios que GTD les puede aportar superan el esfuerzo personal que tendrán que realizar , quieren tomar una buena decisión en relación al software. Este es un tema a tomarse en serio ya que, aunque siempre es posible cambiar, el cambio de software es costoso en términos de tiempo y de aprendizaje. Así pues, aquí voy a dejar algunas pistas para quien esté en este punto. * Aunque es algo que ya hice hace más de 2 años, he descubierto que es mucho tiempo y que las cosas que contaba están ya muy anticuadas (por ejemplo, Aje Arruti me ha contado que Outlook o Google ofrecen ahora mismo todos los recursos necesarios para servir a GTD).
Casi siempre lo más difícil es tener criterios claros para elegir bien y por esto podría interesarte empezar conociendo qué características debería tener cualquier sistema GTD. Otra cosa a considerar es que quizás tengas en tu caso razones suficientes para utilizar un sistema de baja tecnología, es decir, en papel.
Aunque al final del post te voy a dar unas referencias más completas, en mis talleres yo suelo mencionar tres opciones:
- Mi opción es una combinatoria de Evernote y Google Calendar. Yo hace tiempo lo conté aquí pero en esta magnífica serie de posts de Rubén Alzola podrás identificar todas las claves y en este otro post de David Torné, algunos matices más… El único inconveniente que le veo a esta opción es que no es un software específico para GTD y tienes que destinar cierta parte de tu energía mental a hacer cosas que en otros sistemas están automatizadas. Sin embargo, si utilizas ya Evernote para otros menesteres te va a resultar fácil ampliar su uso también como “gestor de tareas”.
- Nubbus es una alternativa de software libre para GTD (hay algunas más para Linux en el cierre de este post). Solo tiene versión de navegador y smartphone. Con el tiempo la estoy desestimando porque sus creadores no la han desarrollado hace tiempo.
- Facilethings es software para GTD con un aporte pedagógico pensado para facilitar los pasos del flujo de GTD y para ayudarte a ir haciéndote con los hábitos. De hecho conozco personas que no se sienten cómodas en el manejo de otros programas y que sin embargo están encantados con Facilethings. Tiene una versión mensual de prueba.
Yo estoy encantado con Evernote. Quizás sea porque estoy habituado a su uso y porque entiendo que, como defiende Jeroen Sangers, “el mejor gestor de tareas es… la solución que ya estás usando”. Jeroen también tiene una serie en la que recomienda software para Windows, para OS X, para Linux, para iOS y para android. Es la reseña más completa que conozco sobre software GTD y te la recomiendo antes de tomar tu decisión.
photo by: jean-louis zimmermann