Aprender a “planificar en tiempos líquidos” es exactamente lo contrario a “liquidar” la planificación. Eso que pasa cuando la semana o el día anterior te has planificado pero las urgencias y los cambios inesperados de prioridades te obligan a mover las fichas de tu planificación del calendario… una vez más. Eso que te te hace sentir mal por la sensación de no cumplir tus compromisos, de arrastrar algunos proyectos y tareas día tras día y de no llegar. Eso que te hace plantearte aquello de “¿qué sentido tiene planificarse si solo puedo gestionar urgencias?”… Realmente ninguno, a no ser que entendamos la planificación de un modo diferente a como nos enseñaron con aquellos viejos métodos de “gestión del tiempo” diseñados para una realidad diferente.
No estaría mal que en primer lugar tratáramos de perdonarnos (como dice el tatuaje de un famoso tenista “Siempre fallaste; no importa, inténtalo otra vez, falla mejor”). Planificar es hoy más difícil de lo que fue nunca. La realidad es mucho menos estable. Fluctúa continuamente. Las prioridades te las cambian, no siempre las decides tú. En definitiva, estos “tiempos líquidos“obligan a que la planificación tenga que plantearse de otra forma. Necesitamos métodos que nos hagan más adaptables. Y ahí se sitúa GTD.
Ya hemos visto cómo algunos hábitos nos pueden ayudar a que no se nos escape nada y a ir ligeros de equipaje. También hablábamos de preparar adecuadamente las tareas para cuando llegue el momento de realizarlas. Ahora estamos planificando los próximos días y no queremos que todo quede en papel mojado…
2 HÁBITOS PARA PLANIFICAR PARA EL CORTO PLAZO
1. Trata de no saturar el calendario. Utilízalo solamente para citas que tengan establecida un día y una hora. Y el resto puedes dejarlo “en blanco”. Se trata de un espacio para ir avanzando en tus distintos proyectos y para atender a aquellas urgencias que requieran tu atención. En ocasiones suelo encontrarme con que resulta muy difícil tener espacios libres dado que todo el calendario se atiborra de reuniones. Si este es tu caso deberías revisar la necesidad de tanta reunión: ¿qué pasaría si no se celebraran?, ¿no hay formas alternativas de conseguir los mismos objetivos?, ¿qué impide ponerlas en práctica?
2. Revisa todos tus proyectos y elabora una lista con las próximas acciones que tienes que emprender. Para ello piensa solo en cuáles deberías ejecutar en los próximos días teniendo en cuenta que la lista no debería ser demasiado larga. Asegúrate también de que esta lista está compuesta de acciones claras. Una vez que tengas esta lista, el reto será que vayas ejecutando cada una estas tareas en el momento más adecuado. La forma más eficaz de conseguirlo es poniendo a cada tarea algunas etiquetas que, sobre la marcha, te faciliten la respuesta a “¿qué es lo mejor que podría estar haciendo en este momento?”. Las etiquetas que más ayudan hacen referencia a:
- Tiempo disponible (<15 minutos, <30 minutos, 1 hora, 2 horas…)
- Energía disponible (alta, media, baja…)
- Situación o contexto en el que te encuentras [lugar (oficina, casa, aeropuerto...), persona (Luis, María...), herramienta (wifi, teléfono, mail...)]
- Prioridad (alta, media, baja… : la que te dan o crees que aporta más a tus objetivos)
Si te planificas de esta forma, tu trabajo puede ser mucho más productivo ya que tendrás bajo control el “maremagnum” del día a día. Por un lado has conseguido seleccionar lo que deberías hacer siempre que te fuera posible y por otro puedes decidir continuamente qué acciones se adaptan mejor a cada momento en función del tiempo que tienes, de tu energía o de los medios que tienes a tu disposición.
Aunque las condiciones cambien tú siempre tienes un orden que seguir: en primer lugar tienes horas de tu agenda comprometidas con alguien, después dispones siempre de espacios para responder a los imprevistos que lo requieran y finalmente tienes también tiempo para centrarte en lo más adecuado en función de la situación en la que te encuentres. Seguirá habiendo muchas cosas a las que no llegues, pero al menos tendrás la seguridad de haber utilizado tu tiempo de la mejor manera posible.