El fracaso de la mayor parte de startups durante los cinco primeros años de vida, se debe, en gran medida a la falta de planificación que supone tener gastos innecesarios que se pueden evitar o reducir.
Gastos más habituales de una startup
Una startup que comienza su actividad tiene una serie de gastos que suelen ser los siguientes:- Investigación de mercado. Conocer a los competidores y al mercado en el que vas a trabajar es fundamental para que tu empresa tenga éxito, para ello tendrás que hacer una investigación de mercado y ver si existe una oportunidad para tu producto o servicio.
- Alquiler de local u oficina y sumistros. Es habitual que los emprendedores decidan alquilar un local, oficina o espacio de coworking. Este es un gasto fijo que se debe pagar todos los meses. Además, tendrás que pagar los suministros como el agua o la electricidad.
- Servicios de profesionales. Es probable que necesites contratar a una asesoría o una gestoría que elabore la contabilidad de la empresa y prepare las declaraciones de impuestos.
- Creación de una sociedad. Si decides crear una sociedad en cuyo caso deberás considerar los gastos de constitución (notaría, registro mercantil, impuestos etc.).
- Seguros y licencias. Puede que necesites contratar seguros de responsabilidad civil profesional o un seguro para el local que alquiles y que tengas que tramitar una licencia de actividad para tu local. Son gastos que sumarán a tu lista.
- Materiales y equipos. Seguramente necesitarás ordenadores, impresoras, teléfonos, material de oficina etc.
- Publicidad. Puede que haya que invertir en publicidad, por ejemplo, en Google Ads o en redes sociales como Facebook. Con técnicas de growth hacking podrás lograr elevar de forma considerable tus ingresos con una inversión reducida, por ejemplo.
- Contratación de empleados. Si necesitas formar un equipo tendrás que contratar empleados con distintas cualidades y experiencias. Esto supone gastos de salarios y de cotización en la Seguridad Social.
- Gastos financieros. Es importante que tu empresa tenga una cuenta bancaria propia, por lo que tendrás que abrir una y, por otro lado, si has solicitado financiación a un banco para montar tu empresa, tendrás que considerar los gastos que ello supone (intereses etc.).
En cualquier caso, los que hemos descrito son los gastos más habituales pero pueden ser diferentes en función del tipo de negocio que se quiera crear: una e-commerce, una empresa tecnológica, un bar, una tienda de ropa… las posibilidades son infinitas y los gastos pueden variar mucho.
¿Cómo reducir los gastos?
Ya tienes claros los gastos que podrías tener al montar un negocio, por lo que es importante que conozcas las formas que existen de reducirlos:- Aprovecha subvenciones a la contratación. Si debes contratar personal puedes aprovechar las subvenciones a la contratación de determinados colectivos que te permitirán ahorrar.
- Contrata a freelances. Algunas tareas de tu startup las podrás delegar en trabajadores freelances que te ayudarán con su expertise pero que contratarás cuando los necesites.
- Comienza sin crear una sociedad. Si vas a trabajar tú solo inicialmente, puedes comenzar tu emprendimiento sin crear una sociedad. Más adelante, cuando la empresa crezca y genere ingresos podrás plantearte crear una sociedad mercantil.
- Trabaja desde casa y no alquilar local (o alquilar un espacio de coworking). Pagar una renta de un local u oficina mensualmente puede resultar muy gravoso. Para evitarlo, puedes trabajar desde casa o buscar opciones más baratas como el alquiler de un espacio de trabajo compartido o un coworking.
- Ajusta los seguros al valor real de lo asegurado. En ocasiones contratamos seguros que valoran lo asegurado (por ejemplo, el contenido de local, que pueden ser los materiales de oficina, ordenadores etc.), por encima de su valor real. Comprueba el valor real de lo que tienes en el local y ajusta el seguro para reducir la prima que pagues anualmente.
- No asumas gastos no previstos. Si haces una previsión de gastos mensuales y anuales podrás saber en qué te gastas cada euro y podrás controlar mejor los aspectos financieros de tu empresa. Evita gastos no previstos y que sean innecesarios Sé realista con lo que necesitas y con lo que no, puede que el último modelo de ordenador no sea fundamental para tu negocio.
- Ten cuidado con los gastos fijos. Si hay algo que debes evitar siempre para que la liquidez de tu empresa no se vea afectada, son los gastos fijos. Habrá algunos que sean necesarios pero otros los podrás reducir o eliminar.
¿En qué gastar en cada etapa de la startup?
En cada etapa de tu startup tendrás que enfocarte en gastar en determinadas cosas, veamos cada situación con detalle:- Etapa cero: es la etapa de testeo y de elaboración de un plan de negocio. La empresa está comenzando y tendrás que invertir en elaborar un producto mínimo viable para saber si interesa en el mercado, hacer una investigación de mercado y conseguir los primeros clientes.
- Etapa de crecimiento: en esta etapa te deberás centrar en los gastos para obtener financiación, fidelizar a los clientes que hayas obtenido y en captar nuevos clientes, así como en desarrollar producto mínimo viable para que se convierta en el producto o servicio final que quieres vender.
- Etapa de profesionalización: en esta etapa llega el momento de automatizar tareas (como las derivadas de las estrategias de marketing, algunas tareas relacionadas con la contabilidad etc.) y de invertir en dar un mejor servicio al cliente.
Pero no olvides que de nada sirve controlar los gastos si no aprendes a gestionar bien tus ingresos logrando cobrar a tiempo y conociendo quién te debe dinero y cuánto para hacer seguimiento.
En definitiva, no se trata de que realices recortes sin más, sino de que puedas hacer todo lo que te propongas gastando menos para que tu empresa pueda crecer y evolucionar y cobrando los trabajos que realizas en tiempo y forma.
Alejandro Betancourt