La sensación de falta de tiempo es muy frecuente en la mayoría de nosotros y es muy importante trabajar a nivel personal para mejorar la calidad de vida. Cuando administramos mal nuestro tiempo podemos precipitarnos en la toma de decisiones, dudar entre varias alternativas, no cumplir con compromisos, sentir apatía tras actividades no productivas…
Una buena forma de administrar el tiempo es priorizando tareas, así que es muy importante tomar las decisiones adecuadas sobre a qué dedicar el tiempo, sólo unas cuantas actividades son importantes. Podemos conseguir más tiempo dedicando mucho tiempo a las actividades que tienen valor para nosotros y atendiendo poco tiempo a tareas poco relevantes. Administrar el tiempo es establecer la importancia que queremos dar a cada tarea y decidir el tiempo que le vamos a dedicar.
La importancia de cada actividad vendrá determinada por los objetivos a conseguir a corto, medio y largo plazo.
De acuerdo con la importancia asignada a cada tarea, estableceremos la planificación horaria de actividades diaria.
Para conseguir autocontrol para administrar el tiempo seguiremos una serie de pasos:
1. Definición del problema y evaluación del tiempo dedicado a cada tarea:llevaremos un registro sistemático de nuestras actividades cada día para ver exactamente cómo estamos gastando el tiempo, durante al menos 3 días. Después agruparemos las diferentes tareas en varias categorías:
– Trabajo:
Tareas importantes
Tareas urgentes
Tareas poco relevantes
Reuniones
Relaciones sociales
Descanso
– Fuera del trabajo:
Aseo personal
Tareas de casa
Comida: preparación y tiempo para comer
Teléfono
Televisión
Hobbies
Deporte
Relación de pareja
Atención a los hijos
Actividades familiares
Lectura
Compras
Actividades sociales
Dormir
– Otras actividades: excepcionales
2. Establecimiento de objetivos: estableceremos nuestros objetivos a corto plazo (1 semana), medio plazo (6 meses) y largo plazo (5 años). Después ordenaremos los objetivos en función de la importancia que tenga para nosotros explicitando los objetivos y estableciendo un orden jerárquico. A continuación elegiremos las 2 primeras actividades a corto, medio y largo plazo y a ellas hay que dedicar todo el tiempo que requieran. El resto de objetivos aunque son importantes no son prioritarios, por lo que deben ignorarse hasta que se cumplan los objetivos prioritarios.
Cuando se hayan cumplido los objetivos prioritarios, se continuará con los 2 siguientes en la lista de prioridades y así sucesivamente. Cada día tendremos 2 objetivos importantes a corto plazo, 2 a medio y 2 a largo.
3. Planificación de actividades: establecer qué actividades se han de realizar y en qué momentos del día. Por ejemplo dedicar todos los días 1 hora por la noche o media hora por la mañana y media por la noche, estableciendo un horario fijo todos los días y establecer qué se hará en esa hora cada día (por ejemplo si nuestra prioridad es jugar más con los niños, planificar que un día saldremos a correr con ellos, otro día nos disfrazaremos y otro día pintaremos con ellos).
Es importante aprender a decir no a los objetivos no prioritarios, ignorar los objetivos restantes hasta completar los prioritarios, incluir tiempo para imprevistos e interrupciones y planificar pequeños periodos de descanso.
Se puede establecer una matriz de decisiones de doble entrada atendiendo a la urgencia de las tareas, pero sin olvidar su importancia.
4. Evaluación de resultados: el punto de referencia es la eficiencia en la consecución de los objetivos establecidos, teniendo en cuenta que lo más importante es hacer un buen uso de nuestro tiempo.
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