En esta ocasión voy a tratar un tema muy técnico, exclusivamente dirigido a quien quiere utilizar Evernote para GTD y no acaba de encontrar la forma de usarlo con los proyectos. Esto es algo normal ya que Evernote no es una App diseñada para GTD y hay que buscar la forma de adaptarla al sistema.
*A este respecto hay que decir que este es probablemente el inconveniente más importante de usar una aplicación que no ha sido diseñada para GTD ya que hay parte de tu energía mental que se te irá en hacer ajustes y en encontrar tu forma de usar Evernote para GTD y esto no es lo más eficiente.No obstante, voy a tratar de compartir contigo lo más importante y ser claro. También puedes ver aquí como Rubén Alzola resuelve este mismo asunto. Además, si necesitas más ayuda también podemos seguir la conversación en los comentarios o podría ayudarte de un modo más personalizado.
Lo primero que tienes que saber es la “traducción” de las utilidades de Evernote a GTD:
- Las “notas” sirven para las “acciones”… y para los “proyectos”
- Las “libretas” para las “listas”
- Las “pilas” para agrupaciones de “proyectos”
- Las “etiquetas” para “criterios” y “contextos”
Tras probar varias formas, esta es la que he conseguido desarrollar y me parece más completa:
- Utilizar una “nota” para cada proyecto. Esta “nota” será una especie de “pantallazo” completo de todo el proyecto, una especie de panel de indicadores en el que podremos tener bajo control todo el proyecto. Si queremos tener esta fotografía tan clara de cada proyecto tendremos que hacer en esta nota una copia de todas las acciones que tengan que ver con el proyecto y que estén en otras “notas” o “libretas“(en la foto de más abajo puedes ver cómo en la nota del proyecto “X” aparecen todas las acciones o cosas que aparecen en otras libretas/ listas tales como “A la espera” o “Tal vez/ algún día”). Pero es una buena forma de ganar claridad y control sobre el proyecto. Dentro de esta nota de proyecto, utilizo un pequeño truco (con las “casillas de verificación” y el “tachado”) para poder ver desde la propia nota cuál es el estado de proyecto:
- Cuando una acción tiene marcada la casilla de verificación, eso indica que esa acción ya ha sido procesada y está contemplada/ organizada en una nota en la libreta/lista correspondiente.
- Si esta acción está, además, tachada, eso indica que esa nota/acción estuvo en la lista de próximas acciones o en la de espera pero que ya se ejecutó.
- Dentro de la misma nota, incluir un mapa mental para que puedas hacer el brainstorming del proyecto cuando realices la planificación natural del mismo. También lo puedes utilizar para actualizar el proyecto con nuevas ideas que te vayan surgiendo…
- Incluir también en esta nota de proyecto el encaje del mismo con los 6 niveles de perspectiva. De este modo podrás integrar la visión horizontal con la vertical en cada proyecto y así tener claro el sentido del mismo.
- Introducir el resto de información, documentos y asuntos relativos al proyecto en una “pila” llamada “material apoyo proyectos”
- Enlazar la nota de proyecto con las notas de las distintas acciones. De este modo podrás navegar con más facilidad entre unas y otras. Para ello tan solo tienes que hacer click con el botón derecho en las notas que quieras vincular, “Copiar enlace de nota” y pegarlo donde lo quieras. Otra cosa que también ayuda es etiquetar todas las notas con el nombre del proyecto: de este modo podrás buscarlas con esa etiqueta.
Para que puedas ver todo esto con más claridad te lo explico con un ejemplo en este pequeño video: