Tan importante como desarrollar los cinco hábitos básicos de la productividad personal es entender la diferencia entre lo simple y lo simplista. Que algo resulte más o menos complejo de lo que a uno le gustaría no es relevante desde el punto de vista de la efectividad. Cada problema a resolver tiene una solución óptima. Y en el caso que nos ocupa, la solución que propone GTD para la mejora de la productividad personal es, hasta ahora, la más universal, simple y eficiente posible. Cualquier solución alternativa, con menos listas, dejará de ser simple y se convertirá en una solución simplista y, por tanto, inefectiva.
Para el caso más sencillo, y en teoría, es perfectamente posible trabajar con sólo cuatro grupos de recordatorios o listas —sin contar el calendario. El problema es que trabajar con cuatro listas es una utopía, especialmente si necesitamos movernos en los entornos complejos a los que debe enfrentarse el trabajador del conocimiento de hoy en día. Por eso, casi siempre, será necesario fragmentar algunas de esas cuatro listas en sublistas, más pequeñas pero de igual naturaleza que sus listas «madre». La idea es, como siempre, gestionar nuestro flujo de trabajo de la manera más eficiente posible, sin perder las ventajas de un enfoque como el que propone GTD.
Veamos los cuatros grupos de listas que necesitamos para practicar GTD, y bajo qué circunstancias puede ser necesario fragmentarlas para que sigan resultando útiles.
Listas «A la espera»
La lista «A la espera» contiene un inventario de todas las siguientes acciones o resultados —proyectos—, que tienen que hacer otros, y de los que tú eres responsable. En un momento dado, esta lista puede contener fácilmente de veinte a treinta recordatorios, y para entornos realmente complejos, pasar ampliamente de cincuenta.
La mayoría de las personas son capaces de trabajar con una sola lista de asuntos «A la espera». Dado que la revisión de esta lista suele realizarse una vez a la semana —durante la revisión semanal, como veremos más adelante—, normalmente no supone un problema el que tenga muchos elementos. Sin embargo, a algunas personas les resulta útil tener dos listas de asuntos a la espera, una para las cosas de revisión semanal —la lista «normal»—, y otra para las cosas que requieren revisión más frecuente. De ese modo se aseguran de dar seguimiento a los asuntos más perentorios sin necesidad de tener que revisar cosas que pueden esperar más tiempo, agilizando el proceso.
También, aunque menos frecuente, algunos practicantes de GTD separan en una lista distinta los proyectos que están «a la espera», es decir, aquellos asuntos más o menos complejos que están en manos de otros, y de los que quieren mantenerse al tanto de manera regular, quizá con una frecuencia distinta al resto de asuntos que están a la espera.
En cualquier caso, la naturaleza de todas estas listas es siempre la misma: asuntos que están en manos de otros, y a los que queremos seguir la pista para asegurarnos de que se tratan en tiempo y forma.
Listas de «Proyectos»
La lista de proyectos contiene un inventario de todos los resultados que tienes pendientes de alcanzar, que requieren más de un paso —siguiente acción—, y que puedes alcanzar dentro del plazo máximo de un año. De nuevo, dependiendo de la complejidad del entorno en que te muevas, esta lista puede tener desde veinte hasta más de cien recordatorios.
Esta lista se comporta como un catálogo de frentes abiertos. Cuando un asunto no queda liquidado con una siguiente acción, debe añadirse un recordatorio a esta lista. Es la manera que tenemos de no perderle la pista a los asuntos conforme vamos completando las siguientes acciones que lo componen.
Como sucede con la lista «A la espera», dado que se revisa semanalmente, la mayoría de las personas pueden trabajar sin problemas con una sola lista de proyectos. Sin embargo, a muchos usuarios avanzados de GTD les gusta dividir esta lista y agrupar sus proyectos por área de responsabilidad —un concepto clave en GTD y que veremos más adelante—, de manera que les resulte más fácil identificar aquellas áreas potencialmente peor atendidas. También es posible agrupar los proyectos que requieren revisión semanal por un lado, y los que requieren revisión más frecuente por otro, como sucede con la lista «A la espera». E incluso, a algunos profesionales les resulta útil separar los proyectos de carácter personal de los de carácter profesional.
De nuevo, sea cuál sea el criterio usado para dividir la lista de proyectos, todas las sublistas de proyectos deben contener recordatorios de la misma naturaleza. Es decir, resultados que necesitan más de un paso o siguiente acción, y que pueden alcanzarse durante los próximos doce meses.
Listas de «Siguientes acciones»
La lista de «Siguientes acciones» contiene un inventario de todas las acciones físicas, visibles, que puedes llevar a cabo en un momento dado, sin ningún tipo de dependencias. Es una lista que contiene el trabajo real que hay que hacer.
De todas las listas, esta es quizá la primera candidata a ser fragmentada, no solo por el alto volumen de elementos que puede alcanzar, sino porque es necesario revisarla con mucha frecuencia —habitualmente varias veces al día—, para que resulte útil. Dado que revisar una lista larga da mucha pereza, especialmente si tienes que revisarla muchas veces al día, lo que tiene sentido es agrupar las siguientes acciones según criterios que te permita enfocarte solo en un subconjunto de ellas cada vez: aquellas siguientes acciones que puedes hacer en este momento.
De aquí surge el concepto de «contexto» en GTD, del que hablaremos más adelante en detalle. Por ahora basta con que te quedes con la idea de que, dadas las circunstancias de un momento dado, deberías poder ver agrupadas sólo aquellas cosas que puedes hacer, en función de lo que necesitas para poder hacerlas, al mismo tiempo que ocultar aquellas que no puedas hacer, simplemente porque no tienes la herramienta, tiempo o energía, o no estás con la persona o en el lugar necesarios para poder hacerlas, aunque quisieras. De ese modo, cuando llegue el momento de elegir qué hacer, en lugar de tener que revisar cada vez una lista con varias decenas de siguientes acciones, podrás elegir solo de entre unas pocas, aumentando las probabilidades de hacer en cada momento lo qué tiene más sentido hacer, eliminando distracciones.
Aunque en teoría, y para entornos con escasa complejidad, podría ser perfectamente viable trabajar con una única lista de «Siguientes acciones», en la práctica casi nadie puede ser efectivo sin utilizar varias listas de contexto.
Listas «Algún día/Tal vez»
Por último, la lista «Algún día/Tal vez» contiene un inventario de todas aquellas cosas que no requieren acción, al menos no en este momento, y que pueden esperar al menos hasta la próxima revisión semanal antes de hacerlas, si es que finalmente hay que hacerlas.
Esta es quizá una de las listas más complejas de gestionar, porque habitualmente contiene una ingente cantidad de elementos —literalmente, cientos—, que además requieren distinta frecuencia de revisión. Definitivamente, aunque GTD no hace ninguna propuesta específica para gestionar esta lista, rápidamente te darás cuenta de que tener una sola lista «Algún día/Tal vez» es muy poco efectivo. De todas las propuestas que conozco para gestionar los elementos incubados en esta lista, la que más me gusta —y la que utilizo personalmente—, es la de mi colega y maestro José Miguel Bolívar, que consiste en separar los elementos de «Algún día/Tal vez» que requieren revisión frecuente —semanal—, de las que requieren revisión menos frecuente. Para ello, José Miguel utiliza la lista «Esta semana no», una escisión de la lista «Algún día/Tal vez» que contiene sólo aquellos elementos que debes revisar todas las semanas.
Para el resto de elementos de la lista «Algún día/Tal vez», se pueden utilizar diversos criterios que faciliten su revisión llegado el momento. Una práctica muy extendida consiste en crear sublistas en función del tipo de decisión que queremos tomar. Así, puedes tener una lista de libros que quieres leer, una lista de películas que quieres ver, una lista de posibles lugares para ir vacaciones, una lista de gadgets que te gustaría comprar, etc. De esta forma, cuando llegue el momento de decidir dónde vas a ir de vacaciones este año, o cuando quieras elegir un libro para leer en vacaciones, solo tendrías que revisar la lista correspondiente.
Foto por Chris Dick vía Flickr