Así, para muchas personas el «calendario» —o agenda— no es más que una herramienta que sirve para planificar el trabajo. Se trata de un «bote» multiusos que generalmente utilizamos para recordar citas y organizar nuestras tareas según su prioridad. De hecho, los expertos en gestión del tiempo recomiendan justamente eso: anota tus tareas, luego asígnales una prioridad, y finalmente planifícalas en el calendario con arreglo a su prioridad. El resultado de esta forma de trabajar probablemente ya sabes cuál es: frustración por no poder cumplir todo lo que pones en el calendario, pérdidas de tiempo replanificando tareas y estrés por no llegar a tiempo a la mayoría de las fechas de vencimiento.
En GTD, el calendario tiene dos significados distintos. En primer lugar, «calendario» puede referirse a una herramienta de organización, como la agenda a la que todos estamos acostumbrados de la que acabamos de hablar. Por otro lado, «calendario» también puede referirse a una categoría organizativa. Recuerda que existe una diferencia entre categorías y herramientas organizativas: mientras que las categorías las utilizamos para «etiquetar» mentalmente la naturaleza de lo que queremos organizar, las herramientas sirven para dar vida —implementar— físicamente las categorías. Es decir, que una categoría organizativa de GTD puede implementarse en la vida real con una o varias herramientas, y viceversa.
Ese es precisamente el caso del «calendario» como herramienta y como categoría. El calendario, como categoría organizativa, puede ser implementado con una herramienta «calendario», pero también mediante otras herramientas, como un sistema de 43 carpetas, una lista de compromisos ordenados por fecha, etc. Al mismo tiempo, el calendario, como herramienta organizativa, puede ser usado para implementar la categoría «calendario», pero también puede usarse para implementar otros conceptos diferentes de GTD, como por ejemplo el archivo de seguimiento, que técnicamente pertenece a la categoría organizativa de «Algún día/Tal vez», lo que algunas personas denominan «incubadora».
El calendario como categoría organizativa
En la metodología GTD, solo hay tres tipos de elementos que deben categorizarse —mentalmente— como parte del «calendario», y son los siguientes:
- Acciones con fecha concreta. Cualquier acción que debemos llevar a cabo en un día concreto, sin importar la hora. Por ejemplo, hacer una llamada que nos habíamos comprometido a hacer ese día.
- Acciones con fecha y hora concreta. Cualquier acción que debemos llevar a cabo un día a una hora concretos. Es decir, básicamente citas o reuniones acordadas con terceros.
- Información de un día concreto. Información que puede resultar útil en una fecha concreta, como por ejemplo el cumpleaños de alguien, o un programa de TV que quieres ver si tienes ocasión.
De lo anterior se deduce que una acción que tiene fecha de vencimiento nunca se organiza en la categoría de «calendario», lo cuál puede parecer casi herético para alguien que ha estado practicando gestión del tiempo durante años. Y la razón es muy sencilla.
El calendario GTD solo debe contener acciones e información que tiene sentido hacer o consultar en una fecha determinada. Es, como el propio David Allen dice, «territorio sagrado». Reservando el calendario sólo para aquello que tiene fecha fija impuesta por terceros —no inventadas—, lo liberamos de «falsos» compromisos, que lo único que hacen es dificultarnos enormemente la tarea de separar aquello que nos gustaría hacer de aquello que debemos hacer hoy sin falta. No es un capricho. Eliminar ruido del calendario resulta fundamental a la hora de facilitar la elección de qué hacer en primer lugar, porque no puede esperar, en contraposición a lo qué podría quedarse sin hacer llegado el caso, al menos hasta mañana. Lo que puede esperar si el día se complica jamás va al calendario.
Más adelante, cuando lleguemos al cuarto de los cinco hábitos básicos de la productividad personal, veremos dónde se organizan las acciones que tienen fecha de vencimiento, y cómo debemos gestionarlas para asegurarnos de que se completan a tiempo, sin necesidad de «calendarizarlas».
El calendario como herramienta organizativa
El análisis de las herramientas específicas necesarias para implementar las categorías organizativas no forman parte de la metodología. De hecho, David Allen aprovecha siempre que puede para aclarar que GTD es una metodología independientemente de la herramienta. Es decir que, desde el punto de vista formal, podrías implementar la categoría organizativa «calendario» sin un calendario, y seguirías practicando GTD genuino.
Dicho esto, la mayoría de los practicantes experimentados de GTD utilizamos algún tipo de calendario, físico o digital, para implementar la categoría organizativa «calendario» de GTD. Lo cual es, a mi juicio, la mejor implementación posible, siempre que respetes el «territorio sagrado» del que hablaba antes.
Además, muchos practicantes experimentados también usamos algún tipo de calendario para implementar lo que en GTD se conoce como archivo de seguimiento, un concepto que, como decía antes, forma parte de la categoría organizativa «Algún día/Tal vez», y que sirve para organizar recordatorios de acciones que pueden hacerse, o queremos considerar hacer, a partir de una fecha futura. La razón para separar las acciones futuras que deben ejecutarse con fecha fija —en el calendario—, y las acciones que pueden o deben ejecutarse a partir de una fecha futura —en el archivo de seguimiento—, tiene que ver con las distintas implicaciones que tienen unas y otras a la hora de elegir qué hacer en cada momento. Su distinta naturaleza hace que necesitemos formas distintas de gestionarlas, como veremos más adelante al hablar del quinto hábito básico de la productividad personal.
En cualquier caso, si usas una herramienta de tipo «calendario» para gestionar todas las acciones futuras juntas, recuerda que conceptualmente las acciones de la categoría «calendario» son distintas de las acciones de la categoría «Algún día/Tal vez» del archivo de seguimiento, y deberías poder verlas de manera separada, ya sea manteniéndolas en distintos calendarios, o utilizando diferentes colores. Y que el calendario nunca debe contener acciones con fecha de vencimiento, y mucho menos acciones con fechas inventadas, fruto más de tus buenas intenciones que de la realidad.
Foto por Dafne Cholet vía Flickr