Muchas personas tienen su primer contacto con la metodología Getting Things Done (GTD) gracias a esta regla. Como vimos al hablar del hábito de vaciar las bandejas de entrada, David Allen considera una buena práctica hacer inmediatamente todo aquello que requiera menos de dos minutos para hacerse. La lógica detrás de esta regla es muy sencilla: si tienes que hacer algo y vas a emplear más tiempo en gestionar lo que tienes que hacer que en hacerlo, lo más eficiente es hacerlo inmediatamente y olvidarte de ello para siempre. Así evitas crear «burocracía» innecesaria en tu flujo de trabajo.
Si bien es cierto que esta regla puede resultar extremadamente útil y mejorar sustancialmente tu productividad, también lo es que es una regla muy mal entendida por muchos usuarios de GTD, y aplicada incorrectamente puede terminar convirtiéndose en un verdadero agujero negro para tu eficiencia. De hecho, ver la manera en que muchas personas aplican la regla de los dos minutos es un claro ejemplo de que, una cosa es creer que se entiende una metodología, y otra muy distinta entenderla de verdad y saber ponerla en práctica correctamente. Es por eso que muchos veteranos de GTD no recomendamos el uso de esta regla cuando apenas se está empezando a implementar la metodología.
En cualquier caso, la regla de los dos minutos forma parte de GTD, así que veamos qué es lo que hay que tener en cuenta para aplicarla con seguridad y evitar «accidentes» productivos.
Se aplica sólo mientras estás vaciando las bandejas de entrada
Uno de los errores más comunes que veo cuando alguien empieza a usar la regla de los dos minutos es intentar aplicarla cuando está capturando. Como recordarás, el hábito de capturar cosas es el primero de los hábitos de la productividad personal, y su propósito es poner inmediatamente fuera de tu cabeza cualquier cosa que llame tu atención —en contenedores que llamamos bandejas de entrada—, en el mismo momento en que llama tu atención. El objetivo de capturar es que puedas seguir haciendo lo que estabas haciendo antes de que esa cosa llamara tu atención, ya que al capturarla inmediatamente te aseguras de que no se te va a olvidar, y te da la oportunidad de pensar adecuadamente sobre ello más tarde, cuando llegue el momento de vaciar la bandeja de entrada.
La mayoría de las veces, cuando estás capturando una cosa, lo único que sabes de ella es que, de algún modo, puede que requiera algún tipo de acción por tu parte, pero poco más. Si capturas bien, es decir, si no intentas pensar y simplemente sacas las cosas de la cabeza, raramente tendrás suficiente información en ese momento como para saber si quieres o tienes que hacer algo, ni cuánto tiempo te llevará hacerlo, si es que finalmente hay que hacer algo. Con el grado de incertidumbre que tendrás en esta etapa, te resultará imposible estimar correctamente qué opción es más eficiente: hacerlo inmediatamente o no. Intentar hacer cosas cuando ni siquiera has pensando adecuadamente sobre ellas, es un suicidio productivo.
Por eso, sólo tiene sentido que te plantees aplicar la regla de los dos minutos cuando estás aclarando el significado de las cosas, es decir, mientras estás vaciando las bandejas de entrada. Sólo entonces, después de haber pensado adecuadamente sobre cada una de ellas, puedes decidir si conviene hacerlas inmediatamente o no.
Se aplica sólo para las cosas que tienes que hacer
Otro síntoma de no haber entendido bien la regla de los dos minutos es intentar aplicarla a todo lo que sacas de las bandejas de entrada. Recuerda que, al procesar las bandejas de entrada, hay dos preguntas que tienes que hacerte antes de empezar a aclarar cualquier cosa: «¿qué es?» y «¿requiere acción?». Sólo después de haber respondido adecuadamente a estas dos preguntas es cuando empieza la verdadera tarea de decidir qué vas a hacer al respecto.
Cuando una cosa no requiere acción, es decir, cuando no hay que hacer nada al respecto, al menos en estos momentos, no tiene sentido que apliques la regla de los dos minutos. Por eso, para la mayoría de las cosas que sacas de las bandejas de entrada ni siquiera deberías plantearte aplicar esta regla. Las cosas que no requieren acción sólo tienen tres caminos: o las tiras, o las archivas o las incubas. Y en este último caso, aunque se trate de algo que probablemente vaya a requerir acción por tu parte en el futuro, si la estás incubando es porque has determinado que ahora no la requiere y, por tanto, no tiene sentido hacerlo, aunque te lleve menos de dos minutos. Como decía Peter Drucker, no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto.
Por tanto, el hecho de que tardes menos de dos minutos en hacer algo no quiere decir que tengas que hacerlo. Sólo si algo requiere acción, y no lo puedes delegar, tiene sentido plantearte hacerlo inmediatamente, de acuerdo a la regla. De otro modo, la decisión correcta es aplazarlo, es decir, dejar un recordatorio en algún sitio —veremos cómo cuando hablemos de organizar, el tercer hábito básico de la productividad personal—, de manera que puedas hacerlo lo antes posible, cuando se den las circunstancias adecuadas.
Se aplica sólo si de verdad te hace más eficiente
Por último, el tercer error, probablemente el más común, y el que peores consecuencias puede tener para tu productividad, es intentar aplicar la regla de los dos minutos a cosas que pueden llevarte fácilmente más de dos minutos. Los seres humanos somos optimistas por naturaleza, y eso se nota también a la hora de evaluar el tiempo que nos llevará hacer algo. En la mayoría de las ocasiones, calcularás que las cosas te llevará hacerlas menos tiempo de lo que realmente te llevará, lo que te pondrá fuera de juego sin darte cuenta.
Me atrevería a decir la causa principal de fracaso a la hora de implementar GTD, junto a la falta de revisión del sistema, es no lograr procesar las bandejas de entrada de manera sistemática. Y el principal obstáculo que suelen tener las personas para conseguirlo, aunque se resistan a reconocerlo, son ellas mismas. Empiezan a procesar las bandejas de entrada pero, con demasiada frecuencia, dejan de hacerlo porque se enfrascan con alguna de las cosas que han sacado de ellas, olvidándose completamente de que estaban procesando.
Uno de los objetivos de procesar o aclarar el contenido de una bandeja de entrada es disponer de un inventario organizado, completo y actual de todo tu trabajo, lo que incluye las cosas que has decidido aplazar para hacerlas lo antes posible. De esta manera, siempre tienes una idea clara de todo lo que queda por hacer, permitiéndote elegir con confianza qué te conviene más hacer en cada momento. Pero si quedan cosas sin aclarar en alguna de las bandejas de entrada, dicho inventario de trabajo siempre estará incompleto y desactualizado, resultando del todo imposible confiar en que tus elecciones son las correctas.
Por tanto, si estás empezando a implementar GTD —e incluso si ya llevas tiempo con tu sistema en marcha—, es posible que tengas que hacer un esfuerzo consciente por vaciar las bandejas de entrada cuando te pongas a procesarlas. Y para eso, la mejor estrategia que puedes usar es que, ante la duda, si existe la más mínima probabilidad de que algo puede llevarte más de dos minutos hacerlo, es mejor que no lo hagas, por muy tentador que te resulte. Simplemente organízalo como veremos más adelante, y sigue procesando el resto de las cosas, hasta que la bandeja de entrada quede completamente vacía.
Después, una vez termines de procesar, si a la luz de todo lo que has decidido aplazar resulta que eso es lo que más te conviene hacer, entonces sí, hazlo. En el peor de los casos habrás tenido que esperar sólo unos pocos minutos, los suficientes hasta haber dejado vacía la bandeja de entrada. A cambio, habrás ganado la certeza de estar haciendo lo que debes estar haciendo en estos momentos, y no otra cosa.
Foto por numb3r vía Flickr