Con frecuencia se suelen diagnosticar mal las causas que producen problemas de rendimiento o productividad personal. La falta de tiempo y los prejuicios llevan habitualmente a coger “atajos” y esto no suele ser una buena idea. ¿No conoces algún caso en que se hayan sacado conclusiones precipitadas?, ¿No han sido al final las “soluciones” una pérdida de tiempo y de dinero?, ¿Existe algún proceso o método que nos pueda ayudar a diagnosticarlas con cierto rigor de la misma manera que un médico puede llegar a diagnosticar lo que le pasa a su paciente?
1º Chequeo del sentido
Quizás podríamos probar por empezar aquí. Mi experiencia dice que la mayoría de los problemas de rendimiento tienen que ver con una identificación errónea o incompleta de metas, objetivos y responsabilidades. ¿Conoce la persona sus metas y objetivos?, ¿Estás seguro?, ¿Por qué no se lo preguntas y escuchas con atención lo que te dice?… Quizás te lleves entonces alguna sorpresa cuando tu colaborador responda a alguna de estas preguntas: ¿Cuál es la misión o el propósito de tu puesto?, ¿Cuáles son tus principales responsabilidades?, ¿Cuáles son los asuntos a los que deberías dedicar la mayor parte de tu tiempo?
En el caso de que aquí aparezca algo inesperado, el mejor “tratamiento” es una conversación de calidad que ayude a entender mejor el sentido del propio trabajo. Si este estuviera claro, pasaríamos a…
2º Chequeo de los recursos
Se trataría de saber si existe algún tipo de obstáculo o limitación que dificulta que la persona realice adecuadamente su trabajo. Para ello, como en el tema del sentido, podemos hacernos nosotros las preguntas o hacérselas a nuestro colaborador directamente para evitar el sesgo perceptivo:
¿Existe algún obstáculo técnico, burocrático o físico (materiales, herramientas, métodos, procedimientos, etc) para realizar el trabajo correctamente?, ¿Es un condicionante diferente al que tienen otras personas en el mismo puesto? En caso afirmativo, ¿Podemos hacer algo para eliminarlo?
Para el caso de los trabajadores del conocimiento, ¿Sabe la persona como organizarse con eficacia en un entorno de trabajo “VUCA” en el que la tarea es cada vez menos evidente, en que hay mucho más trabajo que tiempo y en el que el cambio de prioridades es una constante? En caso de que la persona no consiga sentir que controla su trabajo, la respuesta bien podría ser un plan de desarrollo o formación en GTD y una búsqueda de soluciones organizativas para racionalizar la gestión de, por ejemplo, reuniones, mail e interrupciones. Si la persona sabe cómo organizarse puede ser que el problema sea de autonomía -¿tiene/ le damos margen para organizarse a su voluntad?- o de que necesita otro tipo de conocimientos…
3º Chequeo de conocimientos o competencias
Habitualmente los “atajos” suelen llevar directa y erróneamente a este punto. Si queremos ayudar a que alguien mejore le damos formación. Y esto es un error si no hemos recorrido antes los dos pasos anteriores: la formación servirá para poco… o nada.
Si, por el contrario, seguimos los pasos anteriores, una vez llegados aquí nos podríamos hacer una pregunta en modo “drástico”: ¿Lo haría bien si le fuera la vida en ello? Si la respuesta es negativa la formación puede ser la solución pero si es afirmativa, la formación no es la solución correcta.
4º Chequeo de consecuencias y de motivos personales
Si hemos llegado en nuestro análisis aquí, es posible que el rendimiento “deficiente” se deba a que hay factores culturales o vivenciales que están favoreciendo ese rendimiento inadecuado. Estos factores pueden estar favoreciendo que a la persona, por decirlo de alguna forma, le merezca la pena hacer las cosas “mal”. Si una persona, por ejemplo, accede a realizar un trabajo “extra” a costa de su tiempo personal, no recibe ni reconocimiento verbal por ello y, además, puesto que no se queja tanto, se convierte en el foco de todos los “marrones”, aprenderá” que le merece más la pena no esforzarse. Este tema de gestionar las consecuencias y de hilar más fino en las motivaciones personales es un asunto complejo al que dedicaré el próximo artículo.