Te invito a hacer un pequeño ejercicio. Una forma de identificar cuáles serían estas acciones/ funciones relacionadas con la comunicación es buscarlas en 5 ámbitos:
- Acciones de comunicación centradas en observar con atención qué estás transmitiendo con lo que dices y haces. De un modo más concreto, a mi me salen estas preguntas:
- ¿Qué valores estoy comunicando en cada interacción?
- ¿Cuáles debería comunicar?
- ¿Cómo hacerlo mejor?
- Acciones de comunicación “ascendentes” (en sistemas jerárquicos, hacia los superiores). Yo entiendo que al menos serían estas:
- Preguntar activamente sobre políticas y procedimientos.
- Pedir datos sobre la marcha de la organización.
- Canalizar sugerencias y propuestas.
- Comunicar éxitos y obstáculos.
- (…)¿Se te ocurre alguna más?
- Acciones de comunicación “descendentes” (en sistemas jerárquicos, hacia los colaboradores). Aquí a mi me salen más. Creo que en este ámbito clave de la comunicación se debería al menos:
- Transmitir la estrategia de la organización.
- Hacer entender qué aporta la unidad o equipo a la organización y cuál es su propósito específico en relación al de otras unidades o equipos.
- Favorecer la comunicación externa e interna del equipo para la colaboración y la innovación (y aquí entrarían funciones de community manager).
- Fijar objetivos de equipo e individuales.
- Informar sobre cómo van lográndose los objetivos.
- Dar orientación individual (propósito de puesto, responsabilidades principales, objetivos, ayuda en la determinación de planes de acción).
- Ayudar a alinear de motivaciones individuales con objetivos de equipo.
- Favorecer procesos participativos.
- Atender a necesidades e intereses personales.
- Alentar sugerencias y preguntas
- Llevar procesos de coaching y facilitación más allá del feedback y pautas de evaluación clásicas.
- (…) ¿Se te ocurre alguna más?
- Acciones de comunicación horizontales (hacia compañeros y otras unidades o equipos). Sintetizando mucho:
- Identificar y comunicar a las personas implicadas pautas de coordinación en proyectos o en la cadena de valor.
- Intercambiar información.
- (…) ¿Se te ocurre alguna más?
- Acciones de comunicación con el entorno:
- Consultar y preguntar frecuentemente a stakeholders. Especialmente a clientes, proveedores, accionistas (si procede), prensa, sindicatos, etc.
- Transmitir a los mismos información que pueda ser de su interés o nos ayude a conseguir nuestros objetivos.
- (…) ¿Se te ocurre alguna más?
Hoy todos tenemos muchas más cosas para hacer de las que humanamente podemos. Por muy bien que nos organicemos. Esto hace que el ejercicio de identificar y definir bien las responsabilidades prioritarias sea especialmente importante. ¿Acaso puede funcionar un equipo de una forma productiva si un directivo no “hace de hipervínculo” y dedica al menos un 80% del tiempo a acciones relacionadas con la comunicación?