Una las dudas más frecuentes que tienen las personas que se acercan por primera vez a la metodología de productividad personal de David Allen, es cómo elegir correctamente sus contextos de trabajo. En GTD, todo el trabajo que hay que hacer debe traducirse en última instancia en siguientes acciones físicas, como enviar un email, hacer una llamada telefónica, comprar algo, escribir un documento, etc. Y para poder llevar a cabo esas siguientes acciones de manera eficiente, deben agruparse por contexto.
Tantos años insistiéndonos con que debemos aprender a gestionar nuestro tiempo, organizarnos y priorizar, han hecho mucho daño, y en particular para el caso que nos ocupa, generan muchísimo “ruido” a la hora de enteder correctamente este concepto clave de GTD. El resultado es que, al final, muchas veces nos encontramos con contextos completamente inútiles a la hora de permitirnos hacer nuestro trabajo de la manera más eficiente posible.
Empezando por el principio, el contexto de una siguiente acción, según Allen, es aquella herramienta que debemos tener a mano, persona que debemos tener delante o lugar donde debemos estar para poder completar esa acción. Por ejemplo, para escribir un documento necesitamos un “ordenador” —herramienta—, y para comprar un paraguas nuevo necesitamos estar en la “calle” o en el “supermercado” —lugar. Igualmente, para tratar algunos asuntos del trabajo debemos estar en la “oficina” —lugar—, o si nuestra jefa no está siempre en la oficina, entonces no podemos hacer nada hasta que estemos reunidos con nuestra “jefa” —persona.
De lo anterior ya se empiezan a desprender algunas conclusiones interesantes. La primera de ellas es que el contexto de una siguiente acción no siempre es un lugar, como algunos principiantes asumen. Un contexto tiene un significado mucho más amplio, que abarca todo aquello que puede condicionar el que se pueda llevar a cabo o no una acción. No encontrarnos en el contexto adecuado para llevar a cabo una acción significa que no podemos llevar a cabo esa acción, aunque quisiéramos.
De lo anterior se deduce que los contextos de lugar no representan los lugares donde nos gustaría hacer las cosas, o donde solemos hacerlas habitualmente —uno de los errores más comunes de los principiantes. Por ejemplo, muchas personas asignarían el contexto “oficina” a la acción “enviar un email al cliente X con una propuesta comercial”, simplemente porque asocian esta acción a algo relacionado con el trabajo. Esto es un error de concepto que nos hace ineficientes. Para poder enviar un email a un cliente necesitamos tener a mano nuestro ordenador con acceso a internet —por ejemplo, el ordenador portátil de la empresa. Al final, terminaremos enviando el correo desde la oficina, desde casa o desde cualquier otro sitio, ya que en este caso, el lugar donde nos encontremos no es lo que condiciona el envío del correo, sino tener a mano una herramienta: el ordenador con acceso a internet. El contexto “oficina” sólo sería correcto en este caso si tu ordenador siempre está en la oficina, y no tienes otro ordenador —por ejemplo, en casa— desde el que pudieras acceder al correo de la empresa para enviar emails.
Veamos otro ejemplo para entender las sutilezas de los contextos. Si para poder tratar un asunto debemos reunirnos con nuestra jefa, podría tener sentido utilizar el contexto “oficina”, pero ¿está nuestra jefa disponible siempre en la oficina para cuando decidamos tratar ese asunto con ella? Si la respuesta es sí, el contexto “oficina” puede servir. Si nuestra jefa puede que a veces no esté disponible —porque esté de viaje o porque sólo despacha en ciertos días y horas—, entonces el contexto debería ser “jefa”, de manera que todas las cosas que tenemos que tratar en persona con ella estén en la misma lista. Tener un contexto “jefa” nos permite tener acceso a todos los asuntos que tenemos que tratar con nuestra jefa sólo cuando estemos reunidos con ella, y mantenerlas ocultas el resto del tiempo, evitando mezclarlas con las cosas que sí podemos hacer en la oficina aunque no esté disponible nuestra jefa.
Como se puede ver, el concepto de contexto —si se utiliza bien—, es muy potente, ya que podemos enfocarnos sólo en aquellas siguientes acciones que podemos hacer aquí y ahora, con las herramientas y personas que tenemos a mano, y olvidarnos temporalmente del resto hasta que nos encontremos en los contexto adecuados. O como reza el viejo adagio, si tienes un martillo, da martillazos. Sabiéndolos utilizar, los contextos son uno de los mejores remedios para evitar la dispersión y avanzar muchos proyectos al mismo tiempo.