Había oído hablar ya varias veces del método GTD cuando el libro de David Allen cayó en mis manos y al terminarlo estaba igual de confusa que al principio, ¿por qué lo llamaban GTD? Esta duda tan tonta se me resolvió un día que vi el nombre del libro mencionado en inglés: one... GTD. ¡Misterio resuelto! Getting things done.
Y tras esta anécdota que refleja los cruces mentales que todos podemos tener a veces, pasemos al meollo de la cuestión, que esto post me ha quedado largo ;)
El método GTD es un sistema de organización creado por David Allen dirigido sobre todo a empresas (aunque tiene varias lecciones que nos pueden venir muy bien a todos) que se basa en tres principios:
David Allen considera que es importante que nuestra cabeza esté siempre vacía de tareas pendientes y que estos asuntos los almacenemos en un sistema de recopilación que puede ser:
Una hoja, libreta, cuaderno o carpeta
Cualquier clase aparato electrónico como puede ser un ordenador, un teléfono móvil, una PDA...
Ahí debe ir cualquier tema que tengamos pendiente, desde tareas a corto plazo como " lavar el coche" hasta objetivos a largo plazo como " dar la vuelta al mundo". Deberemos recopilar tanto lo mental (tareas y objetivos que hay en nuestra cabeza) como lo físico (como el llavero que tienes pendiente de arreglar desde hace dos meses o el cable que necesitas marcar como que pertenece al MP3 para no olvidarlo).
Es importante que nada quede en nuestra cabeza, porque cualquier cosa pendiente que tengamos en la cabeza que no esté correctamente recopilada y procesada nos seguirá apareciendo como pendiente y nos generará estrés ya que no sabremos qué hacer con ella.
A estos elementos, David Allen las llama cosas y nos dice que el siguiente paso tras recopilar todo lo que tengamos es analizarlo y decidir qué hacer con ello mediante este esquema:
Lo primero de todo es preguntarse si el asunto a tratar requiere de una siguiente acción. Por ejemplo, si la tarea es "lavar el coche", la siguiente acción puede ser "buscar en Internet un sitio de lavado de coches cerca de casa".
Si puedes hacer esta siguiente acción en menos de dos minutos , hazla.
Si no puedes hacer esta acción en menos de dos minutos, piensa si puedes delegarla, ¿a lo mejor a tu hija usa el coche más que tú y consideras que debe hacer ella esta tarea? Si es así, delega la tarea, y apúntalo en tu lista "revisar".
Si nadie más puede hacerlo, pero no es algo que te vaya a llevar más de dos minutos, apúntalo en tu agenda (acciones que tengan fecha) o añádelo a la lista de acciones siguientes (acciones que no tengan fecha)
Si el asunto no te cuadra en ninguna de las categorías, plantéate si existe una siguiente acción aún más específica que puedas hacer. El objetivo es desmenuzar todos los asuntos pendientes hasta que nos quede la siguiente acción que debemos hacer.
Si la tarea en cambio, no requiere de una acción siguiente, podemos tratarla de tres formas:
- Desecharla
- Añadirla a la lista de cosas que revisar más tarde (podemos tener varias de estas listas dependiendo del plazo que nos especifiquemos para los asuntos pendientes. Por ejemplo, la vuelta al mundo ahora no requiere una acción específica, pero quieres volver a trabajar sobre ella, ¿cuándo? ¿la semana que viene, el mes que viene, el año que viene...?
- Guardarlo como material de consulta.
Es importante que cada tarea quede bien recopilada para que no nos aparezca como asunto pendiente.
Existen varias formas de revisiones:
Las revisiones según el momento. Por ejemplo, si estoy cerca del teléfono, puedo aprovechar para hacer las llamadas que tengo pendientes. O si estoy a punto de ir a una reunión con mi socia, es importante que revise la lista "Temas a tratar con A."
Las revisiones semanales. Estas revisiones se aconsejan hacerlas los viernes a primera hora de la tarde, ya que es cuando tienes los asuntos pendientes más frescos y puedes recopilarlos correctamente. Sin embargo, yo prefiero hacerlas los lunes a primera hora con mi café recién hecho porque me viene bien para analizar la semana anterior y visualizar la que está empezando.
Las revisiones anuales. En estas revisiones debemos analizar todos los objetivos de nuestra vida y ver si estamos yendo en la dirección correcta para lograrlos. Para esto, David Allen nos propone los 6 niveles de análisis que según él deben ir desde el nivel pista hasta el nivel 15.000 (aunque yo considero que excepto el nivel más alto, que sí debemos hacerlo al final, los demás los debemos hacer en orden invertido. Es decir, 12.000 // 9.000 // 6.000 // 3.000 // pista // 15.000):
- Pista de aterrizaje: Comprobar que nuestras listas de acciones siguientes están completas
- 3.000 metros: Elaborar una lista de proyectos (entendiéndose por proyecto comoel resultado de varias acciones)
- 6.000 metros: Definir los distintos roles de nuestra vida (pareja, amiga, trabajadora, estudiante, etc) y crear una serie de listas de "Áreas de atención" que incluirán las cosas que tiene que tener pendiente en cada uno de estos roles (por ejemplo, en mi rol como pareja, puedo tener que prestarle atención a la gestión del hogar o la gestión económica). Es aconsejable revisar este nivel cada 3 meses.
- 9.000 metros: ¿Dónde te ves en 1 o 2 años?
- 12.000 metros: ¿Hacia dónde va mi carrera? ¿Evoluciona mi vida personal? Es el momento de revisar sus objetivos personales y profesionales
- 15.000 metros: ¿Por qué [haces todo lo que haces, piensas como piensas, tienes los objetivos mencionados anteriormente...]?
Creo que hacerse esta revisión al menos una vez al año es importante ya que es la que nos va a decir si vamos bien encaminados y si estamos haciendo lo correcto para llegar al lugar donde queremos estar mañana.
En conclusión, opino que el método GTD a nivel personal puede venir bien para esos momentos en los que tenemos demasiadas cosas en la cabeza y necesitamos liberarlas y visualizarlas correctamente. También creo que las revisiones son muy importantes, y aunque ya las hacía antes, ¡ahora las hago mejor!
A lo mejor es la clave que estabas buscando hasta ahora para optimizar tu tiempo al máximo, ¿te animas a probarlo? Si quieres, puedes adquirir el libro en este enlace tan bonito 🙂 (sí, lo he puesto rosita para que se vea mejor)
¿Qué opinas de este método? ¿Crees que puede servirte de ayuda o a lo mejor lo estabas utilizando ya? ¡Me encantaría leerte! :)