En el artículo anterior de la serie pudimos ver los principios básicos de la ejecución en GTD. A partir de las listas de próximas acciones tenemos que seleccionar en cada momento qué es lo siguiente que vamos a hacer. Y para ello utilizamos varios criterios: contexto, tiempo disponible, nivel de energía, etc.
En général, esta mecánica funciona bastante bien para la mayoría de las tareas que tenemos que hacer. El problema surge a la hora de integrar las cosas urgentes, dar prioridad a las cosas importantes y manejar las interrupciones.
Las tareas urgentes
Hay 2 tipos de tareas urgentes: las que surgen de repente de entre nuestro trabajo diario –generalmente porque hemos procrastinado más de la cuenta y ahora vienen las prisas–, y las que nos llegan de repente, sin aviso previo ;-)
Ni que decir tiene que el primer tipo de urgencia no debería aparecer nunca si aplicamos GTD correctamente. Si a pesar de todo nos explota una tarea entre las manos, lo primero que deberíamos hacer es tratar de renegociar la fecha de entrega, especialmente si se trata de un compromiso con un tercero –no querremos que nuestra credibilidad se vea afectada. Si tienes una buena excusa y, sobre todo, si ofreces una alternativa razonable, suele funcionar.
Si no es posible renegociar, no quedará más remedio que asumir las consecuencias de nuestra negligencia productiva y trabajar horas extra, con la esperanza de haber aprendido la lección. Ese es el precio de la procrastinación ;-)
Un asunto muy diferente es el de las urgencias repentinas, o el típico “Gutiérrez, necesito esto para ayer”. En la medida de lo posible, debemos llegar a un acuerdo con el interesado –de nuevo negociar. Le tiene que quedar claro que, hacer las cosas urgentes tiene un precio, quizá incumplir otros compromisos. Si los proyectos afectados son importantes, será mucho más fácil llegar a un acuerdo que satisfaga a ambas partes.
De esa forma podremos liberar una gran cantidad de estrés. Sí, probablemente dejarás otras cosas por hacer. Y sí, a lo mejor tendrás que trabajar horas extra. La diferencia es que ahora todo el mundo tendrá claro lo que harás y lo que no harás, y no te sentirás tan presionado.
Las tareas importantes
Que quede claro: importante no es lo mismo que urgente. Confundir estos dos términos ha llevado a muchos a auténticas debacles productivas. Dado que las cosas importantes no suelen ser urgentes, normalmente se quedan siempre para después… ¡hasta que se convierten en urgentes! –el primer tipo de urgencia que vimos anteriormente. O aún peor, nunca llegan a hacerse urgentes –suele pasar con nuestros proyectos personales–, y se quedan sin hacer durante meses, años o toda la vida.
La mejor forma de tratar con las cosas importantes es mediante una técnica que no es estrictamente GTD: crear todos los días una lista de tareas más importantes (TMI), con 3-5 tareas que estén relacionadas con los asuntos que realmente nos importan. Estas tareas pueden y suelen estar relacionadas con proyectos profesionales, pero no debemos olvidar incluir también los proyectos personales.
Si adquirimos el hábito de empezar nuestro día por las tareas de esta lista, es seguro que evitaremos urgencias innecesarias. Intenta dejar estas tareas terminadas antes del mediodía. No sólo evitarás urgencias, sino que al mismo tiempo conseguirás resultados notables, ya que avanzarás en los proyectos que marcan la diferencia.
Las interrupciones
El último aspecto crítico de la ejecución en GTD es el manejo de las interrupciones. Por mucho que nos esforcemos, las interrupciones forman parte del trabajo y no se pueden evitar. Lo que si podemos hacer es aprender a gestionarlas adecuadamente para que nuestra productividad no se vea afectada.
Casi siempre tendemos a asociar interrupción con urgencia. Como consecuencia, cuando alguien nos interrumpe dejamos lo que estamos haciendo para empezar a trabajar en la nueva tarea. ¡Error!
Salvo que nos encontremos en el segundo tipo de urgencia que comentábamos antes –la que sobreviene sin avisar–, la respuesta adecuada antes una interrupción es dejar una nota en la bandeja de entrada y continuar con lo que estábamos haciendo antes de la interrupción. E incluso si es una urgencia repentina, debemos evaluar seriamente si la tarea puede esperar hasta que terminemos lo que tenemos entre manos en este momento –más adelante en la serie explicaremos por qué no debemos interrumpir una tarea innecesariamente.
Por supuesto, para que esta forma de trabajo funcione tenemos que adquirir el hábito de procesar nuestras bandejas de entrada regularmente, a ser posible en varios momentos a lo largo del día. De esta forma siempre estaremos seguros de que no se quedará nada urgente traspapelado.
Hasta aquí hemos aprendido cómo organizarnos y empezar a trabajar con nuestro sistema. Si hacemos las cosas bien seremos capaces de estructurar una serie de listas que nos ayudarán a tomar las mejores decisiones a la hora de hacer nuestro trabajo. A partir de la próxima entrega empezaremos a estudiar cómo mantener nuestras listas siempre actualizadas –algo de suma importancia para mantener nuestro sistemas engrasado y funcionando a la perfección.
¿Cómo gestionar las cosas urgentes e importantes? ¿Gestiones o te dejas llevar por las interrupciones? Comparte tu experiencia en un comentario.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Foto por NCinDC (via Flickr)