Ser productivos significa tener el control de nuestro día a día, pero también ser capaces de tomar cierta perspectiva de vez en cuando y decidir si el rumbo que llevamos es el adecuado. Como ya vimos anteriormente, podemos tomar perspectiva a varios niveles –lo que David Allen denomina niveles de enfoque–, cada uno más elevado que el anterior, razón por la cual se suelen comparar con el vuelo de un avión a distintas altitudes.
De acuerdo a la descripción que hace David Allen en su libro, el primer nivel de enfoque, o nivel de pista de aterrizaje, es el que corresponde a las próximas acciones. En mi opinión, a este nivel no se puede hablar en realidad de perspectiva, pues no es más que el modo de trabajo en que estamos sumidos la mayoría del tiempo. Cualquier análisis más allá de contextos, niveles de energía y tiempos simplemente no es posible.
Así pues, el primer nivel de enfoque real, o nivel de 10.000 pies, corresponde al de los proyectos. En gran medida ya hemos cubierto muchos de los detalles que tienen que ver con los proyectos, pero en aras de mantener un orden y respetar el concepto de horizontes de enfoque de Allen, veremos los conceptos clave en cuanto a la perspectiva se refiere.
Los proyectos se pueden considerar como mini-objetivos. A diferencia de las metas, los proyectos generalmente tienen una duración de unos pocos meses, semanas o incluso días. En esencia, después de completar suficientes próximas acciones podemos decir que el proyecto está completado, mientras que una meta suele ser una sucesión de proyectos.
Cuando tomamos perspectiva a este nivel, podemos ver cuántos frentes abiertos tenemos abiertos en un momento dado –por ejemplo, en estos momentos yo tengo unos 50 proyectos activos, entre pendientes pequeños y grandes proyectos en toda regla.
Para poder elevarnos a 10.000 pies es esencial disponer de una lista solo con los nombres de los proyectos –la lista de proyectos que ya hemos mencionado varias veces a lo largo de la serie. Los nombres deberían ser descriptivos, idealmente indicando el resultado que se quiere obtener. La idea es poder olvidarnos de los detalles –próximas acciones– y enfocarnos exclusivamente en las cosas que queremos conseguir a corto plazo.
Como vimos en el artículo anterior, el mejor momento para tomar perspectiva a este nivel suele ser durante la revisión semanal. Al repasar la lista de proyectos nos aseguraremos de que cada uno sigue teniendo un objetivo claro, es válido en el conjunto de nuestras responsabilidades y prioridades, y marcha como debe, es decir, hemos completado próximas acciones desde la última revisión y ya tenemos definidas las siguientes.
A veces las prioridades o nuestros objetivos a largo plazo cambian. Tomar perspectiva a este nivel cada pocos días nos da la posibilidad de olvidarnos de la vorágine diaria por unos momentos, pensar un poco y decidir si debemos “aparcar” algún proyecto temporalmente –la próxima semana podemos reactivarlo si queremos–, o simplemente cancelarlo de manera permanente.
Como veremos próximamente, la decisión de crear, aparcar, reactivar o cancelar proyectos está muy ligada a los niveles de perspectiva más allá de los 10.000 pies, pues al final de cuentas los proyectos no dejan de ser una consecuencia de las decisiones que tomemos en niveles superiores. Por eso, es muy importante consolidar el hábito de revisar los proyectos periódicamente. Cuanto más diligentes seamos con esta tarea, más rápida y eficientemente podremos cambiar el rumbo de nuestra nave productiva cuando sea necesario.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Foto por pasukaru76 (via Flickr)Si te gusta lo que has leído, cómpartelo arriba, danos tu opinión en un comentario y considera suscribirte al blog --es gratis.
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