En este post que aquí abajo copio, Pablo Moratinos -experto en social media- cuenta su descubrimiento de GTD, cómo le está ayudando y qué uso concreto está haciendo del método. Espero que os de pistas
El GTD está salvando del caos mi vida profesional y podría hacer lo mismo con la tuya
Si estás leyendo este post puede ser por dos razones:
- por que te dediques al socialmedia, tu vida sea un caos (evidentemente) y hayas visto el titular como una posible tabla de salvación.
- por que conozcas el método GTD y quieras ver cómo lo aplica alguien que trabaja por internet y especialmente en redes sociales, el reino de la procrastinación.
No se si descubriré nada nuevo para los segundos pero posiblemente sí algo para los primeros.
GTD o Getting Things Done es un método de gestión de tareas o actividades inventado por un tipo que se llama David Allen y que lleva unos añitos viviendo de esta historia.
Junto con hábitos productivos, se organiza un sistema de carpetas/ listas en el que clasificamos la información por la inmediatez de su resolución y la etiquetamos con algunos parámetros como el tiempo que nos llevará realizarlas, el grado de concentración necesaria, su prioridad y otros que puedan ser relevantes a la medida del usuario.
No voy a volverme loco explicando las técnicas y filosofía del método GTD porque hay kilos y kilos de documentación sobre el tema en internet diseñados por gente autorizada y que se dedica precisamente a acompañarte en el proceso de aprendizaje.
En mi caso tengo a un facilitador en productividad personal y autoliderazgo que se llama Alberto Barbero y que además de ser un estupendo profesional se ha convertido en algo mucho más cercano que lo que se establece en una relación profesional habitual. Os recomiendo encarecidamente pasaros por su blog porque en un par de artículos os daréis cuenta de lo interesantes que son sus contenidos y de la forma tan cercana que tiene de compartirlos. Se nota que está muy habituado a la formación.
¿Pero para qué me ha servido el GTD?
En lo que a mi respecta y en el poco tiempo que llevo con este asunto, el GTD me ha servido especialmente para varias cosas:
- Vaciar mi mente de tareas pendientes para permitirme concentrar toda mi atención en lo que estoy haciendo. Normalmente tienes varias cosillas que te andan rondando y que no quieres olvidar. A veces son tareas pequeñas, fechas de entrega, o algunos remates pendientes en el trabajo de un cliente. De un plumazo no necesito preocuparme por ellas, las he metido en mi sistema y de ahí no escapan.
- Centralizar toda mi agenda en un único servicio y en la nube. A veces cuesta disciplinarse para tener todo en un mismo cuaderno, libro, agenda o aplicación web. En mi caso uso el calendario de Google como único soporte, se acabaron las libretillas y postits repartidos por la mesa y la cartera.
- Aprovechar cada pequeña franja de tiempo disponible en el trabajo. A veces tienes bloques de tiempo entre reunión y reunión de 10 o 15 minutos. Un vistazo rápido a mi sistema (filtrando todas las tareas pendientes por el parámetro <15min) y ya tengo alguna cuestión que puedo resolver en ese tiempo. O puedo decidir dedicarlos a descansar, una vez que he comprobado que no hay nada importante que requiera mi atención. Así no estas los 15′ dándole vueltas a la cabeza al hecho de no hacer nada.
O por ejemplo si estoy en el coche y voy a conducir un rato largo puedo filtrar todas las tareas pendientes con la etiqueta teléfono y pasarme el viaje llamando y cerrando asuntos. - Ser más consciente del volumen de trabajo que puedo asumir y saber exactamente cual es el nivel que mantengo en cada momento.
- Mi ocio ha ganado en calidad. Vaciar mi mente y ser consciente de que has aprovechado cada minuto productivo del día me hace estar más relajado el resto de la jornada y disfrutar más de mi familia o de mis actividades personales. Si una tarea profesional las interrumpe, en un momento la capturo a mi sistema y no me quita más el sueño. Para eso me ha servido de mucha ayuda Evernote, una aplicación multiplataforma que me permite mantener ordenada la información y las carpetas del sistema.
¿qué herramientas uso dentro del GTD?
Todas con versiones gratuitas por cierto:
- Captura y gestión de la información de las tareas y proyectos: Evernote
- Correo electrónico: Gmail, si el mail lleva información relevante lo reenvío al sistema de Evernote.
- Agenda: Calendario de Google
- Documentación de los proyectos (adjuntos, memorias, etc): Dropbox
- Dispositivos: móvil, tablet (ambos con Android) y distintos ordenadores (con GNU/Linux y Windows)
Como veis todo está pensado en la movilidad y portabilidad, en cualquier lugar que me pille una nueva entrada de información tendré mi sistema disponible para absorberla en un momento y que en seguida esté en la nube accesible para ser procesada desde la oficina, desde mi casa, desde el garaje o desde el centro comercial, cuando sea pertinente. Esto lo considero una clave fundamental que puede determinar su éxito.
Todo este método permite una buena organización del trabajo (y asuntos personales, no se distingue entre ellos, de hecho) y puede combinarse con otras técnicas como el método Seinfield para superar lo procrastinación. Otros autores como José Miguel Bolívar argumentan que la procrastinación puede llegar a convertirse en tu aliada GTD si aprendes a domarla.
Si os interesa el tema, en esta Wiki sobre GTD encontrareis muchos recursos y si no el blog albarbero.com puede ser un muy buen punto de partida para ir tirando del hilo y sacando cosas en claro.
Sin embargo insisto en que por mi experiencia, se avanza muchísimo más rápido en una charla con un experto como Alberto que leyendo mucha documentación online.
Todo esto desde mi perspectiva, la de un recién llegado al mundo del GTD, por supuesto.
Así que ya sabéis, mucho ánimo y a mejorar vuestra productividad. Y si tienes algún truco personal no olvides compartirlo en los comentarios