GTD es una metodología de productividad personal que ha demostrado que funciona. A pesar de esto, es habitual encontrarse con personas para las que esta no ha funcionado debido a algunos errores que se cometen habitualmente durante su implementación. Errores que si se conocen son fáciles de evitar. Así, para conseguir una implementación de GTD con éxito no llega con saber los pasos de esta, sino que también los errores mas habituales que se cometen al intentar adoptarla.
Esta entrada forma parte de una serie introductoria sobre GTD que consta de las siguientes entregas:
Consejos para la implementación de GTD
La adopción de una nueva metodología de productividad personal, como puede ser el caso de GTD, es un proyecto de gran envergadura. Implica la adopción de nuevos hábitos, lo que no es sencillo ya que esto suele generar fricciones con las rutinas actuales, por lo que es necesario la existencia de un compromiso con el cambio y una correcta planificación. Cuando la implementación se realiza de una forma correcta, después de un tiempo se observan grandes ventajas.
En el caso del GTD uno de los puntos más importantes es adoptar los cinco hábitos en todas las áreas de responsabilidad. No suele funcionar cuando solamente se adapta en un ámbito como puede ser el trabajo. Una de las ideas más importantes detrás de GTD es vaciar la mente de preocupaciones y almacenarlas en un sistema que sea completamente confiable. Lo que no se puede conseguir con un sistema en el que únicamente se encuentre una parte de las cosas que requieren nuestra atención. Por lo que las cosas que no se encuentran en el sistema seguirán produciendo estrés. Es importante recordar que GTD es una metodología de productividad personal, no para la gestión de proyectos o equipos, por lo que se debe adoptar en todas las áreas de responsabilidad.
Capturar para liberar la mente de preocupaciones
Posiblemente uno de los hábitos más difíciles de adoptar sea el de capturar. Es importante capturar todo tal como llega sin analizar ni clarificar estas en el momento, lo que se deja para la fase de aclarado. Dos problemas que pueden aparecer al principio en esta fase es no capturar todo en el momento que aparece, por lo que no se libera la mente, o intentar aclarar durante el proceso de captura, algo que además de provocar una interrupción puede generar que el asunto no se aclare de forma adecuada.
Crear listas de tareas por contexto
Otro punto importante para la adopción de GTD es crear una lista para cada uno de los contextos. Entendiéndose por contexto aquello que es necesario para realizar la tarea, sea esto una herramienta, como puede ser el ordenador o el teléfono, un lugar, como la oficina o casa, o una persona. Para, en cada momento, poder saber cuales son las tareas que se pueden realizar en cada momento.
Los contextos deben ser los necesarios, evitando definir duplicados. Por ejemplo, crear un contexto "móvil" en el que se combinan llamadas telefónicas, redacción de correos electrónicos o consulta de información no es eficaz, ya que son tres actividades diferentes, aunque todas se pueden realizar con un teléfono móvil. Por otro lado, si una tarea se puede asociar a varios contextos es posible que la división tampoco sea correcta.
Listas de tareas delegadas y en seguimiento
Además de las listas de tareas pendientes por contexto también es importante mantener actualizadas las listas de tareas delegadas y de seguimiento. La lista de tareas delegadas permite, en el caso de que estas no se entreguen en plazo, reclamar a la persona sobre la que se ha delegado su entrega. Por otro lado, la lista de seguimiento permite saber recuperar aquellas tareas sobre las que no se podía hacer nada en el pasado. Por ejemplo, que se ponga a la venta algún producto que queríamos comprar.
Realizar las revisiones periódicas del sistema
La mejor manera de garantizar el correcto funcionamiento de cualquier sistema es revisar este de una forma periódica. Los sistemas de productividad personal no son una excepción a esta regla. La propia metodología GTD incluye varias revisiones que es importante llevar a cabo en su momento. Posiblemente las revisiones más importantes sean la diaria y la semanal, aunque tampoco hay que olvidar las revisiones de las áreas de responsabilidad, metas y propósitos.
Redacción de las tareas
La forma de redactar las tareas es clave. Siendo algo que afectará durante el proceso de selección de las tareas como para saber qué hacer en su momento. Lo ideal es redactar estas se como objetivos, no como tareas. Debido a que, cuando se lee una tarea en una lista provoca un rechazo instintivo debido a que se ve como trabajo, mientras que si se lee un objetivo es más fácil seleccionarla por ser algo apetecible. No es lo mismo leer en una lista "limpiar la casa" que "casa limpia". Aunque ambas implican lo mismo, la segunda es más apetecible.
Por otro lado, es importante incluir toda la información necesaria en la redacción de la tarea para evitar tener que consultar otras fuentes. Por ejemplo, si una tarea se redacta solamente como "informe enviado" obliga a recordar o buscar en los correos electrónicos cual es el informe y a quien se le debe enviar. Algo que puede llevar a que no se seleccione esta tarea. Siendo mejor incluir toda la información en el enunciado y redactar la tarea como "informe de ventas de septiembre de la zona norte enviado a Luis". Una tarea que simplemente con verla se puede saber qué informe es necesario enviar y a quién.
Emplear únicamente fechas objetivas en las tareas
Algo que también suele ser problemático durante la implementación de GTD es la prioridad de las tareas y las fechas. En GTD no existen las tareas urgentes o importantes. Las tareas únicamente se priorizan en función de si estas cuentan con una fecha objetiva asociada o no. Siendo una fecha objetiva aquella que viene impuesta e incumplirla implicaría consecuencias.
Para seleccionar una tarea en GTD lo primero es consultar la agenda para realizar aquellas tareas que están programadas para hoy. Una vez realizadas estas se deben consultar las listas de los contextos actuales si existen tareas pendientes con fecha de vencimiento objetivo, realizado estas en primer lugar. Independientemente de que la fecha sea dentro de unos meses. En el caso de que la tarea no tenga fecha de vencimiento, no pasa nada por no hacerla ahora, pero sí aquellas que tienen fecha de vencimiento.
Qué se consigue al implementar GTD
La principal ventaja de adoptar GTD como metodología de productividad personal es una importante reducción del estrés. Al tener todas las tareas pendientes organizadas en un sistema confiable se puede seleccionar mejor que hacer y qué no hacer en cada momento. Por lo que si algo queda pendiente será porque se ha escogido de forma consciente hacer otra cosa, no por una omisión accidental. Pudiendo gestionar mejor las posibles consecuencias de esta omisión.
La adopción de GTD también ofrece la ventaja de no estar pendiente continuamente de las bandejas de entrada, como puede ser el correo electrónico. Solamente se consultan durante el proceso de aclarado. Algo que reduce de manera considerable las interrupciones e incrementa la productividad, no las reduce a cero porque continúan existiendo otras interrupciones como pueden ser las llamadas.
Otra de las ventajas que ofrece GTD es la trabajar en base a contextos, no por urgencias. Algo que se traduce en una mayor productividad porque para seleccionar una tarea solamente se consultan las listas de aquellas que se pueden realizar.
Por qué se fracasa en la implementación de GTD
Adoptar una nueva metodología de productividad personal no es algo sencillo, requiere adquirir nuevos hábitos, por lo que generalmente no se puede conseguir de un día para otro. Siendo habitual fallar en la adopción. Algunas de las causas por las que se falla en la adopción de GTD se puede resumir en los siguientes puntos.
Carga inicial de trabajo
En muchas ocasiones el momento seleccionado para adoptar una nueva metodología de productividad personal como GTD suele ser después del colapso del sistema actual, lo que sucede en épocas de mucho trabajo. Algo que no suele ser una buena opción. La implementación de GTD requiere una inversión inicial de tiempo para la creación del sistema, tiempo que se recupera posteriormente una vez se ponga en marcha. Por lo que, si la adopción se realiza en una época con mucha carga de trabajo es posible que solamente se vea la carga adicional de trabajo y se abandone.
La adopción de GTD es mejor hacerla en épocas donde la carga de trabajo sea menor.
Modificar la metodología
Otro de las causas por las que la adopción de GTD suele fallar es debido a la introducción de cambios en la metodología para que esta se adapte mejor a las necesidades de cada uno. Algo que se debe evitar. La metodología funciona tal como es, por lo que incluir cambios sin saber lo que se hace suele conducir a un sistema que no es GTD y no funciona.
Por ejemplo, a algunas personas le parece una mejor opción aclarar durante el proceso de captura, para ahorrar tiempo y tener todo aclarado. Pero esta modificación, como ya se ha explicado, no es una buena idea debido a que se introducen introducciones y los aclarados no son se realizan de una forma homogénea.
Implementación la metodología de manera parcial
La adopción parcial de la metodología es algo que tampoco funciona. Aunque algunos de los hábitos de GTD son útiles por sí mismos, implementar solamente algunos de ellos no consigue todas las ventajas ofrecidas por la metodología.
Buscar la herramienta perfecta
Finalmente, otra de las causas detrás de una implementación defectuosa de GTD es la búsqueda de una herramienta perfecta que automatice la metodología. La cual no existe. En este punto el mejor consejo es comenzar a implementar la metodología con una herramienta conocida, el calendario y la lista de tareas que se usa actualmente, y cuando ya se tenga experiencia con GTD buscar opciones si vemos que es necesario. Algo que, con la experiencia, se ve que no es necesario.
Conclusiones
En esta última entrada de la serie he repasado algunos consejos para llevar a cabo la implementación de GTD. Es importante tener en cuenta que esta debe tratarse como un proyecto de gran envergadura, ya que la creación de un sistema confiable y funcional no es sencilla. Siendo recomendable planificar esta con tiempo, no como una urgencia después de que el sistema de productividad personal usado anteriormente fallase.
Por otro lado, cuando se implementa GTD es necesario hacerlo con todas las consecuencias. Adoptando todos los puntos de la metodología sin modificarlos. La inclusión de cambios en la misma sin saber realmente lo que se hace es otra de los motivos por los que se falla. Hay que ser modesto y pensar que los hábitos actuales incompatibles con GTD pueden ser la causa de los anteriores problemas de productividad.
Recursos para profundizar en GTD
Si has llegado a este punto es posible que estés interesado en saber más y adoptar GTD en tu vida. Para ello una de las mejores opciones es consultar uno de los múltiples libros que existen, posiblemente el mejor para iniciarse de los actualmente disponibles en castellano es " Productividad personal " de José Miguel Bolívar. Un texto más fácil de asimilar para los principiantes que los de David Allen.
Por otro lado, David Allen, el creador de GTD, ha publicado múltiples libros explicando la metodología que se pueden encontrar tanto en inglés como traducidos al castellano. Siendo el texto de referencia " Getting Things Done", el cual da nombre a la metodología, cuya traducción se ha titulado " Organízate con eficacia". Además de este texto también ha publicado cuadernos de trabajo con un enfoque más práctico que son una excelente guía para implementar la metodología.