Pensemos por ejemplo en notificaciones que de forma recurrente solemos realizar en el mundo de la empresa y que, debido precisamente a la imposibilidad de obtener la constancia de la entrega, hemos de realizar de forma tradicional, es decir, en papel: en temas de recursos humanos (notificaciones de despidos, aplicación de nuevas normas, vacaciones, cambios de turnos, amonestaciones, convocatorias de reuniones,…), en facturación (envío de facturas, pedidos, confirmaciones,…), en contratación, en gestiones de tesorería (recobro o recuperación, comunicaciones de pagos,…), en reclamaciones (retrasos, diferencias de entrega de mercancías,…), para procuradores y abogados (notificación de sentencias), para bajas de servicios (telefonía y varios), para Administraciones Públicas (notificaciones de pagos, de deudas, de expedientes,…), etc.
La buena noticia es que ya es posible llevar a cabo este tipo de acciones, ya que disponemos de herramientas informáticas que nos ofrecen las necesarias garantías técnicas, pero sobre todo, las legales, que son más importantes, sobre todo, por si surgiera algún tipo de eventualidad que termiran en pleito, para lo cual es conveniente disponer de pruebas preconstituidas. Los estudios demuestran que el 80% de los procedimientos monitorios se pierden porque el demandante no puede probar el hecho de haber realizado un envío en tiempo y forma.
Hoy os voy a hablar de un producto que puede resultar muy útil en vuestros despachos, oficinas, empresas y Administraciones Públicas. Se trata de MAILCERTIFICADO, un sistema de notificación fehaciente a través de correo electrónico cuya validez legal viene refrendada por una firma electrónica que incorpora el justificante legal y totalmente gratuito de todos los aspectos técnicos que inciden en el envío (prueba del envío, resguardo de lectura y certificación del contenido) que ofrece esta entidad como tercero de confianza, al que el usuario puede añadir, opcionalmente y sujeto en este caso a los aranceles notariales vigentes en cada momento, un acta notarial que refrenda la prueba necesaria que acredita todo el proceso completo de la notificación.
A continuación os resumo las principales características que he tenido la oportunidad de testear y que os invito a probar:
- Permite sustituir el correo ordinario y el certificado o burofax por el Correo electrónico certificado notarialmente.
- Es un servicio sin límites de horarios ni geográficos.
- Reduce costes de gestión, que oscilan entre un 60% y un 95% sobre otros servicios como el Burofax, el telegrama o la carta certificada.
- Al realizar los envíos a través de la plataforma de Mailcertificado, las comunicaciones con su web van cifradas, evitándose así que la información pueda ser leida por terceros.
- Este servicio se puede utilizar tanto desde un ordenador como desde una PDA o Smartphone.
- Permite el envío de correos múltiples, e incluso anexar archivos.
- Cada envío tiene asignado un identificador único, que incluye un sellado de tiempo digital para que sea inalterable, tanto en su contenido como en su fecha de creación, guardándose una copia de estas pruebas en una notaría.
- El usuario puede visualizar en todo momento a través de la plataforma el estado de todos sus envíos (fecha y hora de emisión y lectura del mensaje, número de intentos de notificación).
- Al disponer de varios formatos de envío (SMS certificado, Fax certificado, Correo electrónico certificado y Bmail certificado), el sistema permite también realizar envíos combinados, es decir, realizar el mismo acto de notificación simultáneamente por distintos medios.
- Se integra con las aplicaciones que disponga la empresa (ERPs) a través de SOAP, lo que facilita que en cortos períodos de tiempo la implantación sea todo un éxito.
Como podeis comprobar, esta plataforma está indicada tanto para grandes empresas, como pymes y micropymes, despachos profesionales, e incluso Administraciones Públicas, en definitiva, para cualquiera que necesite efectuar notificaciones electrónicas fehacientes en su actividad.
Si quereis más información, la encontraréis en: www.mailcertificado.com
CÓDIGO PROMOCIONAL PARA HACER PRUEBAS GRATUITAS
Si queréis ver en funcionamiento esta plataforma, os ofrezco un bono gratuito de 6 € con el que podéis probar a realizar algunas notificaciones fehacientes. Para ello, entrad en la siguiente dirección, introducid el número 0090000 y registraos.
http://bit.ly/mailcertificado
A continuación os dejo con un vídeo que muestra cómo se realiza y gestiona un envío combinado.
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