La cantidad de estrategias y aplicaciones de gestión de tiempo es abrumadora. Existe todo un universo alrededor de la idea de optimizar el tiempo para que puedas domar todas aquellas tareas pendientes y terminar el día con la bandeja de entrada (y la lista de tareas) vacías. Cada minuto cuenta, con lo que tus dotes organizativos se convierten en el ingrediente más importante para conseguir tus metas.
El problema surge cuando por mucha optimización aún no consigues conquistar tu lista de tareas. Vives en un estado perpetuo de agotamiento, con remordimientos de dejar para mañana lo que no consigues terminar hoy. Quieres hacer más cosas - cosas que a lo mejor ni siquiera aparecen en tu lista de obligaciones - y no hay forma de incluirlo en tu día a día. Un minuto libre aquí y otro allá simplemente no es suficiente.
Si la carrera por ser más productiva no te ha dado los resultados que buscas, ahora es el momento de probar algo diferente: relájate y olvídate un momento de la productividad.
La prioridad de las piedras
Seguro que conoces el cuento de las piedras en el jarrón. Primero tienes que colocar las piedras más importante que vienen a representar lo que más valoras en tu vida: tu familia, tus amigos, tu salud, tu negocio. Curiosamente el sabio del cuento nunca se enfrenta al problema de tener demasiadas piedras. Para el es meramente un problema de organización - no se tiene que enfrentar a la idea de que algunas piedras no caben.
Sin embargo, el jarrón tiene límites fijos, al igual que lo tiene tu día. El número de horas es limitado y por mucho que le des prioridad a lo más importante, es probable que no consigas terminarlo todo. Hay más tareas que horas en el día.
Antes de crear el sistema perfecto de productividad hace falta definir tus prioridades y tachar de tu lista todo aquello que no es del todo imprescindible.
Limpieza del jarrón
La magia está en dejar de enfocarte en ser más productivo. Olvídate de la productividad por un momento para concentrarte en la eliminación. ¿Qué puedes eliminar de tu día a día? ¿Qué actividades no te acercan a tus metas o a tu día perfecto? ¿Dónde puedes automatizar o delegar actividades para recuperar este tiempo para ti?
Este proceso de eliminación es muy parecido al proceso de organizar tu armario. Primero tienes que hacer un inventario completo de aquél que está dentro del armario (dentro de tu día) y lo que tienes almacenado en cajas auxiliares (lo que está eternamente pendiente en tu lista de tareas). Cuando estás consciente de todo lo que tienes (haces) puedes empezar a eliminar aquello que no te sirve.
Cuando se trata de tu armario, lo más fácil es sacarlo todo para dejarlo sobre la cama e ir revisando prenda por prenda. En caso de tu tiempo te recomiendo hacer un seguimiento de tus actividades durante una o dos semanas y revisar la lista de todo lo que has hecho.
Menos es más - literalmente
Las tareas a eliminar de tu día a día pueden ser muy diversas - al igual que las soluciones. Si te pasas demasiado tiempo limpiando la casa, infórmate sobre ayudas domésticas. Una señora de limpieza con experiencia necesita dos o tres horas para algo que a ti te ocupa todo el sábado. Un robot aspirador se puede ocupar del mantenimiento entre semana. El infierno de la compra semanal del sábado se puede eliminar gracias a la opción de comprar en línea.
También habrá actividades que puedes eliminar sin nada, como aquel jersey que ya no te queda: reuniones a los que no tienes que acudir, actividades que ya ni te hacen ilusión, obligaciones sociales a los que puedes escapar si tienes buenas razones, proyectos que se han quedado obsoletos.
Pregúntate para cada actividad: ¿Me sirve de algo? ¿Me gusta? Si la respuesta a cualquiera de estas dos preguntas es "no", es hora de actuar. Elimínalo o busca una alternativa. El jarrón no crecerá - tendrás que reducir el número de piedras.