De vez en cuando —a veces con demasiada frecuencia—, surgen ideas que, quizá por su punto de «novedoso» o por su halo científico, terminan ganando cierta tracción. Una de esas ideas de la que, lo confieso, yo también fui víctima hace algunos años, es que poner fechas de vencimiento de manera discrecional a todas —o casi todas— las cosas que tenemos que hacer, nos permite ser mucho más efectivos. Imagino que el origen de esta creencia es la llamada Ley de Parkinson, que fue enunciada por Cyril Northcote Parkinson en 1957 a raíz de un estudio sobre el trabajo en el Servicio Civil Británico.
Básicamente, lo que esta ley viene a decir es que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización. La interpretación más extendida de este enunciado es que, independientemente de la tarea, muchas veces lo que determina el tiempo final que necesitamos para completarla no es la complejidad inherente de la tarea, sino el tiempo que tenemos disponible para trabajar en ella —hasta ciertos límites, claro. De ahí que algunas personas hayan llegado a la conclusión de que, si esto es así, una manera de «obligarnos» a ser más productivos o de terminar más cosas a tiempo, es establecer fechas de vencimiento ficticias. Esta escasez autoimpuesta del «recurso tiempo» generaría una presión psicológica que nos obligaría a ser más efectivos.
No voy a negar que el argumento tiene mucha lógica, al menos sobre el papel. Sin embargo, hay muchas personas a las que esta estrategia no parece funcionarles tan bien como debería o, al menos, sienten que tiene efectos secundarios indeseables. Voy a intentar explicar por qué, y qué podemos hacer para remediarlo.
Lo que popularmente se conoce como Ley de Parkinson es en realidad una serie de «leyes» relacionadas con un mismo fenómeno. Así, además de la ya enunciada el trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización, Parkinson también estableció, por ejemplo, que los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos. Incluso hay otras «leyes» que se han hecho muy populares a raíz de estas observaciones, como la que dice que los datos se expanden hasta llenar el espacio disponible para el almacenamiento.
Atajar el problema de la improductividad reduciendo artificialmente el tiempo disponible para hacer las cosas, es total y absolutamente innecesario. De igual manera, para poder ajustarte a un presupuesto no necesitas que te limiten el dinero, como tampoco tiene sentido reducir los espacios que tienes disponibles para guardar cosas para evitar acumular trastos que no quieres o no necesitas. Y es que, efectivamente, aunque a algunos les parezca que estamos hablando de tiempo, dinero, espacio…, en realidad estamos hablando de una sola cosa en todos los casos: autocontrol. Una habilidad que puede desarrollarse, y que es la raíz de comportamientos indeseables como la procrastinación —aunque esa es otra historia.
En el ámbito concreto de la efectividad personal, que es el tema que nos ocupa, inventarte fechas de vencimiento genera habitualmente estrés, ya que continuamente tienes muchas más fechas que cumplir de las que realmente deberías tener —básicamente, sólo deberías tener las que ya tienes comprometidas con terceros, o lo que mi amigo y colega José Miguel Bolívar llama «fechas objetivas». Además, como muchas de esas fechas son ficticias, en el fondo sabes que puedes incumplirlas sin que suceda nada realmente indeseable. Lo que sucede muchas veces es que, al final, terminas «renegociando» las fechas contigo mismo, eso sí, a costa de aumentar tu sentimiento de frustración por no ser capaz de hacer lo que te habías prometido que ibas a hacer.
Por eso, aún sigue sorprendiéndome la cantidad de personas que insisten en la necesidad de establecer límites temporales para ejecutar las tareas, como mejor manera de que las cosas se hagan. En mi experiencia, si algo no se hace en un tiempo razonable es porque probablemente no existe un compromiso real para hacerlo.
Una vez más, interpretaciones de la Ley de Parkinson en términos de hay que establecer fechas límite, no dejan de ser parte de la herencia del viejo paradigma de la gestión del tiempo. En el trabajo del conocimiento —ese tipo de trabajo que tenemos la mayoría de nosotros hoy en día—, el tiempo no se puede gestionar, sólo se puede gestionar la manera en que prestamos atención a la cosas que nos rodean y a lo que sucede a nuestro alrededor.
Así que, si quieres mejorar el compromiso con las cosas que tienes que hacer y asegurarte de que las haces en tiempo y forma, deja de inventarte fechas límite y aprende a mejorar tu atención, tanto a nivel estratégico —qué cosas son importantes para ti a medio y largo plazo—, como a nivel operativo, mediante una adecuada gestión de la información y los inputs que te llegan cada día.