Si hay un proceso difícil de digitalizar es el de Oncología, principalmente porque es un proceso muy complejo, con muchas excepciones y muchos actores.
En 2016, dimos el primer paso hacia la digitalización con un módulo de oncología en nuestra Historia Clínica Electrónica Núcleo. Sin embargo, no cumplió con las expectativas, ya que no reflejaba completamente las necesidades y la prescripción oncológica seguía siendo manual.
En 2020 revisamos sistemas oncológicos comerciales de nicho y en abril del 2021 iniciamos la implementación de Quimioprocess, una solución portuguesa integral para el proceso oncológico, cubriendo todo el flujo de la quimioterapia del paciente:
1. Protocolos estandarizados y categorizados por patología
2. Prescripción por oncólogo
3. Agendamiento inteligente según protocolo
4. Validación Clínica de Farmacia
5. Validación Galénica de Farmacia
6. Preparación de Quimioterapias
7. Codificación de terapia de apoyo en QMT (quimioterapia)
8. Despacho de QMT y terapia de apoyo.
9. Gestión de enfermería / administración
1. Estandarizar protocolos
La tarea más difícil de este proceso fue la estandarización de protocolos y la carga de ellos en el sistema, un arduo trabajo de un equipo multidisciplinario. Desde el protocolo se definieron los estándares que permiten tener un proceso más eficaz, seguro y de calidad, debido a que en ellos se establecen las fórmulas, se definen la dosis de la terapia, las restricciones por dosis máxima, compatibilidad de protocolos concomitantes, la cantidad de ciclos, el cálculo de las fechas de sesiones según periodicidad (y que permite agendarlas todas), concentraciones estables de las preparaciones y el tiempo de ocupación de los recursos del servicio de atención.
Estandarizar siempre suena lindo, pero es extremadamente complicado. En Oncología hay diferentes escuelas que proponen distintas terapias. Hoy contamos con tratamientos que fueron visados por muchos ojos y que hacen menos heterogéneo el tratamiento de un paciente en nuestra clínica.
¿Sabías que en la mayoría de los centros oncológicos que no cuentan con herramientas de esta naturaleza los protocolos de quimioterapia, con todos sus cálculos de dosis, se crean en Excel y Word?
1 - Protocolos estandarizados
Protocolos implementados:
- Oncología: 245 protocolos
- Neuro-oncología: 16 protocolos
- Hemato-oncología: 109 protocolos
2. Prescripción Quimioterapia
El segundo paso es lograr una prescripción 100% electrónica por los oncólogos, tema que requiere capacitar y explicar todas las opciones que el sistema permite para que todos los ciclos sean prescritos desde el primer momento. Los oncólogos pueden elegir un protocolo y utilizarlo sin cambios (lo habitual), o adaptar el protocolo a las condiciones particulares del paciente (según tolerancia o características propias de la patología)
Con el sistema, lo que manualmente toma 10 minutos se reduce a unos clics, permitiendo más tiempo del oncólogo con el paciente. ¡Eficiencia y cuidado al máximo!
La utilización del sistema aportó seguridad y calidad de atención, ya que establece los puntos de validación y el flujo en que debe ocurrir cada etapa, entregando en tiempo real el estado de cada uno de los procesos. Además, la estandarización de los protocolos y los tiempos de ocupación de ellos no solo entregan mayor oportunidad de atención, sino que también permite realizar proyecciones de compra y le otorga al paciente la posibilidad de tener una mejor programación y control de sus sesiones.
2 - Prescripción de protocolo por oncólogo
3. Agendamiento
Cualquiera que haya vivido un proceso oncológico o haya tenido a un familiar en esta condición conoce lo incómodo que son los procesos de agendamiento oncológicos. Los centros médicos que carecen de una agenda oncológica específica asociada a protocolos (algo completamente diferente a una agenda ambulatoria), hacen pasar al paciente por un proceso de llamado, confirmación y cambios de horarios, por cada ciclo, en un proceso manual, añadiendo estrés a una situación ya difícil.
Cuando tu agendamiento está asociado a un protocolo oncológico, el paciente sabe qué día, en qué horario y cuánto va a tardar cada administración de todo un ciclo desde el primer momento.
Quiere decir que puede organizar su vida, sus viajes y solicitudes de que alguien lo acompañe a terapia. Esto que parece simple, es de los procesos más complejos que hay, y es una de las cosas que más agradecen los pacientes.
3 - Agendamiento inteligente de todo el tratamiento
4. Validación por Químico Farmacéutico (QF) Clínico
Un QF especialista en validación oncológica revisa cada prescripción y hace el primer punto de control de seguridad de este complejo proceso. El sistema alerta por cualquier cambio en el protocolo estándar según definiciones de control establecidas, cambios de dosis por fuera de +/-5 %, cambio en velocidades de infusión, en terapia de apoyo, periodicidad, etc.
Además, se ha implementado un circuito de comunicación para poder transmitir de forma más efectiva los requerimientos específicos del paciente.
4 - Validación por QF Clínico
5. Validación por químico farmacéutico Galénico
Un QF especializado en la formulación y preparación de medicamentos, hace el segundo punto de control, debe asegurar que la estabilidad de la droga se mantenga durante todo el periodo de administración, validando el suero de dilución y las concentraciones de la droga.
Además, se ha incluido en el sistema fórmulas de redondeo de dosis que permiten la extracción de volúmenes de droga de forma más exacta.
5 - Validación de QF Galénico
6. Preparación de quimioterapias
Cuando uno tiene un sistema oncológico integral, sabe con semanas de anticipación qué tendrá que preparar cada día. Esto nos permitió cambiar un proceso y entregar mayor satisfacción a nuestros pacientes. Hasta antes de la implementación del software, los preparados oncológicos se preparaban el mismo día cuando el paciente se presentaba en la Clínica para la administración, por lo tanto, el paciente debía esperar hasta 2 horas que preparen su medicamento y después se lo administraban.
Con la previsión de qué hay que preparar mañana, hoy preparamos el día anterior y le ahorramos 2 horas de espera al paciente para su administración. ¡Menos tiempo en la clínica y más tiempo en la casa!
6 - Preparación de Quimioterapia
7. Codificación de terapia de apoyo
A menudo implementamos sistemas que ayudan a los clínicos sin simplificar los procesos administrativos, sobrecargando al personal. Es crucial cambiar de una lógica médica a una administrativa, aunque sea complejo. En este paso, hacemos estos mapeos.
7 - Codificación de la terapia de apoyo
8. Despacho del medicamento
Cuando el paciente se presenta en el Hospital de Día, se le hace la evaluación clínica pertinente para ver si está en condiciones de recibir la quimioterapia y se solicita electrónicamente que se despache la medicación.
Este proceso antes era mediado por diferentes vías, incluyendo Chats, lo que hacía muy difícil su gestión, hoy es 100% por sistema, controlable y trazable.
8 - Despacho de medicamentos a Hospital de Día
9. Administración de la quimioterapia
Se juntan el medicamento y el paciente en un sillón oncológico o cama. Enfermería hace la tercera validación y control mediante escaneo por código de barras de la preparación, inicia y finaliza el tratamiento.
9 - Administración de la Quimioterapia
10. Evitar la fragmentación con la Historia Clínica Electrónica
Quienes desarrollamos e integramos sistemas de Registro Clínico Electrónico sabemos que debemos, ante todo, evitar la fragmentación del registro. Es por ello que diseñamos una vista para ver en nuestra Historia Clínica Electrónica las prescripciones, agendamientos y administraciones oncológicas, por lo tanto, se puede documentar en Quimioprocess, pero la información siempre estará presente en Núcleo para la continuidad del cuidado.
10 - Evitar la fragmentación del registro clínico integrando Quimioprocess con Núcleo
¿Por qué consideramos que es la implementación más exitosa del 2023?
- Porque estandarizamos un flujo que tenía muchos espacios de mejora y esto representa a tener unos 3 o 4 sillones más (eficiencia por estandarización).
- El software cuenta con numerosas reglas de apoyo para la toma de decisiones, haciendo el proceso más seguro y confiable.
- Los pacientes ahora esperan menos tiempo por tratamiento, lo que hace su terapia más llevadera.
- Los pacientes pueden programar quién los acompañará, cuándo pueden hacer un viaje o cuánto tiempo van a estar en la Clínica con meses de anticipación.
- Porque hemos logrado calcular con éxito el ICC (índice de contacto a citotóxicos) de nuestros trabajadores de forma automatizada. Calcular automáticamente el ICC es vital para la seguridad en salud. Permite una evaluación de riesgos precisa y rápida, asegurando la protección constante del personal frente a los peligros de los citotóxicos. Es un paso esencial para un entorno de trabajo más seguro y eficiente.
¡Gracias a todo el equipo de Informática Biomédica, a Farmacia, a Enfermería y a los Oncólogos, Hemato-Oncologos y Neuro-Oncólogos que trabajaron en la parametrización e implementación de este sistema y que pusieron muchísimas horas en validar protocolos!
Gracias a Rui Costa y Carlos Correia de St+i por su gran enseñanza en mejora de procesos y por guiarnos hacia la excelencia en oncología digital. ¡Son partners excepcionales!
Alejandro Mauro
Médico Jefe de Transformación Digital Clínica de Clínica Alemana de Santiago