¿Quién no ha oído decir alguna vez eso de que “lo que tú necesitas es organizarte y priorizar”? Los amigos, los profesores, los jefes, la abuelita… Todos lo dicen, todo el tiempo, como si fuera un mantra. Ya forma parte del acervo cultural, todo el mundo saber que si tienes problemas de productividad lo único que debes hacer es “organizarte y priorizar”, aunque nadie lo haga. O peor aún, aunque lo hayan intentado y a ellos no les haya dado resultado. No importa, si todo el mundo lo dice, debe ser verdad.
Pero a poco que hayas intentado hacerles caso te habrás dado cuenta de que la cosa no es tan sencilla como parecen sugerir los “expertos”. La verdad es que no lo es, especialmente si seguimos sosteniendo dos falsas creencias que han hecho mucho daño a la productividad personal de las personas a lo largo de los últimos años.
Organizarse no es una acción
La primera de las falsas creencias de las que hablo es la de que uno no puede organizarse igual que puede freír un huevo o lustrarse los zapatos. Organizarse no es una acción, sino un proceso muy complejo que implica desarrollar toda una serie de –generalmente– nuevos hábitos de trabajo. Suponiendo que sabes cuáles son esos hábitos, y que sabes cómo desarrollarlos –otro asunto que no es para nada sencillo–, lo que la gente entiende por organizarse lleva tiempo y disciplina.
El problema de decir “tú lo que necesitas es organizarte” es que suena igual que “para cambiar de canal sólo tienes que apretar este botón del mando”. Cuando te quedas con esa idea en la cabeza el resultado es que, cualquier cosa que hagas, aunque vaya en la dirección correcta, va a hacer que abandones el intento de organizarte. Y es que no hay nada que puedas hacer que, por sí solo, te haga automáticamente organizado.
O dicho de otra manera, la consecuencia de asumir que organizarse es una acción simple, binaria, que lo haces o no lo haces, es que, al ver que no funciona, probablemente termines volviendo a los viejos hábitos que ya tenías. Puede que sigas sin “estar organizado”, pero al menos no supone esfuerzo.
Asignar prioridades es una tarea inútil
La otra falsa creencia es asumir que la prioridad de las tareas nunca cambia, y por tanto podemos asignarlas y trabajar de acuerdo a ellas hasta que las tareas sean completadas.
Por más que la realidad se empeña en demostrarnos que asignar prioridades no funciona, seguimos obsesionados por hacer caso a los gurús de la gestión de tiempo, e intentamos clasificar las tareas según todo tipo de escalas arbitrarias, a cada cual más compleja y creativa.
Si eres un trabajador del conocimiento, seguro ya te has dado cuenta de que las cosas cambian muy deprisa, haciendo que lo que ayer era urgente hoy pueda esperar, y viceversa. En un entorno de trabajo tan cambiante como el actual, asignar prioridades es como dejar flotando varias hojas en una corriente de agua y pretender que permanezcan en el mismo orden conforme avanzan. Es sencillamente imposible. Si no quieres pasar todo tu tiempo reasignado prioridades, lo mejor es que te olvides de ellas.
Lo que de verdad debes hacer
Entonces, ¿cuál es el secreto de las personas altamente eficientes? ¿Cómo se supone que consiguen hacer primero lo más prioritario, y mantener en orden sus actividades? Sin entrar en muchos detalles, lo que sucede es que han desarrollado cinco hábitos básicos –que no sencillos–, que les permite ser conscientes de los frentes que tienen abiertos, elegir en qué se van a enfocar en cada momento, y dejar de hacer conscientemente las cosas que no quieren/pueden/deben hacer en este momento.
De manera un poco simplista, en primer lugar capturan todas las cosas que pueden llegar a suponer un compromiso –con ellos mismos o con terceros, ahora o en el futuro– en un lugar confiable, fuera de su cabeza, sin importar el momento y el lugar en que estas cosas surjan; luego procesan regularmente todo lo que capturan para poder determinar hasta qué punto se van a comprometer con cada cosa y cuándo; una vez decidido que se van a comprometer con una cosa, la desglosan en acciones físicas, en función de las herramientas, lugares o personas –contextos– que van a necesitar para completarlas; además, cuando llega el momento de hacer, tienen en cuenta las fechas de vencimiento objetivas de cada compromiso, así como el contexto, nivel de energía mental y tiempo disponible en este momento para trabajar de manera eficiente y determinar lo que van a hacer a continuación, sin necesidad de utilizar prioridades subjetivas asignadas días o semanas atrás; y por último, se toman el tiempo necesario para actualizar regularmente su inventario de compromisos, de manera que puedan estar seguros de que se están enfocando en las cosas correctas en todo momento.
Todo esto suena un poco más complicado que “organízate y prioriza”, desde luego. La gran diferencia es que esto sí funciona, y funciona muy bien.
Lo que acabo de describir muy brevemente no es otra cosa que la metodología de productividad personal “Getting Things Done”, o GTD, desarrollada y hecha popular a nivel mundial por David Allen, y que lleva demostrando su valor desde hace casi 15 años. Nada nuevo, como se puede ver. Lo sorprendente es que, a pesar del tiempo transcurrido, la gente aún se empeñe en intentar organizarse, asignar prioridades y “gestionar el tiempo”.
Si organizarte y priorizar no te funciona –y si eres un profesional que trabaja con un ordenador y su mente, como la mayoría hoy en día, hay muchas probabilidades de que no te funcione–, ya sabes lo que puedes hacer: captura, procesa, organiza, toma buenas decisiones según las circunstancias de cada momento y revisa regularmente tus compromisos. O dicho de otro modo, practica GTD.