La capacidad de trabajo se mide por el foco y la persistencia que se es capaz de aplicar sobre los objetivos. Pero la productividad se consigue cuando fluimos, incluso cuando navegamos con el viento en contra, venciendo la procrastinitzación y los escollos en forma de tareas incómodas, o difíciles. En el siguiente texto encontrarás una amplia reflexión sobre cómo hacer frente a situaciones que a menudo ralentizan nuestro ritmo y nos sacan de la zona, no sólo con nuestra actividad diaria, también pensando en las metas a medio plazo.
Las tareas elefante son un ejemplo clásico de cómo actuar ante un gran obstáculo. El gran volumen de trabajo, o la complejidad de la misma, nos hace dudar a la hora de iniciar su ejecución. Si no variamos nuestra percepción la acabaremos dejando para más adelante, esperando condiciones más óptimas, con más tiempo y energía para asumir el reto que supone. Simplemente nos pondremos excusas como demorarla 5 minutos realizando una pequeña tarea antes, realizar tareas relacionadas con la intendencia - logística de la tarea, como reunir material – o en el mejor de los casos la iniciaremos y la dejaremos inacabada, citándonos para más adelante con la sensación que ‘progresa adecuadamente’ …
Para facilitar la digestión debemos modificar la percepción, lo que nos transmite, cambiando la forma sin variar el fondo. Con un lenguaje más llano, cambiamos como lo hacemos sin variar el resultado a obtener: Al redactar un texto de 5000 palabras no recortaremos sustancialmente. Si queremos dar un nuevo aire a nuestra web, no nos quedaremos sólo con el diseño, mejoraremos también su operativa y navegabilidad…
Lo más habitual es subdividirse en tareas más pequeñas, llegando al nivel de la acción. GTD me ayuda en situaciones como las mencionadas, divido la tarea en proyectos (conjuntos de acciones físicas indivisibles), y las voy realizando una tras otra. En el mejor de los casos me quito de encima la tarea cuando toca. Pero claro, soy un experto en productividad, ¿verdad?
Experiencias personales
Muchas veces la situación es igual de gris y lamentable como la de cualquiera. La opereta empieza al final de la jornada, o durante la revisión semanal, cuando reviso mi lista de siguientes acciones. Marco las acciones ya finalizadas, pero en un segundo vistazo me percato de aquellas que aún continúan allí después de varios días – o semanas – de ser procesadas, me las miro y después de sentirme culpable suelo decantarse me por una de estas vías de actuación:
- Asumo mi responsabilidad. Intento buscar un porqué y estructurar el trabajo a realizar de otra manera, para darle un nuevo aire, y quizás dar un primer paso.
- Continuo sintiéndome culpable y para solucionarlo me tumbo en el sofá o la cama, a anestesiar me a través de la TV. Lentamente el sentimiento se desvanece …
Cualquiera de las dos opciones es válida, lo digo en serio. Hay días que lo mejor que puedes hacer es dar por terminada la jornada y pensar que mañana será otro día. Cuando me veo con fuerzas recurro al primer punto para poner en orden mis asuntos e intentar evitar que las acciones atascadas se conviertan en problemas
Tu calidad de vida es demasiado importante para percibir cada problema como una cuestión de vida o muerte.
Habitualmente el tema ya está dividido en acciones que no se pueden simplificar más así que lo que suelo hacer es colocar como tareas indispensables un lote de acciones que llene las dos primeras horas del día. Las mejores horas para temas que han pasado a ser extraordinarios. No debemos confundir los temas que parecen urgentes con los realmente importantes, pero el hecho es que ha llegado el momento de tomar medidas extraordinarias.
Una vez en marcha todo se digiriendo mejor y empezamos a fluir. Si la tarea es dura quizá tardemos días a terminar a través de estas sesiones de trabajo enlatado, pero lo importante es mantenernos en marcha…
… De la misma forma que reducir una tarea a acciones más atomizadas nos puede ayudar a digerirla mejor, podemos extrapolar el mismo principio. En post anteriores he hablado de cómo desglosar nuestros objetivos hasta llegar al nivel más tangible, el de la acción a realizar. Los problemas relacionados con la faceta vertical de la actividad, la que marca hitos, proyectos y acciones, se mezclan con la desmotivación y la fatiga que experimentamos al trabajar en un mismo asunto durante un largo periodo de tiempo.
Hay que buscar la fórmula, nuestra propia formula
Siempre hay dos ingredientes comunes: la constancia y la tenacidad. Dedicar un tiempo diario, o semanal, a realizar las acciones que te acercan a tus objetivos pase lo que pase es la única forma de lograrlos en un intervalo de tiempo razonable. Si no nos marcan una fecha límite se puede prolongar en exceso. Piensa en ‘aprender inglés’ como concepto, no lo entiendes, si no marcas un punto de control como alcanzar el first certificate o el intermediate esto se puede alargar como un chicle, debe haber un hito y algo a alcanzar.
Te vuelvo a repetir constancia y perseverar. Dedica un tiempo cada día a hacer lo necesario para tocar con la punta de los dedo el objetivo que persigues. Quizás no tengas demasiado claro que sea exactamente lo que necesitas: pero preguntado ¿Qué es lo que debo hacer? Hazlo. Si no estás seguro, hazlo. Al ponerlo en práctica sabrás si estás implementando un camino correcto o te estás alejando de lo que quieres conseguir.
¿Cuántas veces desistes de hacer algo a causa de esas malditas preguntas que te surgen?
Son excusas para no moverte de tu zona de confort, para continuar como estás, con lo que conoces y sabes que funciona. Para no aplicar ese ‘extra’ de esfuerzo para llegar donde no has estada antes -quizás solo un poco más lejos- y donde a menudo te parece que la inversión en energía y tiempo no vale la pena…
En ambos casos nuestro cambio de percepción nos permite avanzar. El hecho de doblegar el sentimiento de rechazo que nos lleva a catalogar de forma inconsciente aquella tarea, o responsabilidad, como algo de segunda fila creyendo que podemos terminarlo más tarde, mañana o cuando sea, solo es una excusa que nos aleja del simple placer de subir un escalón más - completando una tarea - hacia nuestro objetivo.
Imagen vía Zafer Yazici bajo licencia Creative Commons