Trucos para Ahorrar Tiempo en la Boda

La organización de una boda requiere trabajo y tiempo. De hecho, lleva mucho trabajo y mucho tiempo, y esto último no es algo que nos sobre a la mayoría de nosotros. Si en la vida cotidiana las horas del día nunca son suficientes para atender todas nuestras obligaciones, si se le suma lo que implica la planificación de una boda, el estrés está asegurado.

Por eso quiero darte algunos trucos para ahorrar tiempo en la boda y que te regalarán unas horas preciosas que puedes dedicar a cosas realmente importantes, como pasar una tarde con tu pareja disfrutando de un paseo, tomar un café con una amiga, hacer unos largos en la piscina o leer un buen libro sin sentirte culpable. No te los pierdas...

Los trámites

Antes de comenzar a tramitar el expediente matrimonial, comprueba que tu documento de identidad y tu pasaporte (si te vas de viaje a algún país extracomunitario) no están caducados. Este trámite puede llevarte más tiempo del que esperas y puede retrasar la gestión de la documentación de la boda... o impedirte viajar en tu Luna de Miel.

Hay muchas gestiones burocráticas relacionadas con el trámite del expediente matrimonial que puedes hacer por Internet, lo que te ahorrará viajes innecesarios y tiempo. Algunas de las gestiones que podrás hacer son la solicitud del certificado de empadronamiento, la del certificado de nacimiento, etc. Muchos de estos trámites requieren un certificado digital, así que obtenlo lo antes posible si vas a comenzar a organizar tu boda. En este vídeo de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre te enseñan cómo solicitar el certificado digital de persona física. 

Herramientas digitales

Crea una dirección de correo electrónico destinada a la organización de boda, de esa forma podrás gestionar más fácilmente las relaciones con los proveedores que participarán en la boda y las comunicaciones con los invitados. Así podrás localizar rápidamente los emails o la información que necesites y no te confundirás con las comunicaciones de trabajo o las personales. En realidad, lo ideal es crear dos, una para los proveedores y otra para los invitados.

Crea una web para la boda. Al poner a disposición de todos los invitados las direcciones, horas, planos e información básica, te ahorrarás muchas llamadas, WhatsApps y correos electrónicos para que les resuelvas dudas. Aunque no evitarás a algunos invitados despistados, sí te ahorrará tiempo... y paciencia.

Abre archivos y subcarpetas en tu ordenador para organizar toda la información relacionada con la boda, desde inspiración que encuentres en la Red hasta los contratos de los proveedores. Tendrás todo perfectamente ordenado y accesible en cualquier momento, lo que te ahorrará mucho tiempo.

Organiza todos los documentos en papel también en un archivador con diferentes pestañas.

Crea un tablero secreto en Pinterest para que los proveedores o personas de tu confianza puedan subir ideas inspiradoras para tu boda. Únicamente tendrás que ponerlo accesible para determinadas personas en las opciones de configuración. Yo lo hago siempre con las parejas de novios con las que trabajo y es de lo más útil. Así te evitas el trasiego de correos y mensajes con fotos y enlaces, que se suelen perder o no se encuentran cuando se necesitan.

Utiliza herramientas para compartir documentos en la nube para agilizar las relaciones con tus proveedores. Así ellos podrán aportar documentos, fotos e ideas, y tú también. Y también te servirá para tener los documentos centralizados y organizados en un único lugar. Te aconsejo que tengas tú la administración de la cuenta y le facilites el acceso a cada proveedor (únicamente a la información que le competa, no a toda) durante la organización, y también que una vez finalizada la boda les retires los permisos.

Cuestión de dinero

Abre una cuenta bancaria específica para la boda y utilízala para todos los pagos e ingresos relacionados con ella, incluidos los regalos en dinero de los invitados. Así podrás localizar todos los apuntes más rápidamente y no te confundirás con las transacciones ordinarias. Además, es una forma de tener más controlados los gastos sin pasarse del presupuesto.

Solicita una tarjeta de crédito que únicamente utilices para la boda. Aunque en ciertas entidades tienen un coste, lo cierto es que es muy útil a la hora de controlar los pagos y de agilizarlos. Te recomiendo que sea de las de recarga y con medidas de seguridad para las compras on-line, porque probablemente compres varias cosas por Internet, y es un buen método para que la compra sea segura.

Las invitaciones

Diseña un sello de goma para el remite de las invitaciones y las tarjetas de agradecimiento. Así te evitarás el trabajo y el tiempo de tener que escribir una a una.

Si los sobres de tus invitaciones no tienen cierre autoadhesivo, utiliza una esponja humedecida en agua o pegamento en barra (del que usan los niños para las manualidades) para facilitarte el trabajo. Este truco también sirve para los sellos postales.

Los proveedores

Valora la posibilidad de que los lugares en el que vayan a celebrar la ceremonia y la recepción estén cerca o incluso en el mismo espacio. Es la forma perfecta de ahorrarte desplazamientos y mucho tiempo durante la organización, y también el propio día de la boda. 

Gestiona de forma eficiente las citas con los proveedores. Si es posible, reúne las citas que estén en la misma zona el mismo día, para ahorrarte viajes y tiempo. También es conveniente llevar las consultas y detalles que necesites ultimar escritas y ordenadas según su importancia, para que no se te olvide nada y para encauzar la visita de la forma más eficaz posible.

Guarda en la agenda de tu teléfono todos los teléfonos y formas de contacto de todos los proveedores y participantes en la boda. Incluye el nombre y cuál es su función en la boda. Esto te ahorrará mucho tiempo (y disgustos) si de repente necesitas el número de algún proveedor y no lo encuentras por ningún sitio. 

Confecciona una agenda con los teléfonos y contacto de todos los proveedores e implicados en la boda que puedas compartir con quien sea necesario.

Elabora una lista de las fotos que deseas tener y compártela con el fotógrafo. Es una forma perfecta de delimitar la cantidad de fotos y el tiempo que le dedicará el profesional a la sesión.

Organización, organización, organización

Prepara un cronograma general para la organización de la boda y ve modificándolo según vaya siendo necesario. También puedes organizarte otras agendas para temas concretos como los relacionados con la belleza o con las pruebas del vestido.

Elabora un timing para la boda y compártelo con los proveedores. Lo ideal es emplear las herramientas destinadas a compartir documentos que te he comentado antes para hacerlo. Como el timing experimentará varios cambios, acostúmbrate a darle un nombre concreto y el número de revisión correspondiente a cada uno. Por ejemplo: timing_florista_revision1.pdf. Así tanto tú como el proveedor sabréis cuál es la última versión del timing del proveedor.

Y más...

Prepara un kit de emergencia para novias. Puede que no lo necesites, pero si te hace falta algo ese día, economizarás tiempo... y nervios. Te pongo un ejemplo. Se te suelta un tirante del vestido y hace falta coserlo inmediatamente, porque tienes que hacerte la sesión de fotos. Imagina que no tienes a mano aguja e hilo, tienes que pedirle a alguien que vaya a buscarlo y estás en una finca a varios kilómetros de una zona donde haya un comercio... no te digo más.

Cuando te maquilles y te peines el día de la boda, procura llevar una camiseta con escote palabra de honor o con tirantes finos que puedas quitarte sin pasarla por la cabeza. También puedes llevar un kimono o una bata con cinturón si te arreglas en casa. Ni te imaginas el tiempo que puedes llegar a perder haciendo contorsiones para quitarte la ropa sin despeinarte y arruinarte el maquillaje, por no hablar de que del esfuerzo transpirarás una barbaridad. 

Si tu vestido tiene multitud de botones pequeños que deben abrocharse uno a uno, hazte con un abrochador de botones para que quien se encargue de abrochártelos lo haga rápidamente y sin problemas.

Pídele a alguien de tu confianza que se encargue de coordinar a los invitados el día de la boda para hacer las fotos de grupo. Si tenéis que ser vosotros los que vayáis buscando a las personas que queréis que aparezcan en la foto o si son ellos los que se vayan acercando sin orden ni concierto para fotografiarse puede ser un desastre... y una pérdida de tiempo innecesaria.  

Y, por supuesto, el truco más eficaz para que ahorres tiempo en la boda es... contratar a una wedding planner profesional.

¿Qué harás con todo el tiempo que vas a ahorrar si sigues estos consejos?

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La primera vez que apareció el post Trucos para Ahorrar Tiempo en la Boda fue en el blog de ¿Quién Dijo Boda?

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