Precisamente por eso, a continuación os ofrezco 10 consejos a tener en cuenta antes de que reservéis el espacio para vuestra boda y que espero os sean de utilidad:
1. Lo primero de todo, hacer una lista de invitados por escrito: aunque parezca una tontería no lo es. La mayoría de los novios empiezan a buscar espacio con un número aproximado de invitados en la cabeza pero sin haberlo puesto por escrito en un papel y ojo que al escribirlo hay que pensar, contar, mirar si vienen o no con pareja o con hijos, etc. etc. Y porqué digo esto, porque el número de invitados va a determinar de forma muy importante el espacio que se escoja por tema de capacidad.
2. La reserva del espacio debe ser de las primeras cosas que se deben reservar para la boda: por la importancia que tiene el mismo así debería ser, a no ser que los novios os queráis casar en una Iglesia o Ayuntamiento determinado y para vosotros esto sea lo primordial. En este caso, deberéis reservar primero día y hora en la Iglesia o Ayuntamiento, y el segundo paso sería reservar el espacio. Para el supuesto que lo primordial sea encontrar el espacio ideal para vosotros donde celebrar el banquete y/o en el mismo se pueda celebrar la ceremonia, este punto deberá ser el primero en vuestra lista.3. La antelación para reservar un espacio: si queréis casaros en los espacios más bonitos y exclusivos que sólo organizan una boda al día, pensar que la reserva ha de hacerse con al menos un año de antelación o más, sobre todo si os queréis casar en sábados de temporada alta de bodas (de mayo a octubre, depende de la Comunidad Autónoma en la que nos encontremos). Si no os importa casaros en salones de hoteles o restaurantes o en espacios que celebren más de una boda al día, la antelación no es tanta. Y recordar que casaros en viernes, domingos o fuera de temporada alta de bodas supone encontrar más espacios libres. 4. El espacio debe verse en persona: Las fotos o web a veces pueden dar una imagen equivocada para mejor o peor en la mente de los novios. E incluso siempre aconsejo verlo un par de veces y compararlo con otros. Mejor que la primera visita la hagan los novios solos pues ya tendrán muchas dudas en la cabeza como para llevar a la familia y que esta también opine. En una segunda visita es totalmente recomendable llevar a la familia para que den su parecer del espacio que más os ha gustado. Claro está que a veces uno de los novios suele estar muy ocupado viajando o con su trabajo o reside fuera y entonces sí que aconsejo que la otra parte venga acompañado. Si acude sólo puede quedarse con dudas. Para el caso de bodas en la que los novios residan en el extranjero y en ningún caso puedan acudir a visitar antes de la boda el espacio porque todo lo hacen a distancia, recomiendo que pidan al espacio no sólo fotos del espacio y de montajes de bodas en el mismo, sino sobre todo vídeos donde se puede apreciar de forma mucho más real cómo es el espacio.
5. Las pre-reservas verbales: cuando queréis reservar un espacio normalmente los espacios os ofrecerán las fechas libres que tengan y en la mayoría de ocasiones los espacios os van a permitir que hagáis pre-reservas verbales de los mismos hasta que vayáis a verlos y os decidáis por uno en concreto. Otros espacios ponen un límite de días para guardaros esas pre-reservas verbales (normalmente 15 días). En todo caso, hasta que os decidís, si hubiera otra pareja que se interesara por la misma fecha y espacio, la colocarían en 2ª opción y si decidiesen pagar ya la paga y señal del mismo, el espacio está obligado a avisaros antes a vosotros, si estáis en 1ª opción, y daros un máximo de 48h para que o bien paguéis la paga y señal vosotros o bien liberéis el espacio. Es preferible que todo esto quede por escrito para que luego no hayan problemas o malos entendidos. Hay espacios que están tan demandados que no permiten ni hacer pre-reservas verbales: el primero que paga es el que se lo queda.
6. El precio de alquiler del espacio: normalmente los mejores espacios y sobre todo los que se reservan en exclusiva para vosotros, os van a cobrar un precio de alquiler, que en función de sus características (tamaño, servicios que ofrece, calidad de los mismos, etc.) será más elevado o menos. Recordar que ese precio de alquiler en la mayoría de ocasiones es más barato si el día escogido es viernes y mucho más si es domingo o fuera de temporada alta de bodas. Si el espacio no se reserva en exclusiva para vosotros, normalmente no os deberían cobrar precio de alquiler del mismo, a no ser que os estén ofreciendo algo muy singular. 7. Las exclusividades y los cánones: muchos espacios tienen las famosas listas de proveedores en “exclusiva”. Esto significa que sólo vais a poder escoger los caterings, fotógrafos, Dj, decoradores, material de recepción, etc. que están en esa lista y no otros. En algunos espacios, podéis saltaros estas exclusivas si pagáis unos cánones, a veces muy abusivos, en otros ni siquiera os dan esa oportunidad. En otros espacios tienen listas de proveedores “recomendados”. Esto significa que os recomiendan proveedores de su confianza pero que podréis traer a otros siempre que el espacio en cuestión les de el visto bueno. En todo caso, os recomiendo que este punto lo preguntéis expresamente antes de decidir nada, porque algunos espacios si no preguntáis no dicen nada y una vez hayáis contratado el espacio, te aparecen con la lista.
8. La capacidad máxima del espacio: cuando busquéis espacios debéis siempre preguntar cuál es la capacidad máxima tanto para la ceremonia (si se celebra en el mismo espacio) como para el aperitivo y sobre todo la capacidad máxima del salón de banquetes de forma holgada y sin tener que retirar mesas para el baile. Si esta capacidad es igual o inferior al número máximo de vuestros invitados (antes que nada deberéis hacer una lista por escrito de todos los posibles invitados a vuestra boda), o bien deberéis reducir esa lista o bien deberéis cambiar de espacio. No penséis en las posibles bajas, porque puede que luego no hayan tantas como pensáis o bien hasta el día de la boda haya alguna alta más, y una vez reservado el espacio, la capacidad del mismo no se puede aumentar.
9. Los planes B: antes de escoger el espacio debéis aseguraros que el mismo cuenta con espacios interiores para los planes B en caso de lluvia o mal tiempo, tanto para ceremonia, aperitivo, banquete y baile. Si el lugar no cuenta con espacios cubiertos para celebrar todo esto, tenéis que plantearos desde un principio de la organización de vuestra boda la contratación de una carpa para el caso de mal tiempo y el coste que ello supone, o bien buscar otro espacio que sí los tenga. Es mejor tener desde un principio el plan B cubierto (por mucho que os digan que en esa época del año nunca llueve) que acabar todos mojados el día de vuestra boda.
10. Las condiciones del espacio: antes de contratar un espacio deberéis tener en cuenta sus condiciones: horario máximo de cierre, precio de horas extras, si tiene fácil acceso, si cuenta con un parking adecuado, si tiene habitación para los novios, una habitación para que jueguen los niños o se duerman, si los baños son adecuados, si hay servicio de guardarropía,… Y sobre todo, qué entra y qué no dentro del precio de alquiler (alfombras, sillas, fundas, velas, etc.). Todo esto y muchas otras cosas que vosotros consideréis necesarias u os gustaría tener en vuestra boda debéis preguntarlas, y si no están en las condiciones por escrito o en el contrato, hacer que os las escriban si puede ser en el contrato que firméis y si no al menos en un e-mail.
Resumiendo, mi mejor consejo es que antes de escoger un espacio, no os quedéis tan sólo con las fotos que os enseñen de sus montajes o las maravillosas vistas del mismo. Es fundamental que pidáis el máximo de información posible sobre ese espacio. Si puede ser que todo lo que os digan esté por escrito, ya sea en las condiciones de alquiler, ya sea en el contrato que os hagan firmar. Si hay algo que no está, pedir que os lo anoten. Lo que está escrito se puede reclamar luego. Lo que no está, puede ser un malentendido. Espero que estos consejos os ayuden en la búsqueda del espacio de vuestra boda y podáis conseguir tener el espacio deseado y una boda de ensueño.
Emy Teruel www.exclusiveweddings.es
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